新形势下提高民办高校办公室管理效能的研究与实践

民办高校；办公室；管理效能；研究与实践
　　管理效能高低是办公工作质量、效益和效率的客观反映，是办公室队伍整体素质的综合体现。面对繁重复杂的办公室工作，追求效能的不断提高，是办公室工作的中心和出发点，是办公室工作的生命所在。在学校行政管理体系及机构建设中，民办高校始终强调成本与效益，以最少的成本，获取最大的效益。民办高校办公室作为学校行政机关的综合管理机构，在学校工作中处于承上启下、协调左右、联系内外的枢纽地位，可谓“牵一发而动全身”。因此，办公室必须提高管理效能，在抓队伍、促规范、强管理、能创新上下功夫，才能更好地促进学校的建设、发展、改革与稳定，为实现学校办学利益的最大化创造条件。
　　一、民办高校办公室工作的特点与问题分析
　　相比于公办高校，民办高校独立性和自由性更大。民办高校办公室在岗位设置、人员配备等方面更实际、更精简、更灵活。经过近几年的发展，民办高校办公室工作逐步走上了规范化、正规化，但还存在不少问题，主要有：
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第一，对办公室工作职能的认识不够。民办高校办公室作为学校联系上下的桥梁和纽带，其重要性是毋庸置疑的。但在实际工作中，从上到下，包括很多领导在内对办公室工作职能界定不清，将办公室工作简单地定性为“打杂”，认为办公室工作无非就是收发文件、端茶递水、接打电话等低层次的事务性工作。在定岗定编的时候，办公室人员一律不纳入专业技术人员之列。由于思想观念的误区，办公室人员的工作积极性大打折扣，专业特长难以得到发挥，很难树立起长远的发展目标，办公室的参谋决策、综合协调、督办、公关等重要职能得不到充分的发挥，这样导致了办公室整体的工作处在低水平状态。
　　第二，办公室人员队伍整体偏弱。队伍偏弱主要体现在文化水平偏低、专业性不强、技术不高、不稳定等方面。笔者认为，导致队伍整体素质不高的主要原因有三个：一是人才引进随意性比较大。由于民办高校没有事业编制，高水平、高水平的年轻人才引不进来，人才引进的标准很难确定，没有形成合理的人才梯度结构。加上人为因素的影响，某个岗位存在随时换人的情况。二是现有人才缺乏系统的培训。民办高校办公室人员很多都半路出家，有些是从企业转到学校，或是从辅导员、教师队伍中选，参差不齐。出于办学成本考虑，民办高校办公室人员很少有外出培训的机会，工作水平很难上台阶。三是待遇低，缺少激励机制。办公室属于清水衙门，工作人员就像老黄牛一样，年复一年，日复一日，默默无闻，工作业绩不容易显露。所以，办公室人员待遇普遍偏低，很难上去。
　　第三，缺乏系统的规章制度和规范管理。民办高校是近30年来才得到迅速的发展。除了办学早、达到一定规模、具有影响的民办高校规章制度健全、管理规范外，很多后起的民办高校工作重点仍然放在规模扩张上，缺乏健全的规章制度和规范的管理。由于缺少系统的规章制度，管理不规范，民办高校办公室存在不同程度的无章可循或有章不循的情况，制度的“废、改、立”相互之间没有衔接，管理文件出台的时间缺乏科学性、连续性等。健全的规章制度是学院发展的保障，这需要办公室从学校和全局考虑，全面梳理已有的各项规章制度，还没完善的制度加紧完善，加强制度的监督检查和贯彻落实。
　　
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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0426/fontbr二、提高办公室管理效能的策略br />　　（一）推行扁平化管理，建设一支有前瞻性、能战斗、服务意识强的人才队伍
　　扁平化管理作为现代企业一种高效的管理模式，具有机构精简、效率高、管理幅度大等特点。笔者认为，高校办公室实行的传统“金字塔”式层级管理体制存在人浮于事、效率低下等弊端，民办高校办公室可以充分发挥管理体制和运行机制自主灵活等特点，引进企业的扁平化管理模式，有利于实现效率、效果、效益的最大化。以民办高校办公室岗位设置为例，大都以党政办合署办公为主，主任一肩挑两职，下面设文秘、行政综合、党务综合、宣传、档案管理等岗位，共2级管理层；有些规模大一些的学校，在主任下面增设主任助理或副主任一职，相比传统办公室从主任、副主任、科长、副科长到普通人员5级管理层更优化。层级压缩，精简人员，明确岗位工作目标和职责，各司其职，各尽所能，业务上直接接受主任或副主任指导。每年，实行轮流换岗。这样，每个岗位人员都能独当一面，成为业务能手。这对调动办公室人员积极性，提高办公室工作效能创造了条件。
　　（二）积极转变观念，实现工作职能创新
　　随着民办高校的发展导向已经从单纯的规模扩张转向内涵建设和规范管理，办公室必须把自己置于学校发展与改革的高度，主动转换观念，从传统的“等、靠、要”，奉命撰文，照章办事等低层次的事务型工作中摆脱出来，树立参谋意识、全局观念和创新工作职能，做好调研、参谋和信息服务工作，协助领导谋大事，实现从传统的交办型、事务型向学习型、研究型、创新型的转变，真正成为学校领导民主决策、科学决策的智囊团，从而使办公室的工作适应蓬勃发展的新形势。
　　（三）加强制度建设，优化办公室工作流程
　　没有规矩不成方圆。要提高办公室管理效能，就必须建立严谨、系统的规章制度，规范办公室的各项管理。民办高校办公室岗位精简，人少事多，没有完善的规章制度作保障，就很难保证办公室管理效能。以我们学院为例，办公室针对办文、办事、办会、协调、参谋、信访和督办等工作环节，制定了一系列行之有效的工作程序和规章制度，在全院教职工中印发了《广州南洋理工职业学院制度汇编》、《广州南洋理工职业学院工作流程》，并将相应的工作程序、制度上传至学院办公室网站，使得办公室内的各项工作都按照规范化的流程进行，减少了工作中的随意性和各种人为因素，最大限度地提高了办公室管理效能。