科研院所建立良好财务公共关系的必要性
(一)转变科研院所理财观念
提高科研院所的理财能力,既是科研院所发展规律的要求,也是市场经济规律的要求。科研院所财务公共关系是一种新型的理财思想或者是一门新的财务管理哲学,必须打破利益关系上的自我中心主义。随着科研院所的不断发展,有效的科研院所财务公共关系基于财务人员和科研院所的实际政策与财务业绩。科研院所财务管理的一切活动完全为维护自身的利益而展开,但只有在服务于社会、服务于公众的基础上,才能建立起来有利于自身发展的理财环境。
(二)维护和提升科研院所形象
科研院所已成为市场经济中一个相对独立的组织。科研院所的形象是其珍贵的无形资产,是体现科研院所竞争实力的重要因素之一。要提升科研院所形象,离不开良好的财务公共关系,因为财务公共关系是要通过多种手段影响公众的经济活动,与公众建立和发展融洽、和谐的关系。通过公共关系手段能强化科研院所在社会公众的感知和记忆,起到提升科研院所形象的作用。
(三)提高科研院所财务管理工作效益
对有限的学校经费进行合理配置,把钱花到刀刃上,使同量经济的使用效益最大化是科研院所理财的最终目标。面对众多的经济使用部门,这需要财务部门搞好与经费使用部门的双向沟通关系,及时了解和掌握各单位的经费需求和使用情况,对经费的使用进行有效的指导和监督。同时使经费使用部门在预算的规范和约束下能够认可、理解和接受,达到“形式约束”转变为“实质管理”的效果。与经费使用部门通过双向沟通,可以保证预算的刚性,避免预算执行的随意性。所有这些,可以得到科研院所内外公众的理解、配合和支持,提高科研院所财务管理工作效益,从而达到开源节流的目的。
(四)树立财务部门良好组织形象
公共关系是一种传播活动,它可将财务工作的性质、内容、任务等信息通过传播手段来影响或改变职工对财务工作的态度,促使其理解和支持财务工作,实现财务人员与职工之间的双向沟通。过去财务部门没有重视或没有更好地运用公共关系开展有效的传播活动。现在,财务部门应吸取教训,灵活运用公共关系,抓住机遇,不失时机利用诸如内部报刊、座谈沟通、员工代表会议等公共关系手段,向员工通报财务及管理信息,提高部门的透明度和员工的参与度,增强部门的凝聚力和向心力,从而塑造良好的组织形象。
(五)增强职工财务意识
科研院所内部教职员工财务意识的强弱程度是多层次的,财务部门只有按计划、系统地运用公共关系的宣传功能,告知财务工作、传递财务法规信息,才能达到增强教职员工财务意识的目标。有效的公关活动首先应突出重点,财务工作可找准某一时期、某一阶段的工作重点,与院宣传部门建立起良好的合作关系,及时将有关财务工作的政策、信息等通过内部报刊、科研院所局域网等向全体职工告知。如财务部门应在公积金比例变化的月份,将公积金的变化情况以表格的形式在内部报刊或局域网上发布,使全院教职工清楚地了解工资单的变化、公积金的提高、学校支出的增加等情况。再如还可以将个人所得税的纳税范围、免征项目、纳税比例以问答形式在内部报刊上分次登载,使所有的教职员工对所得税有较深刻的认识,明白作为纳税义务人应尽的义务,从而减轻扣缴压力。其次,应抓住契机,扩大影响。财务是一项专业性、政策性强,涉及面广的工作,因此,有些财经法规的宣传、解释应扩大影响面,加深认识,减少误解。 财务公共关系在科研院所财务工作中的运用
(一)提高财务公关素养且养成良好的财务公关风格
一是要具有优良的心理素质。科研院所财务公共关系的特点是涉及范围广泛、层次复杂,财务公关人员只有具有良好的心理素质,面对财务公共关系危机时有清醒的头脑、敏锐的观察力,才能与不同的人打交道,并与各种类型的人建立良好的人际关系。当代社会任何组织始终追求的都是高效、快捷、有序,只有财务公关人员合理调节自身情绪,保持良好而稳定的心态,才能面对复杂的财务关系和环境。二是要精通财务会计和公共关系专业知识。财务公共关系学已经发展成为一门较成熟的学科,涉及到人际关系学、传播学、管理学、会计学、市场学。财务公关人员应有较强的知识更新能力,在头脑中形成多元素、多系列、多层次的财务公共关系知识体系,只有这样才能不断创造性地开展工作。三是要有较强的组织协调能力。财务部门良好形象的树立只有通过全体财务公关人员的共同参与、同心同德和持久努力才能实现。公共关系的构建不可能一帆风顺,要达到科研院所内部的和谐统一和外部的协调一致,需要科研院所内外部充分的沟通协调。另外,财务管理的成功与否与财务公关人员的公关修养有很大的关系。在与公众的交往中,有着广博学识的财务公关人员自然能赢得各方对科研院所发展的支持,因此加强财务公关人员的修养是做好财务公共关系工作的基础。
(二)在经费分配中多善用征询型公关
征询型公关是指在财务活动中运用信息反馈手段,了解职工需求,把握时势动态,为广大职工提供咨询的公关活动。其公关形式主要有以下几种:一是开办财务咨询,研究经费需求心理状态。通过业务咨询,一方面让部门负责人在接受解释疑惑过程中,满足对经费信息、财务知识的需求。另一方面也可使财务人员从中了解可能出现的资金投放重点,便于筹措和调度资金。二是建立信息反馈机制,及时征询意见。反馈经费安排信息,掌握一般业务经费、专项经费、科研经费等各项经费的需求动态,及时调整经费计划。三是进行重点征询调查,研究在一定时期或阶段的重点经费投入的可行性,汇总分析,提出有理有据的论证报告,以保证资金投放的合理与准确。
(三)在经费报支中善用服务型公关
服务型公关是指财务人员以实际行动为广大职工服务的公关活动。财务部门是一个窗口,每个人的一言一行都代表了财务部门的形象。每一位来财务部门办事的职工一进门见到的是清洁的柜台、摆放整齐的单据、面带微笑的财务人员,就会从心里对财务人员有一种亲近感和信任感,交流也就来得容易、迅速、有效。其公关技巧主要把握四个字:待人接物的“热”字、业务处理的“快”字、财会知识的“专”字、宣传解释的“诚”字。对待到财务部门办理经费报支或其他财务事项的人员,无论是领导干部、科技人员、还是普通群众,都要一视同仁,热忱服务,并迅速、快捷、准确地处理每项业务。同时,会计人员要用专业知识,详细耐心宣传财经法规,使每一位来访人员都感到舒心、顺心、放心。
(四)在横向财务协作中善用交际型公关
横向财务协作包括科研院所内部门之间、科研院所间、科研院所与银行及相关部门间等相互之间的合作。一是要密切信息沟通。做好科研院所财务管理工作必须就有关财务信息与各相关部门保持密切的信息沟通,这些信息主要有:科研院所各种事业经费的调拨情况,经费的使用政策、规定及变动情况;各种财务政策、法规及其变化,收费政策与标准等,对这些信息的及时了解能为科研院所争取更多的经费投入,同时促使科研院所办学经费有效使用。二是积极搞好协调。各相关职能部门所制定的资金、财务政策往往具有普遍性,各科研院所财会部门在具体操作过程中可能会出现这样那样的偏差或问题;同时,各科研院所的具体情况不同,有些具体的财务行为与宏观政策规定存在出入,甚至发生冲突,这需要科研院所财会部门应就财务管理工作中存在和出现的种种问题与相关职能部门积极地进行协调,找出妥善解决问题的有效办法。三是及时反馈问题。科研院所财会部门在开展具体的财务管理工作过程中存在的某些需要相关部门予以政策性或规定性支持才能得以顺利解决的问题,应及时向相关部门反馈,以取得支持。四是主动配合监督。科研院所财务管理工作中凡需要实行监督的地方,如经费的使用情况和使用效益,政策、规章、制度的执行情况以及科研院所各项收费情况等,科研院所财会部门应积极主动地提供配合,接受监督。
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综上所述,随着科研院所体制改革的不断深化,科研院所财务管理工作中涉及的公众关系将越来越多样化,越来越复杂化,搞好内外各方面的公共关系变得愈发重要。
参考文献:
1.纪华强,杨金德.公共关系的基本原理与实务.厦门大学出版社,2007
2.刘金同.公共关系实务.清华大学出版社,2006
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