高职院校二级学院办公室是学院的主要行政事务的管理机构，行政秘书在办公室中的作用不可忽视，行政秘书是学院领导的智囊和助手，是学院行政事务最为主要的执行者，具有多桥梁性，通过行政秘书实现学院领导、学校其他部门、师生等多方的有效链接，是协调各个部门、保证学院正常稳定运转的关键所在。所以，行政秘书对自身工作的职责和特点、自身的工作存在问题和如何应对有所了解，只有切实提升自身素质，才能更好地提高学院管理水平，并通过工作效率的提升，促进学校更为健康的发展。
１ 二级学院行政秘书工作职责分析
二级学院行政秘书的学院办公室工作中涉及到学院工作的方方面面，通常情况下分为以下5个方面工作。
１．１ 日常工作
高职院校二级学院办公室管理工作每天都在正常进行，日常工作是二级学院行政秘书工作职责的重点所在，日常工作中行政秘书负责以下3个方面：
（１） 文件管理：学院办公室时常有需要上报的文件，行政秘书必须做好本院各类需要上报文件的文字校对、文件呈送及其存档管理工作；每天都有来自于上级或院内各个部门传输过来的各类文件，行政秘书必须做好这些文件登记、精神传达、阅读反馈及文件归档工作。
（２） 信息管理：行政秘书在信息管理中应做好学院的教职工个人详细信息的收集、维护和整理工作。
（３） 资产管理：资产是学院最值得管理和维护的部分，涉及到开源节流，关系到学院的可持续发展，日常办公用品的保管、领取和发放工作需要行政秘书做到位，认真负责好自己所在部门固定资产如办公设备、家具等资产的采购申请、日常管理及账务存档工作，积极地配合资产管理职能部门定期对所在部门进行固定资产盘点清查工作，根据部门资产使用实际提出合理的维护、报废和更新建议。
１．２ 人事工作
人事管理是二级学院又一个管理重点，在具体的人事工作中，行政秘书应协助分管领导做好包括对教职工招聘、考核、考勤、奖惩工作、职称评定、岗位聘任、人事调动等等工作。同时应将院校的各项规章制度传达给新教职员工，如果有必要安排好事务性培训帮助新员工尽快地适应工作。
１．３ 文字工作
在学院工作中，行政秘书应在领导的指示下负责起草、校对下发通知、文件和相关上报材料等等，还要做好学院各类、各级会议的文字准备工作，为了学院工作更为有序，行政秘书应协助好学院领导做好工作规划的制订工作，完成学院有关的规章制度的起草和制订文字工作等等。
１．４ 外联工作
学院是一个流动、开放的系统，尤其是每年的毕业和招生阶段会有学生家长来院进行相关问题的咨询，平时还有其他外单位人员尤其是兄弟院校来学院进行调研和交流，遇到这些情况，行政秘书要代表学院办公室做好相关的接待工作，维持学院良好的外在形象。
１．５ 突发工作
在学院工作中，总有一些突然发生的事情，例如，领导临时性的工作安排，或办公室其他人员因特殊情况缺岗，行政秘书要处理好这种临时性的突发替岗到来的份外工作，有时是教职工突然请假，要及时协调好其他教职工维持日常教学工作的稳定性。
２ 二级学院行政秘书工作特点分析
从行政秘书的工作职责来看，其工作具有如下几个特点。
２．１ 服务性的特点
服务性是行政秘书的重要工作特点。
（１） 服务于师生，行政秘书岗位的设置就是为了更好地为师生营造一个和谐教学及工作环境，保证师生有一种主人翁的感觉，体验到学院工作生活的舒适感。
（２） 服务于教学与科研，对于一个学院而言，教学与科研是基本职责所在，因此，行政秘书的工作特点要为教学与科研服务好，将学校的教学科研信息及时地传达到每一个教职工手上，为教职工的工作尽可能地提供方便。
（３） 服务于学院决策，这个工作特点包括了及时准确地为领导提供诸如调查、统计、通知等信息，确保领导的决策科学合理。在一些具体的决策形成过程中，行政秘书还要为了决策的准确性去收集合理化的依据，包括收集与整理相关资料，根据自己的调查给领导的决策提供合理化的建议，收集并集中师生关于某一个决策的观点等等。
２．２ 辅助性的特点
从二级学院的工作实际来看，院领导除了行政工作以外，还有着较为繁重的教学和科研任务，因此行政工作难以面面俱到，此时，行政秘书的作用就显得尤为重要了，学院领导起到宏观指挥和调控作用，具体的工作要求行政秘书辅助完成，行政秘书在具体的工作中充当助手这一重要角色，及时地完成领导布置的工作，并跟踪和督促直至工作完满完成。由于领导的工作繁忙，有些重要的事项和工作安排，行政秘书要及时进行汇报和提醒，对于工作出现的问题要及时地反馈给相关领导，以便及时地予以处理和解决。
２．３ 重复性的特点
由于院内的工作具有周期性和日重复性，所以行政秘书的工作亦是在反复出现、反复办理的过程中完成的。
２．４ 繁琐性的特点
从行政秘书的工作种类和接触的人员来看，其工作可谓是千头百绪、纷繁复杂，每天大多是见了这个人来了那个人，做完一件事又来一件事，有时是几件事情一起干，从实际工作量来看，其繁琐程度使得实际工作任务远远超过了其岗位职责要求。
相关文章：
文化导入与高校英语教学04-26
南京市大学生旅游行为特征分析及开发策略04-26
新形势下高校财务管理创新初探04-26
大学生幸福指数量表的编制及其初步应用04-26
人本主义视角下大学生英语课程内容重组实际教学示范式04-26
浅析中国大学生的创业战略管理04-26
以技能竞赛为导向的中职技能教学改革04-26
也谈高职院校物流管理专业的课程建设04-26