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第一手珍贵资料，具有重要的查考使用价值和保存管理价值。因此，对高校档案工作者而言，现行的公文及其处理是日后国家档案的主要来源，同时，档案也是立卷文书的必然归宿。
随着计算机的广泛应用与推广、信息技术的发展和电子文档法律地位的逐步确立，以及为满足与国际接轨的需求，无纸化办公已成为一大趋势。电子文档正在逐步替代纸质文档。因此，及时、准确、科学、妥善地保管好这些电子文档，确保其不被丢失、遗忘成为每个档案工作者的工作职责。
１ 制约文档一体化管理进程的现实状况
（１） 门户分立的组织管理。根据现有组织管理体制，我国文件和档案工作实行分开管理，一个单位档案部门的行政关系和业务指导关系事实上是分属于不同的部门。虽然目前大多数高校在文件和档案工作实际上已合为一体，但抓档案工作常常限于档案部门上上下下的积极性，缺乏本机关强有力的支持和配合，使得文件和档案工作发展失衡，其一体化程度不可能很深。具体体现在当前各单位建立办公自动化系统以及政府网上工程，所涉及的办公人员、机构、制度以及办公环境的改革，都使与之有关的文件工作加大了改革力度。相比起来，机关档案工作则与此发展不相适应，显得有些滞后。
（２） 力不从心的业务指导。按照有关规定和习惯，高校档案部门历来以本机关立卷归档的指导、监督职责为己任。修改后的《中华人民共和国档案法实施办法》也再次明确“机关、团体、企业事业单位和其他组织内的档案机构”要“指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作”。但是由于语义笼统，作为档案部门对文件管理工作进行业务指导和监督的法定依据实在需要更加详尽的诠释。比较而言，《国家行政机关公文处理办法》中对于文件工作组织管理的规定更加明确：“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作”。可见，在现有的法规中，文件和档案工作分开的组织管理体制被更加强化，而实际操作中，档案部门对于文件工作有限的业务指导职能必然受到相应限制。
（３） 难以统一的业务规范。其一，标准规范制定不同步。从工作顺序看，文件和档案工作是前后处理阶段，文件工作标准化应走在档案工作标准化的前面或二者同步。而实际情况却是：在档案工作方面，近些年档案行政主管部门密切配合当前文档工作向现代化管理方向发展的需要，会同有关部门加紧制定或修改了一批国家标准和行业标准；而文件工作方面，自20世纪 ８０ 年代后期制定了几个国家标准以后就一直没有修订，其中一些内容已落伍。目前这批数量可观的、与文件工作不无关系的档案工作的标准和规定，如果没有与负责文件管理的有关主管部门通气协调，得不到文件部门的认同和支持，要真正顺利实施无疑会困难重重。
２ 创新高校文档管理一体化的建议及举措
高校文档管理部门要根据新时期档案信息化建设的重要目标，采用新的技术手段，把电子公文归档管理作为突破口，积极研究探讨电子公文管理新模式，探索提前接收电子文件、电子档案的新路子。借鉴国内外先进经验，本文提出，高校文档管理一体化的基本思路是：统一归档电子文件的数据结构，规范归档电子文件格式，提供一个能实现不同业务系统、不同类型数据有效转换和交流的统一的交换共享平台。同时实现归档电子公文能够独立于文件形成系统并脱机保管的目的。
高等院校应该在电子政务整体框架下，按照现有的档案工作体系，根据电子文件生命周期理论，创新电子文件管理模式。即各级文件形成部门通过办公自动化系统归档移交接口向机关档案室移交电子文件，机关档案室通过档案管理系统向档案馆电子文件中心移交，档案馆电子文件中心定期将符合要求的电子文件向档案馆档案信息资源库移交。归档后的电子文件要经过档案室、电子文件中心和档案馆三级保管单位，而电子文件的产生流转需经过文件形成系统、归档管理系统、文件中心利用系统和档案信息保存系统。文档一体化管理模式的确定，对于电子文件管理工作更具有实际指导意义。
在推进文档一体化的过程中，高校要从管理制度与技术实施两方面入手，一手抓标准规范建设，一手抓实际应用。一方面，我们要以标准研究为切入点，结合自身的实际情况，制定一系列标准规范。有条件的高校，要适时进行电子文件和档案管理标准化方面的研究和探索，以切实推动档案标准化建设的有序开展。另一方面，通过应用平台试点，带动整体发展，实现不同系统、不同类型数据有效转换与交流的统一的信息共享平台，争取初步实现归档电子文件内容、背景、结构及版式等元数据归档齐全，并与同级档案馆的电子文件中心无缝对接。
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