浙 江 广 播 电 视 大 学
成人高等专科教育文秘等专业
一、学习目标
绪论：着重掌握实用型文章的基本特征；了解提高实用文体写作水平的途径。学习这一部分，主要是为了形成对实用型文章的总体认识，把握科学的学习方法。
第一章行政公文：着重掌握公文及行政公文的概念、特点、分类、构成要素和写作要求；各类公文的主要用途。对一些使用频率较高、应用范围较广的文种，如通知、通报、报告、请示、函、会议纪要等，要结合例文领会其一般写法，要做到能写会用。
二、要点提示
（一）绪论
1.实用文体的概念
实用文体是各类实用型文章的总称，而实用型文章是与欣赏型文章相对而言的，是指为解决实际问题而撰写的文章，是在社会生活中具有特定用途的文章。
2.实用文体的特征
主旨单一、集中、明确；材料多样、真实、有力；结构合理、谨严、固定；语言准确、简明、平易、庄重。
3.提高实用型文章写作水平的主要途径
要研究问题，把握情况；要领会政策，熟悉规定；要锤炼思维能力，加强语言修养；要学习知识，掌握规律；要善于借鉴，勤于实践。
(二)行政公文
1.公文的概念
广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类书面文字材料。
狭义的公文是专指国务院办公厅2000年8月24日颁布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的十三种公文，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
2.公文的特点
法定性、政策性、实用性、时效性、规范性。
3.公文的分类
按照行文关系和行文方向分类：
上行文：是下级机关向所属的上级机关呈送的公文。
下行文：是上级机关向所属的下级机关送发的公文。
平行文：是同级机关或不相隶属的机关之间相互制发的公文。
4.重点公文文种适用范围
（1）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免人员。
（2）报告
报告适用于向上级机关及其领导人汇报工作，反映情况，答复上级的询问。
（3）请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
（4）函
函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
三、知识补充
1.批示性通知标题的拟制问题
在通知的标题中，批示性通知的标题较为特殊。但细究一下，其标题实际上也是三项式标题。它的结构是：发文机关 + 事由(转发、批转、印发《被转文件标题》)+ 文种(通知)。由于标题之中有标题(有时不止一个)，所以这种标题通常较长。比如按照常规的写法，国务院办公厅要转发一个意见（文件），就可能出现《国务院办公厅关于转发 ××部〈关于…… (事由)的意见〉的通知》这样的标题，显然这样的标题读起来很累，很别扭，需要重新组织。重新组织、拟制标题时主要应当省略重复的词语。在标题《国务院办公厅关于转发 ××部〈关于…… (事由)的意见〉的通知》中，“关于”和“的”都是重复的，删去第一个“关于”和“的”。同时，按照《国家行政机关公文处理办法》关于“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”的要求，删去被转文件标题的书名号，标题成为：《国务院办公厅转发××部关于……(事由)意见的通知》，这样就简洁、流畅多了。
2.报告与请示的区别
报告与请示同属上行文，在实际工作混淆使用的情况较多。由于种种原因，这其中用报告来代替请示的情况尤其突出。但实际上这两者之间却有着严格的区别。主要的区别有：第一，具体功用不同，作为公文的报告对上级没有批复要求，其主要作用是汇报工作、反映情况、答复上级的询问，属于“阅件”，而请示则相反，适用于向上级单位请求指示、批准，属于“办件”；第二，内容含量不同，报告一般内容含量大、篇幅较长，请示则强调一文一事，内容相对单一，篇幅较短；第三，在行文时间上，“报告”是事前、事中或事后都可以行文，而“请示”则必须事前行文。
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