七、在Excel中实现中文大写数字
开发表格模板时，为做一个能在Excel中构造数字的汉字写法（中文大写）的一段VB函数花了不少时间。事后仔细想来，其实实现数字读法的方法实际上至少有三种，即VB编程法、自动更正法及工作表函数的替换法。用VB编程实际上是最复杂的一种方法（但也是一劳永逸的方法），在很多时候完全可以用较简单的方法实现。以下分别介绍这几种方法。
1、自动更正法
使用自动更正功能，可以简化用户对大写汉字的输入操作，例如可以将"1//"定义更正为"壹"，那么当要输入"壹"时，就可通过键入"1//"来实现。另外，这种定义以后不仅在Excel中有效，在Word中也同样有效，因为"自动更正"程序是Office组件所公用的。
用"自动更正"是最简单易行的，用户可自由、方便地输入要写的大写读法。然而它的局限性也很明显，即它虽然给使用者提供了输入大写数字的方便手段，但终究还是需要人工输入，不能自动、实时地依当前的实际数字结果进行更新。
2、工作表函数替换法
要做到数值的自动更新，一般都会想到用VB构造函数法，但其实我们可采用一个简单的方法，即工作表函数的替换法。顾名思义，所谓"工作表函数的替换法"，就是将原来的结果换去一部分。那么换什么，又怎样换?
我们知道，在Excel中，提供了多种数字的显示格式。其中文版实际上也包括数字的大写读法显示格式，但遗憾的是这个功能对一般用户来说基本上不能用，因为Microsoft在实现这个数字显示格式时犯了一个小小的错误，例如"33.56"这个数，它显示出来的是"叁拾叁.伍陆"。很显然，没有将小数点作有效处理。
虽然这个显示格式是错的，但其劳动成果还是能为我们所用--只要能设法将其小数点作有效处理。做到这一点也并不难，可以先将数字以其内置的中文大写显示格式转变为文本格式，即使用TEXE()函数将其结果转化为字符串，然后将小数点"."用汉字"点"换掉(使用SUBSTITUTE( )函数)。
例如，若要将B1单元格内容重写为大写，则可以在单元格中输入如下公式:
=SUBSTITUTE(TEXT(B1，〃G/通用格式〃)，〃.〃，〃点〃)
使用这样一个小小的公式应当说并不复杂，不过，这样做仍不能满足某些情况下的要求，因为使用大写表示数额一般只应用于财会方面，其他很少这么用。在上例中，对数字"33.56"，往往要求结果写为"叁拾叁元伍角陆分"。那么，如何将"33.00"写为"叁拾叁元整"呢
实现这一功能的逻辑也不太复杂。我们可以看到，Excel显示格式的小数点前的数字读法是没有错的，可将其取出来作为一个字符串；小数点后面的数字则麻烦些，必取出来，再以低位是否都为"0"来判断是要写"整"还是"零"。还要将"元"、"角"、"分"等字串适当地插入，最后把几个字串连接起来就行了。我们仍将B1单元格内容作格式转化，则具体实现如下:
=TEXT(INT(B1)，〃G/通用格式〃)＆〃元〃＆IF((INT(B1＊10)－INT(B1) ＊10)=0，〃 〃，TEXT(INT(B1＊10) － INT (B1) ＊ 10 ，〃G/通用格式〃) ＆〃角〃)＆IF((INT(B1＊100)－INT(B1＊10) ＊10)=0，〃整〃，TEXT (INT (B1＊100) － INT ( B1＊10) ＊10，〃G/通用格式〃)＆〃分〃)
写这么一长串的公式看来似乎有些吓人，但是，如果在常要修改数据的表中或在模板里以这个方法实现大写汉字显示的话，则以后不但省事而且不易出错。
3、VB编程法的思路
可以用VB写一个函数，以后可像Excel的内部函数一样直接被调用，不过这需要熟悉VB编程。在编程过程中可用一般的方法调用VB函数，也可以借用我们前面所列"代换法"中的函数。但前面的公式中用的大多是Excel的工作表函数，在VB中不能直接使用，若非要用，也只能通过层次关系调用它（即用"Application WorksheetFunction"方式调用）。
但笔者认为最好自己用VB函数写，因为这样的话，较通用且可移植性好。若只用VB函数，具体方法与代换法也有类似之处，但小数点前的处理要复杂得多，相应的代码也太长。
八、改变Excel自动求和值默认位置
Excel提供了自动相加功能，它可以自动将一行（或一列）的数据相加取和，计算出的值会放在这个区域下边（或右边）最接近用户选取的空单元格处。但有时我们需要把取和值放在一行（或一列）数据的上方或左边。具体方法是：单击需要求和的一行（或一列）数据的上方（或左边）的空单元格；接着按组合键"Shift+Ctrl"，然后单击工具栏中"自动求和"按钮∑；最后选中需要求和的一组数据（按住鼠标左键拖动），按下回车键即可。
九、Excel中显示比例轻松缩放
我们平时在使用Excel编辑较大的工作表时，常常需要不停地拖动滚动条来查看更多的数据，有些麻烦。下面我们介绍两个小技巧，大家可以方便地拨动鼠标滚轮来进行Excel文档显示比例的放缩，十分方便。
方法一：按住Ctrl键再拨动鼠标滚轮使文档在10%至400%之间进行缩放，这样就能够在一屏中看到更多的信息。
方法二：先选择"工具/选项"，在"常规"标签中选中"用智能鼠标缩放（Z）"，确定后退出，这时我们就可以在文档中直接拨动鼠标滚轮使表格缩放，是不是非常方便？
十、巧用Excel XP的批处理功能
巧用批处理功能可大大简化操作过程，特别是对一些需要多次重复进行的工作。下面就给大家介绍一些Excel XP中的批处理功能。
（一）工作簿的批处理
1.同时打开多个工作簿
在"文件"菜单中选择"打开..."，按住"Shift"键或"Ctrl"键并配以鼠标操作，在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或彼此不相邻的多个工作簿，然后单击"确定"按钮，可以一次打开多个工作簿。
2.关闭所有打开的工作簿而不退出Excel XP
按住"Shift"键并在"文件"菜单中选择"关闭所有文件"，若无修改则工作簿被立即关闭，若有未保存的修改，系统会询问是否要保存修改。
（二）工作表的批处理
按住"Shift"键或"Ctrl"键并配合鼠标操作，在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签，然后就可以对它实行多方面的批处理，常用的有以下几个方面。
1.在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作。
2.在"文件"菜单中选择"页面设置..."，将选中的多个工作表设置为相同的页面模式。
3.通过"编辑"菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行查找、替换、定位操作。
4.通过"格式"菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、列、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作。
5.在"工具"菜单中选择"选项..."，在弹出的菜单中选择"视窗"和"编辑"按钮，将选中的工作表设成相同的视窗样式和单元格编辑属性。
6.选中工作表集合中任何一个工作表，并在其上完成自己所需要的表格，则其他工作表在相同位置也同时生成了格式完全相同的表格。
（三）单元格的批处理
1.批量调整列宽
对于相邻的多列，在其列标号处用鼠标选中整列，并将鼠标移至选中区域内，单击右键弹出快捷菜单，进行多列的插入和删除操作；将鼠标移至选中区域内任何一列的列标号边缘，当鼠标变成左右带箭头的"十"字形时，按下左键并拖动，则将选中所有列的宽度调成相同的尺寸，此时双击左键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸，以和每列中输入最多内容的单元格相匹配。
对于不相邻的多列，先按下"Ctrl"键并配合鼠标左键单击和按下左键并拖动的操作，选中需调整的列，并将鼠标移至选中的区域内任何一列的列标号处，当鼠标变成左右带箭头的"十"字形时，按下左键并拖动，则将选中的所有列的宽度调成相同尺寸，而此时双击左键，则将选中的所有列的宽度调成最合适的尺寸。
以上例举的都是列的操作，行的操作与上述操作基本相同，大家不妨试试!
2.批量设定格式
通过按下"Ctrl"键并配合鼠标左键单击或按下左键并拖动的操作选择不连续单元格，或者通过按下鼠标左键并拖动选择连续单元格，将鼠标移至选中的任何区域内，单击左键弹出快捷菜单，选择其中的"设置单元格格式..."一项进行批量设定单元格格式，或者利用"格式"菜单下的"单元格..."选项进行格式设定。
3.批量输入
众所周知，在相邻单元格中输入相同的内容可以通过复制操作来实现。如要在不相邻单元格中输入相同的内容，除通过复制粘贴操作来实现外，还可以采取如下快捷方法实现：先按下"Ctrl"键并配合鼠标左键单击或按下左键并拖动的操作，选中所有要输入相同内容的单元格式，然后键入内容，按下"Ctrl"键之后按"Enter"键，即可完成操作。
4.批量求和
在Excel XP中，对数字求和是经常遇到的操作，除传统的输入求和公式并复制外，对于连续区域求和可以采用如下方法：假定求和的连续区域为m× n的矩阵形，并且此区域的右边一列和下面一行为空白，用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行，也可以同时两者都选中，单击常用工具条上的"∑"图标，则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成了求和公式，并且系统能自动识别选中区域中非数值型单元格，求和公式不会产生错误。
以上仅对Excel XP软件中常用的批处理功能做了一些总结，希望大家在使用中多注意，以便提高我们的工作效率，节约宝贵的时间
十一、Excel工作表中行列的隐显
我们编辑完成一张Excel工作表后，如果C列不想打印出来，但又不能从工作表中删除，那么可以巧妙地将该列隐藏起来。
隐藏方法是：向左拖动C列标的右边界，当越过B列的右边界时，松开鼠标左键，则C列就被隐藏起来了，而且隐藏起来的列不会被打印。
显示方法：如果要重新显示C列，可将鼠标指向B列标的右边界，当指针变为中间一条黑粗竖线和左右向的双箭头时，稍微向右移动鼠标，并注意观察鼠标指针的变化：当指针中间的黑粗竖线变为两条细线时，向右拖动鼠标，则C列就再次显示在屏幕上了。
以上操作对Excel工作表的行同样适用。
十二、Excel自动创建备份文件
用Excel 2000/2002编辑重要数据文件时，如果害怕不小心把数据修改错了，可以让Execl在保存文件时自动创建一份备份文件，方法如下：
在Excel 2002中点击"文件"菜单，选择"保存"命令，在打开的"保存"对话框中，按下右上角的"工具"，点选"常规选项"，出现"保存选项"对话框后，勾选"生成备份文件"选项，按下"确定"。
现在保存一下文档，Excel就会自动给这个文件创建一份备份文件，备份文件的文件名为原文件名后加上"的备份"字样，如"Book1的备份.xlk"，而且图标也不相同，相信很容易分别出哪个是备份文件。
十三、打印Excel工作表特定区域
（一）"选定区域"法
如果以后你不再使用或很少使用这张Excel工作表，那么你可以按如下操作打印所需区域。
1.选中工作表中需要打印的区域。
2.在"文件"菜单中，单击"打印"命令。
3.单击"选定区域"，该选项的作用是只打印工作表中选定的单元格和对象。
4.单击"确定"按钮。
（二）"打印区域"法
如果这张Excel工作表以后你还要经常使用，可将需要打印的区域设置为"打印区域"，方法如下：
1.在"视图"菜单中，单击"分页预览"命令。
2.选定需要打印的工作表区域。
3.在"文件"菜单中，用鼠标指向"打印区域"子菜单，再单击"设置打印区域"命令。
若工作表中有多个区域需要打印，可以再行添加打印区域，方法是：在"视图"菜单中，单击"分页预览"，选择要打印的区域，在选定区域上用鼠标右键单击，然后单击"添加到打印区域"。当工作表包含打印区域时，在打印工作表时，Excel将只打印"打印区域"中的内容。若要清除工作表中的"打印区域"，请在"文件"菜单上，将鼠标指向"打印区域"，再单击"取消打印区域"。
十四、Excel表格数据行列巧互换
一张Excel报表，行是项目栏、列是单位栏，现在想使整张表格反转，使行是单位栏、列为项目栏，且其中的数据也随之变动。也就是想让Excel表格数据的行列互换，该怎么做呢？
可先选中需要交换的数据单元格区域，执行"复制"操作，然后选中能粘贴下数据的空白区域的左上角第一个单元格，执行"编辑、选择性粘贴"命令，在打开的"选择性粘贴"对话框中选中"转置"选项后，确定、返回即可。
十五、Excel文本转数值小技巧
如果我们在Excel设置成"文本型"的单元格中输入数字，那这些文本型的数字就不能作各种排序、求和等函数运算，即使简单地把单元格格式改成"数值"也无济于事，这时我们需要把将它们转换成数值格式。
方法一：在任意一个空白单元格中输入数值1，选中该单元格，执行复制操作，然后选中需要转换的单元格（区域），执行"编辑、选择性粘贴"命令，打开"选择性粘贴"对话框，选中其中的"乘"选项后，确定返回即可。
以上方法可用于所有版本的Excel中。
方法二：如果你使用的是Excel 2002或Excel 2003，则可选中需要转换单元格（区域），单元格旁边会出现一个智能标记，按一下这个智能标记，在随后弹出的下拉列表中选中"转换为数字"选项，即可快速完成转换。
十六、Excel排序技巧两则
1． 按行排列数据
相信大家对Excel的排序功能都不陌生，通常数据只是按列排列。有时我们需要按行排列数据，这时只需从"数据"菜单中选择"排序"，在排序对话框中左下角选中"选项"按钮，在弹出的对话框中选择"按行排序"，并设置相应关键字即可，而且还可以更改排序的方法是按拼音还是按笔画排序或是选择自定义序列中的排序方法。
2． 自定义排序
例如数据当中有"局长"、"处长"、"科长"、"科员"并按当前顺序排序时，Excel的现有排序功能就无法直接实现了。这时我们可以使用自定义排序来实现。具体做法是：在"工具"菜单选择"选项"，选择"自定义序列"，点"添加"按钮，在右边输入序列中按从小到大的顺序输入排序序列，或选中相应单元格后点击"导入"按钮。这样会在左边的自定义序列加入你刚才输入的序列，再在排序对话框选项中选择自定义序列就能够按相应的顺序排序了。
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