科研单位如何利用总账实现项目预算管理

【摘要】本文根据科研单位项目预算管理工作需要，在不影响现有会计业务处理方式方法的基础上，利用会计核算软件，增设项目预算管理会计科目，将项目预算批复、执行和结题信息纳入会计核算，实现对项目明细科目预算和已到经费的双重指标控制。本文以用友U8财务软件总账系统和公益性行业科研专项为例，介绍具体方法。
【关键词】项目 预算管理 总账 会计核算 方法

一、科研单位加强项目预算管理的必要性
加强项目预算管理是国家规范事业单位财务行为和内部控制的要求：财政部（2012）修订的《事业单位财务规则》增加了严格预算执行的规定。财政部、科技部（2012）修订的《科学事业单位财务制度》要求单位将批复的预算及时分解、落实，建立健全科研项目预算管理制度。财政部（2012）制定的《行政事业单位内部控制规范（试行）》提出，单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制。财政部、科技部制定的国家科技支撑计划、公益性行业科研专项等经费管理办法，均强调承担单位应严格执行批复的项目预算。
项目预算批复是预算执行的法定依据，是会计信息使用者进行决策的基础，将其与预算执行及结题信息纳入会计核算符合会计信息质量要求。
单位作为科研项目预算管理的责任主体，只有掌握全面准确的项目预算执行数据，才能开展及时有效的项目组织和管理工作，降低项目执行风险。分析总结项目预算执行过程中存在的问题，可以强化项目预算编制质量，提高项目预算执行效率。

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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、利用总账实现项目预算管理的可行性br />用友U8财务软件总账系统是事业单位普遍采用的会计核算软件，软件支持用户自主设置包括一级科目在内的会计科目，其凭证制单赤字控制、账表查询和年度结转账等功能也为本方法的实现提供了便捷的操作平台。
在设置项目预算管理会计科目方面，财政部（1996）《会计基础工作规范》规定，各单位根据国家统一会计制度的要求，在不影响会计核算要求、会计报表指标汇总和对外统一会计报表的前提下，可以根据实际情况自行设置和使用会计科目。事业行政单位会计科目的设置和使用，应当符合国家统一事业行政单位会计制度的规定。财政部（2012）《事业单位会计制度》明确，单位可以根据实际情况自行增设、减少或合并某些明细科目。为不影响现有会计核算和对外统一会计报表，本方法作为一种尝试，增设科目编码为“1901”、科目名称为“预算”的资产类一级会计科目，并根据项目经费管理要求设置二至四级明细科目。通过合理定义明细科目间的借贷关系，使三级科目借方余额合计数与贷方余额合计数相等，一级和二级科目余额为零，实现增设的项目预算管理会计科目内部借贷平衡，不对其他会计科目产生影响。
三、利用总账实现项目预算管理的具体方法
本方法的基本思路是在总账系统中进行相关的初始设置，发生需要进行项目预算控制的会计业务时，先编制预算管理分录，再按事业单位会计制度要求进行核算。
本方法的实施分初始设置、预算控制、年度结转和结题处理四个步骤进行。 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一步，初始设置。按照项目性质和管理要求，设置项目预算管理会计科目和项目辅助核算；设置制单赤字控制。第二步，预算控制。按照项目预算批复和调整文件，编制预算指标及其变动会计分录，作为预算控制的依据。实际发生支付业务时，先编制预算管理会计分录，若系统无赤字提示，则继续按照事业会计制度要求编制事业会计分录；若系统发出赤字提示，则退回相关业务。第三步，年度结转。当年未结题项目，随着新年度账的建立和结转，自动将项目相关的预算管理会计科目余额和项目辅助信息结转至下年继续使用。第四步，结题处理。对已完成结题验收的项目，依据财务验收文件，编制项目预算管理结题处理分录，结清项目预算管理相关的全部会计科目余额。在下一会计年度初，清理结题项目相关的基础信息。
下面以公益性行业科研专项（A项目）管理为例，介绍如何利用用友U8财务软件总账系统实现项目预算管理。（一）初始设置
1. 设置项目预算管理会计科目。根据公益性行业科研专项经费管理办法要求和单位预算管理的需要，增设四级项目预算管理会计科目。会计科目的相关说明和A项目的预算批复数见表1。设置项目预算管理会计科目为“项目”和“客户往来”辅助核算，“项目”反映需要进行预算管理的最小核算单位，“客户往来”反映项目经费来源单位信息。
2. 设置制单赤字控制。在用友U8财务软件总账系统中选择“设置/选项/凭证”，进入凭证设置页面，选择“赤字控制”、“资金及往来科目”。根据单位对项目预算管理的严格程度，选择赤字控制方式。赤字控制方式有“严格”和“提示”两种。
若选择“严格”，则不允许项目预算科目超支。当预算管理会计科目超支时，系统提示“赤字金额”，点击“确定”后，返回金额输入界面。此时，系统不支持录入下一笔会计分录，也不能保存当前凭证。
若选择“提示”，则允许项目预算科目超支，超支时只作赤字提示。当项目预算管理会计科目超支时，系统提示“赤字金额，是否继续”，点击“否”，返回金额输入界面。点击“是”，可继续录入下一笔会计分录。保存凭证时，系统提示当前凭证中全部赤字分录信息，选择“继续”，凭证保存成功；选择“取消”，返回金额输入界面。
（二）预算控制
一般情况下，主管部门在批复项目总预算的同时下达 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一年度经费，以后再分年下达项目经费。考虑到项目不同预算科目的执行进度与具体项目工作内容和实施进度密切相关，各预算科目在项目实施不同阶段执行进度不一定均衡，因此，本方法在项目 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一笔经费到位时，按批复文件一次性下达全部明细科目预算指标，作为控制明细预算的依据。同时，将累计下达的项目年度经费作为控制项目总支出进度的依据。由此实现对项目明细科目预算和已到经费的双重控制。
因篇幅所限，本文仅对预算批复与调整，请款、报销、调账等日常支出，以及项目结题处理等关键环节的预算管理和事业会计分录的编制进行举例说明，并利用账表查询功能获取项目预算执行信息。
1. 预算批复与调整。
（1）项目预算批复，年度经费到账。假设A项目批复预算总额为129万元（各明细科目预算批复数见表1），实施周期2年，其中 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一年下达经费69万元。项目首笔经费到账的预算管理业务由下达总预算指标和收年度经费两步组成。
预算管理分录：
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第一步：下达总预算指标。借：预算——行业——明细——设备费——A项目15万元，材料费——A项目18.3万元，测试化验加工费——A项目16万元，燃料动力费——A项目3万元，差旅费——A项目18万元，会议费——A项目2万元，国际合作与交流费——A项目5万元，出版文献费——A项目16万元，劳务费——A项目8万元，专家咨询费——A项目6万元，其他费用——A项目2.7万元，间接费用——A项目19万元；贷：预算——行业——预算指标——A项目129万元。
第二步：收年度经费。借：预算——行业——资金到账——A项目69万元；贷：预算——行业——项目执行——A项目69万元。
事业会计分录：借：零余额账户用款额度——项目支出——类款项69万元；贷：财政补助收入——项目支出——类款项——A项目69万元。
（2）项目预算调整批复，调整明细或总预算指标。①假设经批准A项目总预算不变，减少国际合作与交流费5万元、会议费1万元，增加测试化验加工费6万元。借：预算——行业——明细——国际合作与交流费——A项目——5万元，会议费——A项目——1万元；贷：预算——行业——预算指标——A项目——6万元。借：预算——行业——明细——测试化验加工费——A项目6万元；贷：预算——行业——预算指标——A项目6万元。②假设经批准项目总预算增加8万元，增加的明细科目为材料费。借：预算——行业——明细——材料费——A项目8万元；贷：预算——行业——预算指标——A项目8万元。
2. 日常支出核算。项目日常支出业务主要有请款和报销两类，为实现对明细科目预算的有效控制，项目请款须按用途占用对应的明细预算指标。报销时，根据资金实际支付情况增加或减少明细预算指标占用。当预算管理会计分录出现赤字提示时，暂停后续业务处理，退回项目经办人员。
（1）A项目购置服务器5台，每台价值2万元，验收后付款。
预算管理分录：借：预算——行业——项目执行——A项目10万元；贷：预算——行业——明细——设备费——A项目10万元。
事业会计分录：借：事业支出——财政——项目支出——办公设备购置——A项目10万元；贷：零余额账户用款额度——项目支出——类款项10万元。借：固定资产10万元；贷：非流动资产基金——固定资产10万元。
（2）A项目参加人甲申请差旅费现金5万元。报销时，经审核确认差旅费支出5.2万元，需补付现金0.2万元。
请款业务：①预算管理分录：借：预算——行业——项目借款——A项目5万元；贷：预算——行业——明细——差旅费——A项目5万元。②事业会计分录：借：其他应收款——A项目——甲5万元；贷：库存现金——项目支出——类款项5万元。
报销业务：①预算管理分录：借：预算——行业——项目执行——A项目5.2万元；贷：预算——行业——项目借款——A项目5万元，预算——行业——明细——差旅费——A项目0.2万元。②事业会计分录：借：事业支出——财政——项目支出——差旅费——A项目5.2万元；贷：其他应收款——A项目——甲5万元，库存现金——项目支出——类款项0.2万元。
（3）A项目参加人乙办理与丁公司项目测试合同（合同总额12万元，预付3万元，测试完成后付9万元，开全额发票）的预付款和结算业务。
预付款业务：①预算管理分录：借：预算——行业——项目借款——A项目3万元；贷：预算——行业——明细——测试化验加工费——A项目3万元。②事业会计分录：借：预付账款——A项目——丁公司3万元；贷：零余额账户用款额度——项目支出——类款项3万元。
测试完成后结算业务：①预算管理分录：借：预算——行业——项目执行——A项目12万元；贷：预算——行业——项目借款——A项目3万元，预算——行业——明细——测试化验加工费——A项目9万元。②事业会计分录：借：事业支出——财政——项目支出——委托业务费——A项目12万元；贷：预付账款——A项目——丁公司3万元，零余额账户用款额度——项目支出——类款项9万元。
（4）A项目召开咨询会议，参加人甲预借专家咨询费现金0.5万元。报销时，确认专家咨询费支出0.4万元，退回现金0.1万元；会议费支出0.7万元，需向甲公务卡还款。
请款业务：①预算管理分录：借：预算——行业——项目借款——A项目0.5万元；贷：预算——行业——明细——专家咨询费——A项目0.5万元。②事业会计分录：借：其他应收款——A项目——甲0.5万元；贷：库存现金——项目支出——类款项0.5万元。报销业务：①预算管理分录：借：预算——行业——项目执行——A项目1.1万元；贷：预算——行业——项目借款——A项目0.5万元，预算——行业——明细——专家咨询费——A项目——0.1万元，会议费——A项目0.7万元。②事业会计分录：借：事业支出——财政——项目支出——专家咨询费——A项目0.4万元，会议费——A项目0.7万元，库存现金——项目支出——类款项0.1万元；贷：其他应收款——A项目——甲0.5万元，零余额账户用款额度——项目支出——类款项0.7万元。
（5）经复核发现应由A项目负担的劳务费0.5万元，误记入同类别的B项目，需进行账务调整。①预算管理分录：借：预算——行业——项目执行——A项目0.5万元；贷：预算——行业——明细——劳务费——A项目0.5万元。借：预算——行业——项目执行——B项目——0.5万元；贷：预算——行业——明细——劳务费——B项目——0.5万元。②事业会计分录：借：事业支出——财政——项目支出——劳务费——A项目0.5万元；贷：事业支出——财政——项目支出——劳务费——B项目0.5万元。
3. 结题处理。对当年未结题项目，随着新年度账的建立和结转，系统自动将相应科目余额和项目辅助信息结转至下年，继续使用。对已结题项目按照验收文件清理预算指标，结清项目相关的各预算科目余额。其中“预算指标”与“资金到账”科目余额对冲，结清项目总预算指标和全部到账资金；全部“明细预算”与“项目执行”科目余额对冲，结清各明细预算科目结余指标和项目结余资金。
假设经验收，主管部门批复A项目结余3万元（分别为设备费1万元、材料费2万元）。①预算管理分录：借：预算——行业——预算指标——A项目137万元（129+8）；贷：预算——行业——资金到账——A项目137万元。借：预算——行业——项目执行——A项目3万元，预算——行业——项目执行——A项目3万元；预算——行业——明细——设备费——A项目1万元，材料费——A项目2万元。②事业会计分录：借：财政补助结转——A项目3万元；贷：财政补助结余——A项目3万元。
4. 项目预算执行信息查询。完成上述预算批复调整和日常业务后（不包括结题处理业务），A项目各明细预算科目指标、借款、项目总指标、已到账资金和可用资金等情况见表2。利用总账的账表查询功能，还可根据需要生成多种形式的项目预算执行统计表。
本文提出的项目预算管理方法是将项目预算批复、执行和结题信息全部纳入会计核算，优点为：①将预算批复和执行信息纳入会计核算，实现项目明细科目预算和已到资金双重控制，提高预算控制的时效性。②项目预算和结题批复法定文件作为预算管理会计核算的原始凭证，纳入会计档案管理，避免预算批复、执行和结题资料保管脱节现象，使会计档案更加完整。③按照本方法进行预算信息会计处理，能够随时获得项目批复总指标、各明细科目预算指标及其变动，明细科目预算执行及结余，年度到账资金、累计到账资金及其执行，结余资金处理等情况，可为会计信息使用者提供更为全面有用的信息。④项目预算批复、执行和结题处理信息全部在一个系统中记录和反映，便于实现会计信息的公开和共享，有利于财务监督和绩效评价。⑤增设的项目预算管理会计科目独立于事业单位会计制度规定的科目，项目预算管理分录和事业会计分录同步记录、互不干扰，不影响国家统一会计制度对会计核算和报表的要求。⑥本方法不需进行专门的软件研发，也不需要增加硬件配置，无需资金投入。
四、结语
本文提出了利用现有会计核算软件实现科研单位项目预算管理的方法，该方法也适用于对基本支出的预算管理。若同时加以利用，可为单位实现全预算管理创造条件。本方法的缺点是按现有事业单位会计制度要求编制事业会计分录的同时，需要额外编制项目预算管理会计分录，增加会计人员的业务工作量。
【参考文献】
1. 电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/br1 论文检测天使-论文免费检测软件[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/shu.html />1. 财政部.事业单位财务规则.财政部令第68号，2012-02-07
2. 财政部，科技部.科学事业单位财务制度.财教〔2012〕502号，2012-12-28
3. 财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）.财会〔2012〕21号，2012-11-29

【作　　者】
闫秀杰（高级会计师）

【作者单位】
（中国地震局地球物理研究所 北京 100081）