信息技术与教育技术（1）Excel使用技巧（1）

一、Excel XP的快速输入技巧

1、快速输入大量含小数点的数字

    输入大量带有小数位的数字时，按照普通的输入方法，例如0.05这个数字，我们会原样输入到表格中，这样工作量会变大，输入效率会降低。其实，我们可以使用Excel XP中的小数点自动定位功能，让小数点自动定位，从而快速提高输入速度。

    用鼠标依次单击"工具"/"选项"/"编辑"标签，在弹出的对话框中选中"自动设置小数点"复选框，然后在"位数"微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。以后我们再输入带有小数点的数字时，直接输入数字，而小数点将在回车键后自动进行定位。

例如，要在某单元格中键入0.06，可以在上面的设置中，让"位数"选项为2，然后直接在指定单元格中输入6，回车以后，该单元格的数字自动变为"0.06"。怎么样，简单吧？

2、快速录入文本文件中的内容

    如果您需要将纯文本数据制作成Excel XP的工作表，那该怎么办呢？重新输入一遍，大概只有头脑有毛病的人才会这样做；将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中，也需花很多时间。其实只要在Excel XP中巧妙使用其中的文本文件导入功能，就可以大大减轻工作量。

    依次用鼠标单击菜单"数据/获取外部数据/导入文本文件"，然后在导入文本会话窗口选择要导入的文本文件，再按下"导入"钮以后，程序会弹出一个文本导入向导对话框，您只要按照向导的提示进行操作，就可以把以文本格式的数据转换成工作表的格式了。

3、快速输入大量相同数据 

    如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个输入。

    具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；其次输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。

4、快速进行中英文输入法切换 

    一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息，要录入这样一种工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：

首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个合适的中文输入法；接着打开"有效性"对话框，选中"输入法模式"标签，在"模式"框中选择打开，单击"确定"按钮；然后再选中输入数字的单元格区域，在"有效数据"对话框中，单击"输入法模式"选项卡，在"模式"框中选择关闭（英文模式）；最后单击"确定"按钮，这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元格，五笔和英文输入方式就可以相互切换了。

5、快速删除工作表中空行 

    删除Excel XP工作表中的空行，一般是将空行都找出来，然后逐行删除，但这样做操作量非常大，很不方便。那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量呢？可以使用下面的操作方法来进行删除：

    在打开的工作表中单击菜单栏中的"插入"菜单项，并从下拉菜单中选择"列"，从而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中顺序填入整数；然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。删去所有空行中Ｘ列的数据，以Ｘ列重新排序，然后删去Ｘ列。按照这样的删除方法，无论工作表中包含多少空行，您就可以很快地删除了。

6、快速对不同单元格中字号进行调整

    在编辑文件时常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的数据都显示在屏幕上，就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。如果依次对这些单元格中的字号调整的话，工作量将会变得很大。

    其实，您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或打开一个工作簿，并选中需要Excel XP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域；其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的"格式"/"单元格"/"对齐"标签，在"文本控制"下选中"缩小字体填充"复选框，并单击"确定"按钮；此后，当你在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel XP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。如果你对这些单元格的列宽进行了更改，则字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。

7、快速输入多个重复数据 

    我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，工作量无疑是巨大的。现在我们可以借助Excel XP的"宏"功能，来记录首次输入需要重复输入的数据的命令和过程，然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上，当按下组合键时，计算机就会重复所记录的操作。

打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的"工具"菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择"宏"子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择"录制新宏"命令；设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。

8、快速处理多个工作表 

    无论打开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑，那么能够同时处理多个工作表么？您可采用以下方法：首先按住"Shift"键或"Ctrl"键并配以鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对其实行多方面的批量处理了。

在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；然后在"文件"菜单中选择"页面设置......"，将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过"编辑"菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作；通过"格式"菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作；接着在"工具"菜单中选择"选项......"，在弹出的菜单中选择"视窗"和"编辑"按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性；最后选中上述工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成我们所需要的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。

二、Excel 2000中的快速操作

★打开或关闭多个文件★

    快速打开多个文件的方法是：按住"Ctrl"键或"Shift"键，选中多个Excel文件，右键单击弹出菜单，单击"打开"命令，即可同时打开选中的多个文件。

快速关闭多个文件的方法是：在Excel 2000中，按住"Shift"键，打开"文件"菜单，单击"关闭所有文件"命令，可将当前打开的所有文件快速关闭。

★对多个工作表快速编辑★

    按住"Ctrl"键或"Shift"键，选中多个工作表，这样在选中的工作表中可进行相同的操作。一般情况下，进行的操作主要有如下几种：

1、页面设置。可快速对选中工作表设置相同的页面。

2、输入相同的数据。可快速在多个工作表中输入相同的数据。

3、快速操作。在多个工作表中进行一系列相同的操作，如设置字号、字体、颜色，进行单元格的合并或撤销合并的单元格等。

4、输入公式。快速输入相同的公式，进行公式计算。

★简单序列的快速填充★

    请看下面的的数据，班级：99.1、99.2、99.3......99.10、99.11；数字序列：1.2、1.3、1.4......2.0、2.1等，你知道如何快速输入它们吗？你一定会说，这还不简单，点击"编辑/填充/序列"命令，很快就输入完成，但你知道还有更快的办法吗？请听我说。打开"格式/单元格"中的"数字"选项，选中"文本"，再在输入区的第一个单元格中输入"99.1"，然后选中99.1所在的单元格，鼠标移至选中区域的右下角，出现黑"+"符号时按下左键向下(或向右)拖动，即可快速输入。对于像1.2、1.3、1.4......2.0、2.1这样的数字序列也可以这样快速输入，等等，1.9之后出现的是1.10而不是2.0？自己将1.10改为2.0不就行了吗，修改完后选中2.0所在的单元格，然后按照上面的操作向下(或向右)拖动鼠标即可大功告成。

★快速输入分数★

    通常在单元格中输入分数6/7会显示为6月7日，要想快速输入，在输入分数6/7时在它前面添加一个"0"和一个空格即可，但是用此法输入的分母不超过99(分母超过99就会变成另一个分数)。

★快速输入文本格式的数字★

    将"00级1班"写成"00.1"进行输入时，在Execl 2000会把它看做数字，显示为"0.1"，需要将单元格的输入格式转换为文本格式，但还有更快的好办法直接输入文本格式数字，输入时只需在前面加一个"'"(单引号，在英文状态下输入)即可。

★快速应用格式★

    要将某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于其他区域，可将上述单元格选中，单击或双击工具栏中的"格式刷"按钮，然后将鼠标拖过要设置格式的单元格即可。说明：单击"格式刷"只能应用一次，而双击"格式刷"则可以多次使用，完成后再单击"格式刷"按钮退出操作。

★自己定制工具栏★

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