AO系统数据转换的常见问题及处理方法

AO现场审计实施系统软件（以下简称AO系统）因其具备功能强大、适用面广等特性成为审计人员的好助手，AO系统的有效运用提高了审计质量和效率，降低了审计风险。而在实际的审计工作中，财务和业务电子数据的采集和转换是开展计算机辅助审计的前提和基础，虽然AO系统提供了强大的数据采集和转换接口功能，但是数据转换的过程中仍然会出现这样或那样的问题，从而导致采集的相关数据无法导入AO系统并实施审计。本文中，笔者将对数据转换工作中常见的问题进行归纳并总结出相关的技术处理方法。

　　一、 数据转换过程中的常见问题及技术处理方法

　　（一）要注意备份文件与拷贝文件的区别

　　运用AO系统模板进行数据转换时，选择模板很关键。如果采集的是“用友8.x sqlserver拷贝文件”，而选择“用友8.x sqlserver备份”转换模板，AO系统就出现“还原数据库失败！”对话框。其主要原因是混淆了备份和拷贝的概念。备份文件是通过财务软件自身的备份功能对账套进行的备份，如应选择“用友8.x sqlserver备份”转换模板；而拷贝文件是拷贝的财务软件的数据库数据，如应选择“用友8.x sqlserver拷贝文件”转换模板。

　　（二）要及时发现系统时间出现的错误

　　在选择好“转换模板、选数据源和会计年度”并点击“开始”后，如果AO系统出现“警告！请输入合法的年份，年份值为1980-1984”的对话框，点“确定”后就停止了数据的转换进程。这种情况是本机系统时间错误，双击电脑右下角的时间显示菜单，用手工调整为当前时间，然后重新进行数据转换。

　　（三）利用AO系统对财务数据进行转换时，如果AO系统出现了“警告”提示或异常现象而又没有及时地进行有效的处理，就容易造成数据的转换失败或转换的数据不完整。因此，要熟悉掌握AO系统转换数据时常见的“警告”或异常现象的技术处理方法，一旦发现数据转换出错，才能及时查明出错的真正原因，实现数据转换的准确性。

　　（四）AO系统不能识别。xlxs文件格式

　　将Excel文件导入AO系统时，一般是选择数据源“Excel 8.0/97-2000”来进行数据采集。如果导入Excel2007版。xlxs文件格式时，AO系统就会出现“测试连接失败，因为初始化提供程序时发生错误。外部表不是预期的格式”对话框。主要原因是AO系统不兼容Excel2007版的。xlxs文件格式，因此，应重新采集数据并转换成。xls文件格式，再导入AO系统。

　　（五）要注意数据转换线路时出现的异常提示

　　当财务数据进行导入时，如果AO系统出现“对不起，数据转换线路出现异常！”对话框时，就表示数据采集失败。主要有两个方面的原因：一是数据源中存在异常数据，这时，要调整数据源中的数据，再进行数据转换；二是获取的备份数据有可能被病毒感染而造成转换失败，因此，在获取备份数据前，首先要对移动硬盘（或U盘）进行杀毒，再采集数据并导入AO系统。

　　（六）细心观察“账表重建”时出现的闪屏现象

　　在进入“账表重建”操作步骤时，如果出现本机鼠标失灵或屏幕闪动的现象，甚至AO系统不显示“账表重建”对话框时，就说明数据转换已经失败。其主要原因有两个方面：一是选择转换模板不正确，如应选金蝶K3 V10 Sqlserver备份模板，而选择了金蝶K3 9.31 Sqlserver备份模板，数据转换时就会在屏幕右上方出现数据转换进程闪动的现象，而“账表重建”则是一闪而过；二是本机安装的操作系统有可能不是Windows 2000/XP/ 2003简体中文版，而AO系统要求本机安装这个操作系统。
　　
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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、 数据转换前后的注意事项

　　（一）数据转换前的注意事项

　　“工欲善其事，必先利其器”，提高数据转换的成功率做好准备工作是非常必要的。
1、安装AO系统时要关闭杀毒软件

　　当AO系统出现“数据导入完成，请进行会计期间和科目方向调整”对话框并“确定”后，对会计期间定义、科目方向调整和科目余额调整时，如果AO系统出现屏幕闪烁现象，随后就停止运行。其主要原因是在安装AO系统时没有关闭本机的防火墙和杀毒软件，此时应把AO系统卸载后重新安装，再导入数据。

　　2、AO系统要配备常用的应用软件

　　采集的SQL数据文件导入AO系统进行数据转换时，如果AO系统出现“未发现后台SQL数据库文件！”对话框时，就表明数据转换失败。主要原因是本机没有安装SQL Server数据库。因此，一般情况下，本机都要安装SQL Server、Access和Microsoft Visual FoxPro数据库等应用软件。

　　3、导入AO系统前要对电子数据包进行解压。通过移动硬盘（或U盘）采集的电子数据，运用“添加到压缩文件”功能进行压缩后。如果直接导入AO系统时，就会出现“警告！不能还原数据库，创建失败”，同时出现“文件处预理出现异常，请检查输入数据源是否正确！”对话框。其主要原因是AO系统不能识别未解压的电子数据，必须将电子数据文件解压后再导入AO系统。

　　4、按数据来源选择好安装服务器端的接口。AO系统运用“ODBC数据源”对采集的Oracle数据库的备份文件（。DMP）进行转换时，如果AO系统出现“未发现服务器名称！”对话框，这种情况下，本机就应安装Oracle服务器端（oracle客户端的版本应不低于被审计单位使用的oracle服务器的版本），并利用该服务器端的OEM将数据库备份还原。AO系统在完成“数据导入向导——添加/修改数据源——数据源类型——ODBC数据源”步骤后，按提示配置ip，数据库名，用户名，密码，并正确选择文件路径导入AO系统。

　　（二）数据转换后的注意事项。

　　数据转换完成后应对转换的数据进行核对与修改，以保证数据的完整性及正确性，从而为之后的数据分析工作奠定基础。

　　1、 查看“日志管理”有利于检查数据文件的导入结果

　　当数据文件导入AO系统后，要仔细检查导入数据的进程步骤，以免发现操作错误而导致审计数据的可疑。因此，在“账表重建”步骤结束后，首先要查看“系统管理——日志管理”里记载的数据转换的“日志时间”和“描述”说明，可以看到“导入表‘凭证库’成功！生成科目余额表出错！”等记录，按照记录的提示，就能迅速查到出错的原因并及时给予相应的处理。

　　2、 发现不匹配的数据要及时给予修正

　　在数据转换进程中，如果AO系统出现“科目余额表中存在着期初余额不匹配的数据”对话框并“确定”后，就发现科目余额表与原账的余额不完全相等，资产负债表也不平。这时，要使用“常规数据整理”功能，通过与原账余额核对，手工调整科目余额表中不相符的余额，然后“保存”退出，进行“账表重建”即可。

　　3、 AO系统提示“无效的NULL值使用”后的修正方法

　　AO系统导入数据库数据时，如果AO系统出现“无效的NULL值使用！”的对话框并“确定”后，导入的数据文件的借贷金额就不完整。这种情况下，首先要从“常规数据处理——凭证库”里查看导入到AO系统中的数据库文件的借贷金额是否含有NULL值，如借贷金额有空值，可以利用SQL语句或手工将原数据文件的空值改为0，然后再新建电子账簿进行数据转换。