1 应收账款的事前控制
应收账款的事前控制是指在应收账款正式形成之前,对产生应收账款及影响其足额收回的有关因数进行分析,制定一套能适应本企业具体情况的应收账款事前控制制度,以减少不合理应收账款的形成,预防坏账发生和应收账款被长期占用。事前控制是应收账款管理的基础和根本。
1.1 设立独立的资信管理部门。资信管理部门负责销售信用信息的汇集、整理、重大事项调研以及信用信息分析工作。对个别重大或突发事件,应及时做出分析报告,以避免给企业造成损失。
1.2 科学选择客户。建议企业要端正思想,不能盲目赊销,一定要选择信用良好的客户。具体可通过联系沟通,实地考察和资信调查三个环节逐步的筛选出符合本企业信用标准的客户企业。
1.3 确立信用管理制度。信用政策是应收账款管理制度的主要组成部分,包括信用标准、信用条件和收账政策三个方面。
信用品质主要通过客户过去的付款记录测其将来履约或赖账的可能性,由此首先决定是否给予客户信用。客户偿付能力的高低主要看其资产的流动比例和变现能力的大小。企业要通过客户的财务报告资料,了解其资产规模、负债结构及产权比率,判断客户自有资金实力是否雄厚,以掌握好商业信用额度的使用。
企业由赊销审批人员负责应收账款的全程管理工作,并在销售实现之前按赊销金额的一定比例向财务部门缴纳一定的风险抵押金,则可由销售部门以其周转金代垫,以后从赊销人员的工资中扣回。若应收账款及时足额收回,企业不仅全额将风险抵押金退回给赊销审批人员,并且还按银行同期存款利率计付利息和按该应收账款的一定比例计付奖金,做到责权利一致,奖罚分明,使赊销人员在追求自身利益的同时也使企业收益最大化,实现双赢。
企业在制定收账政策时,应权衡增加收账费用与减少应收账款机会成本和坏账损失的得失。合理的信用政策应把信用标准、信用条件、收账政策结合起来,考虑三者的综合变化对销售额、应收账款机会成本、坏账成本和收账成本的影响。
1.4 健全内部控制制度。应收账款管理的内部控制对于信用制度的贯彻执行,对于保证应收账款的有序管理都有极其重要的意义。①实行交易审批程序。交易审批程序执行的主体为经营部经理。企业要对交易审批程序执行情况定期地进行监督检查。如为执行交易审批程序并产生逾期应收账款或已经造成企业经济损失的将对有关人员进行处罚,给予相应的行政处分或移交司法机关处理。②总经理和财务双签制度。在付款程序上,可以先由业务员填写付款申请书,采取本部实行总经理和财务双签制度,保证企业的每一笔支出都正常和有记录的。③结算方式。在结算方式上,考虑两个方面既从自身角度出发,安全及时的收回全部货款,保证企业的资金周转和应收账款的周转率由从客户的角度出发,选择的结算方式应具有竞争力,目标是在二者之间权衡。④强化内部专业监督。对于非销售性“应收账款”,要强化内部专业监督,如财务管理、内部审计等,加强企业自我约束和监督机制。
1.5 履约保障。具体来说可采用保证、抵押、质押、留置商品所有权和定金等几种方式。
保证,是指合同当事人以外的第三人向债权人担保债务人履行合同义务的协议,保证所依靠的是信用,是保证人的庄严承诺。
抵押,是指债务人或者第三人以担保债务清偿为目的,不转移占有地就自己的财产为债权人设定处分权和卖得价金优先受偿权的物权行为。
质押,是指债务人或者第三人将其动产或权利凭证移交债权人占有的形式作为债权的担保,质押以移交物的占有为要件。
留置,是指债权人以特定的合同占有债务人的动产,在该债务人不按照合同约定的期限履行合同时,债权人有权留置该动产,并以该动产折价或者变卖而优先受偿的权利,留置权仅适用于保管合同、运输合同和加工承揽合同。
定金,是指合同当事人一方于合同成立后在合同未履行以前,为保证合同的履行给付对方一定数额的款项。
2 应收账款的事中控制
2.1 建立赊销申报制度。企业可以设计预先统一编号的“四联赊销单”,载明欠款单位名称、法人代表、开户银行及账号、经手人、地址、电话、发货日期、货名、规格、数量、金额、本单位经办人和责任人,还有赊销金额、赊销期限、有无担保等内容,分别由客户、责任人、经办人和资信管理部门留存,资信管理部门定期检查其使用情况,防止挪用和截留货款,杜绝资金的体外循环。 2.2 注重合同管理。企业除现金收入之外的供货业务都必须签订合同,要求业务员在拓展新客户时,实行拓展新客户审批表,由经营部、财务部、法务部、副总经理和总经理层层审批。当销售部门收到经资信管理部门和企业法定代表人审核签字后的赊销申报单后,根据审批意见并与客户意见达成一致的情况下签订销售合同。
3 应收账款的事后控制
3.1 应收账款的动态跟踪管理。企业销售人员应进行跟踪管理,加强沟通,一方面可维护与客户的良好关系,另一方面又可及早排除可能导致货款拖欠的隐患,极大地提高应收账款回收率。
3.2 应收账款的催收。企业在收到全额货款之前,一定要把所有的销售资料保管好,以做为催收乃至诉讼的依据。这些资料包括销售合同、信用申请表、订单、发票、往来传真和信件、货运单据等一切能够证明企业对应收账款的权利的文件。执行催收的每一步应形成文字记录,因为坏账损失报损需要文字依据。
3.3 应收账款的保理业务。对于企业来说,在加强自身应收账款质量的基础上,一方面要充分利用保理业务进行应收账款委托管理,另一方面要认真学习保理业务的各项法规,在保护自己的基础上,保证企业有充裕的资金,减少企业的风险。
3.4 应收账款的反馈控制。根据应收账款的事前、事中和事后控制的情况,填写应收账款执行分析表,支出各控制环节的缺陷,提出改进意见,并及时反馈给事前控制阶段,重新评估事前控制的可靠性和可行性,并及时作出相应的调整和修正。
参考文献:
[1]徐德才.加强应收账款管理.防范企业财务风险.江苏冶金.2005.8.
[2]金丽梅.加强应收账款管理.提高企业竞争力.财务管理.2005.3.
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