由于货币资金具有很强的流动性,也成为不法分子挪用和盗窃的主要对象,而不能对货币资金实施有效控制,是多数企业中普遍存在的问题。
1 企业中货币资金内部控制存在的问题
1.1 岗位分离存在的问题 在企业的制度实施过程中,岗位分离制度存在着相对较严重的漏洞。在实施中,只有出纳员不监管账户这个控制的符合标准高,其他的控制都无法落实。比如,不能定期更换出纳,银行对账单的工作也是由出纳去银行索取,银行存款的余额调节表也是由出纳来编制。有的单位出纳除了现金的收付之外,还担任保存会计凭证和账簿的工作,甚至有的单位会计和出纳以人担任,会计也办理现金的收付工作,岗位分离制度的混乱,无形中给有些不法人员以可乘之机,私吞公款、私自放贷的现象经常存在。
1.2 授权审批存在的问题 在授权审批实施过程中,有一部分企业的货币资金收支都经过审核等相关规定程序,手续齐全,这表明授权审批制度的建立受到了大部分企业的重视。但是仍然有一部分企业并不依靠内部会计控制制度实现授权和审批,而是领导一个人说了算,审批过程中主观意识强,随意性大,有的领导滥用权限,使得一些不合理的开支全部都得到报销。这种由于领导权力过于集中,相对弱化了其他会计人员的审核权限,导致授权审批制度不能得到全面实施。
1.3 货币资金管理存在的问题 关于货币资金的管理制度在企业实施的情况也不容乐观,尤其是在对库存现金的内部控制实施情况存在着严重的问题。对库存现金的限额管理几乎没有企业去实施,另外,还存在着对现金清查工作的不重视,很多企业在对现金的管理上对外严格对内放松,对现金清查工作不彻底导致白条的存在;很多本应该用转账支付的款项却用了现金支付,对于大额货款的支付手段更是不按要求执行。
1.4 在票据印章的管理上存在的问题 从形式上看,大部分企业的票据与印章的保管情况良好,但是在实际中,有一部分企业经常会出现贪图工作便利而将印鉴交给同一个人管理的情况。在票据的管理上,包括领用、核销登记等等,都需要按照手续进行,很多企业在这方面的操作不够规范,其中采购过程中存在领用空白支票的现象,而且比较严重。
2 本企业货币资金的内部会计控制具体措施
2.1 关于岗位分工的控制 企业在设计和建立健全计内部控制制度时,首先要针对货币资金业务建立岗位责任制,明确相关岗位和部门的职责权限;其次要对不相容的职务进行分离,同一个人不能兼任两项或以上的工作,同一个岗位不能执行两项或以上的职责,其核心在于企业的“内部牵制”。工作中,出纳员不能兼任稽核员;会计档案保管人员不能负责收入、支出以及往来账务的录入工作;清查人员不能负责保管工作;支付的审批与执行也要分离。第三点是建立回避制度,单位负责人的直系亲属不能承担会计部门主管的工作,会计部门主观的直系亲属不能担任出纳工作。
2.2 关于授权审批制度的控制 企业应当制定审批人对企业货币资金业务往来的审批授权方式、程序、权限和相关的控制措施,所有审批人员不得超越其应有的权限范围;明确经办人员在办理货币业务时的工作要求和权限范围;在办理货币业务时,要严格按照申请、审批、复核、支付的程序,及时准确的入账。
2.3 对支付业务的控制 对于支付业务,企业应当建立相应的货币授权制度和审批制度,严格按照规定的程序和权限办理支付业务。①支付申请。在企业部门或者个人需要用款时,应当向审批人提出申请,注明所需金额、用途和支付方式等相关内容,并且要附有原始单据或者相关证明。②支付审批。审批人根据规定中其职责和授权权限以及相应的程序对支付申请进行审批。对于不符合规定的申请应当坚决拒绝,对于金额重大或者有重要意义的申请,应当集体决策或者联合签署。③支付复核。根据规定,财务部门应当制定专人对于已经批准的申请进行复核,复核的内容包括权限、范围、审核的程序和手续,以及相关票据,金额的准确性以及资金使用方式的合法性等。在复核准确无误后,交给出纳办理支付。④办理支付。由出纳员根据复核无误的申请办理相应支付手续,同时登记现金日记账或者银行存款日记账。 2.4 现金和银行存款的控制 ①企业应当加强对现金限额的管理,对于超过库存限额部分的现金应当那个及时存入银行。企业需要明确现金的使用范围,要严格按照国家现金管理制度和结算制度的规定进行现金的使用与保管;对于不属于现金结算范围内的支付业务一律通过银行存款进行交易。②对银行账户的管理。按照《支付结算办法》等有关规定,企业应当至少开设一个基本账户,进行存款、取款以及转账,严格遵守银行关于结算的法律法规,禁止签发没有资金保证的远期支票或者其他票据,禁止签发、取得或者转让债权债务的票据,禁止没有任何理由的拒绝付款,随意占用他人资金,任何单位和个人不得违反结算制度,禁止签发空头支票和与预留签名不符的支票。企业应当每个月都指定出纳以外的人员对银行存款的账户进行核对,并且编制银行存款余额调节表,确定实际余额与银行对账单是否符合。如果企业使用网上银行等电子支付手段,更要求加强监督检查,执行网上支付操作人员的不相容职务分离,防止因支付方式的改变而改变支付业务的严格流程。
2.5 账实核对、清查盘点和限制接近制度的控制 企业应当近定期和不定期的进行对货币资金的盘点,将结果与实际中的会计记录进行比较,当结果与记录出现不一致的情况,很可能是在货币资金的管理上出现了失误、损失或者其他情况,应当及时进行分析,查清责任。同时应当控制未经授权的人员直接接触货币资金。
2.6 对票据及印章的控制 企业应当明确各种票据的购买、保管、领用、注销等职责权限,加强对票据各个环节的管理,以及登记备查的管理。为了防止空白票据的被盗或者丢失,应当做专门登记。关于经济业务的盖章或者签字手续,要严格履行,财务章应该由专人保管,不能由同一人保管各种印章。
总结:鉴于当前部分企业在货币资金的管理及内部控制上存在的问题,应当根据相关标准,根据以上各种具体措施,建立健全关于货币资金的内部会计控制制度,保证企业货币资金的安全和完整,使货币资金得到合理的使用。只有这样,才能将货币资金的内部控制制度建设工作由被动变为主动,有助于更好的控制和管理货币资金。
参考文献:
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