1 中小企业内部控制存在的问题
1.1 公司治理机制不完善,内部控制环境差 中小企业中相当一部分属于个体、私营性质,企业的投资者同时就是经营者,在经营权与所有权未曾分离的情况下容易推行家长式管理,即使有的企业在形式上也建立了董事会、监事会但真正的法人治理机制并未到位,董事会和经管机构基本上是一套人马,下属也往往按习惯办事,根本谈不上授权和监管。有些企业领导者总认为增加监管就会增加人员,增加费用,增添麻烦。在这种管理哲学和企业文化氛围下,推行内部控制的环境较差。
1.2 经营管理缺乏有效性,资产安全系数低 由于中小企业对内部控制不够重视在资产管理上的就会暴露出很多弊端:主要表现在:①对现金管理不科学,造成资金闲置或不足。有的企业认为现金越多越好,造成现金闲置,影响了资金的使用效率;有些企业的资金使用缺少计划安排,过量购置存货和固定资产,无法应付经营急需的资金,陷入财务困境。②应收账款周转缓慢,造成资金回笼困难。原因是没有建立起严格的赊销政策,缺乏有力的催款措施,应收账款不能兑现或形成呆账。③存货控制薄弱,造成资金呆滞。许多中小企业存货积压严重周转失灵,造成资金呆滞。④重钱不重物,损失浪费严重。很多企业对原材料、半成品以及固定资产的管理不到位,长时间不进行资产的清查盘点,账实不符,出了问题无人追究,资产浪费严重。
1.3 账目不清,会计信息失真 会计信息失真已经成为全国性的普遍问题,在中小企业尤为严重。究其主要原因一是为了偷逃税款。中小企业为了减少税收负担千方百计地做假账,有的收入甚至不入账,人为制造亏损来达到偷逃税款的目的。另一方面中小企业的财务基础薄弱,财务人员素质偏低,特别是私营企业往往由领导者的亲属担任会计工作,他们中的一部分人甚至没有会计资格证书,不具备起码的会计基础知识,难免账务处理不出现错误,导致会计信息失真。
2 中小企业的内部控制应侧重于实际运作控制
完善的内部控制制度对于中小企业有效融资和提高抗风险能力具有重要意义。中小企业在进行内部控制时,无须像大企业一样面面俱到,而是应该根据自身特点和经营管理的需要,避繁就简、避虚务实,从经济性、实用性出发,注重实际运作控制。
2.1 授权批准控制 批准控制是指在某项经济业务发生之前,按照既定程序,对其正确性、合理性、合法性加以核准,并确定是否让其发生所进行的控制。批准控制系事前控制,可将一切不合法的经济业务控制在事发之前,具有预防作用。小型企业的正常经济业务较多,因此,可采用一般批准方式,授权给较低层次管理人员,由其根据既定的预算、计划、制度等标准,在授权范围内行使批准权。这样做,既能提高工作效率,又能保证经济活动的灵活性和主动性。
2.2 内部会计控制 内部会计控制是指通过企业内部会计活动对经济业务实施的控制。其目的是确保会计资料合法、完整、正确,维护资产的安全与完整。为保证内部控制的有效性和可靠性,会计控制应具备以下内容:①恰当的岗位设置。根据中小型企业的特点,会计核算宜采用集中核算的方式,即由会计机构统一办理。一般可设会计主管兼总账会计、明细账会计兼稽核、出纳3个岗位。②严密的凭证制度。主要有3项:一是设计合适的凭证格式及传递程序。企业的每一笔经济业务,都必须填制凭证,并按照规定的程序传递。二是所有凭证都要预先依次编号,以便查证。三是对所有凭证,无论是自制的还是外来的,在入账之前必须经过认真审核,以保证每项经济业务入账的正确性及合法性。③合理的会计记录程序。为使会计控制顺利进行,可根据企业实际情况,建立一套合理的会计记录程序,包括凭证填制、传递、审核、账簿登记、报表编制等。在保证满足所需核算资料和必要控制手续的前提下,尽可能地简化手续,以增强可操作性。④严格的日常核对制度。包括账证核对、账账核对、账表核对、账实核对等。日常核对制度对保证会计记录的真实、完整、正确,保证会计控制的有效性,具有至关重要的作用。
2.3 实物控制 实物包括企业的资产、物资以及会计资料等。实物控制是指为保护各种实物的安全完整,防止舞弊行为而进行的控制。主要包括限制接近、实物保护和实物清查。①限制接近。实物的限制接近是减少实物被盗或毁损机会、划分责任、保护实物实体的重要措施。根据各种实物的性质和管理特点,合理确定允许接近的人员,并对限制接近的遵守情况进行严格的检查监督。比如,货币资金仅限于专职的收银、出纳人员,并与有关账簿记录人员相分离。出纳人员要严格按照国家有关货币资金管理的规定保管和使用。②实物保护。实物保护是指为使实物免遭盗窃、损伤及其他意外损害,确保实物的完整性而采取的各种措施。一般来说,应对各种安全防范措施定期检查,消除隐患,减少实物受损机会。③实物清查。结合企业自身特点,采取定期盘点或轮番盘存的方法,清查财产物资的实有数量,妥善处理盘盈盘亏,确保账实相符。 3 中小企业加强内部控制的关键点
中小企业在建立内部控制制度时,应进行内部控制的风险分析,识别内部控制的关键点,达到事半功倍的效果。
3.1 加强银行货款信誉控制,保证融资渠道通畅 中小企业融资难一直是制约中小企业发展的大问题,从企业性质上来看,我国中小企业以非国有企业为主体,其资金来源主要依靠自筹和银行贷款两种方式。中小企业要保证融资渠道顺畅,就应该主动向银行提供真实、透明的财务信息,提高自身的信誉,赢得银行信任。
3.2 建立健全科学决策机制,保持稳步发展 中小企业因为规模比较小,当市场发生变化时,容易改变经营方向,追求较高的赢利水平。很多中小企业的兴起是创始人靠着自己的能力在激烈的市场竞争中拼杀而成长起来的,企业老板往往因为对自己的判断力和领导能力的自信,而排斥以分权为特征的现代企业管理制度。
3.3 加强应收账款控制,保证资金流顺畅 由于中小企业缺乏大型企业的知名度,在开拓市场的时候常常不得不以先交货、后收款的方式来吸引客户,由此给企业货币资金安全带来了极大的隐患,货款不能收回是中小企业面临的主要财务风险。企业不能如期偿还货款的首要原因也是企业的销售收入没有如期到帐。因此,加强应收账款管理是解决现今中小企业陷入的流动资金紧缺困境的重要措施,是提高资金运用率的最直接、最有效的手段。
3.4 加强对实物资产的管理,保证资产安全完整 加强对存货的管理,尽可能压缩过时的存货物资,避免大量存货积压在库、资金呆滞,并以科学的方法来确保存货资金的最佳结构。彻底消除重钱不重物的错误思想,加强对各类财产物资的管理。建立健全财产物资管理的内部控制制度,在物资采购、领用、销售及样品管理上建立规范的操作程序,堵住漏洞,维护安全。物资保管员应定期与会计对账以保证账、卡、物相符,以便对出现的差错进行及时正确的处理。
3.5 健全企业财务制度,保证企业长远发展 中小企业大多会计信息质量不高,会计处理随意性大,中小企业不重视企业财务信息质量,甚至为了逃税而提供虚假财务信息,虽然从短期来看为企业减少了一些支出,但从长远来看,企业只有形成科学的财务管理制度,合法合规经营,才能做大、做长、做强。
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总之,中小企业要发展壮大必须充分认识到自身在内部控制方面的不足,通过加强和完善内部控制制度,使企业资产多一分安全,经营决策多一分谨慎,从而使企业经营少一分风险,为企业目标的实现增添一分保障。
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