1 实物资产控制方面
1.1 岗位分工及授权批准
(1)企业应当建立实物资产业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理实物资产业务的不兼容岗位相互分离、制约和监督。实物资产的采购、验收、付款、付款审批人员的职务应分离;实物资产使用、实物资产保管、实物资产记录和实物资产盘点、监督人员的职务应当分离;实物资产报废审批与实物资产报废通知单编制人员的职务应当分离。
企业不得由一个人办理有关实物资产业务的全过程。
(2)企业办理实物资产业务,应当配备合格的人员,并根据企业具体情况进行岗位轮换。办理实物资产业务的人员应当具备良好的职业道德,忠于职守,廉洁奉公,遵纪守法,客观公正,不断提高会计业务素质和职业道德水平。
(3)企业应当对实物资产业务建立严格的授权批准制度。明确审批人员对实物资产业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理实物资产业务的职责范围和工作要求。
(4)审批人员应当根据实物资产授权批准制度的规定,在授权范围内进行审批。不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内,按照审批人的批准意见办理实物资产业务。对于审批人超越授权范围审批的实物资产业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人员的上级授权部门报告。
(5)企业对于重要的实物资产购置业务。应当实行集体决策和审批,并建立责任追究制度,防止贪污、侵占实物资产的行为。
1.2 存货资产的管理
(1)验收部门应在购进日期、品名、规格、供货单位、质量和数量等方面对存货进行检验,并及时填置预先连续编号的进库单,经部门主管签字,交会计部门和采购部门。
(2)生产部门及其他存货使用部门根据预算经主管人员批准后。填置颁料单,保管人员审核无误后发料在领料单上签字,并记录在册,填制预先连续编号的出库单,经授权人签字批准,方可发货。
(3)销售商品时,仓库保管人员应根据销售合同、销售发票发货。填制出库单,经授权人批准签字,发货,出库单交会计部门。
(4)企业应定期对存货进行盘点,做好存货收、发记录;企业应当制定合理的仓储损耗定额,完善消防、防水等措施防止因保管不善或其他原因造成丢失、残损、霉变保证存货安全;制定安全操作规章制度,保证在收发货和保管过程中存货的安全。
(5)企业应当制定详细的存货报废毁损核销制度,由仓库保管人员或盘点人员提出申请,经相关授权责任人审核批准后方能核销,若由于保管不善而引起存货毁损的还应追究相关人员的责任。
1.3 固定资产的管理
(1)验收时,必须经使用部门工程师在固定资产验收单上签字同意才能付款;需要进一步安装的机器设备,应由专门的工作人员进行监督控制,逐步调试,保证质量,最后还要进行全面和综合性的测试,合格方能签发验收合格证书。
(2)应对固定资产进行分类作详细的记录,作好卡片账、明细帐和总分类帐,定期或不定期的进行复核盘点。
(3)企业应分类记录固定资产的使用、折旧、维护保养情况,及时了解固定资产的状况。
(4)企业应当建立并严格执行固定资产定期盘点制度,检查固定资产的实存和使用情况,对盘亏、盘盈的固定资产按有关规定执行。
(5)企业应制定严格的固定资产清理、报废制度,根据不相容职务原则,经授权人批准,由固定资产使用部门、财务部门等处理。固定资产的残值收入应及时足额入账;固定资产维护修理费用应严格控制在预算范围内。
2 工程项目控制方面
2.1 岗位分工及授权批准
(1)建设企业应当建立工程项目业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位地职责权限,确保办理工程项目业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。工程项目议案的提出、论证和决策应当分离;负责工程项目施工建设的人员不得兼任工程项目的审批、记录、验收工作;工程项目的预算、决算、招标、投标、工程质量监督等均应明确划分责任,由专门的部门和人员负责。
(2)建设企业办理工程项目业务应当配备合格的人员。办理工程项目业务的人员应当熟悉我国现行法规及工程项目方面的知识,具备良好的职业道德,忠于职守、客观公正,不断提高会计业务素质和职业道德水平。 (3)建设企业应当对工程项目业务建立严格的授权批准制度,明确审批人对工程项目业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理工程项目业务的职责范围和工作要求。
2.2 工程项目的管理
(1)对用于工程项目的资金企业应建立专门的账户,全面、完整的反映整个工程授权部门报告。的进度和各项成本费用。
(2)企业应当建立完善的内部报告制度,以全面、及时、准确的报告反映工程项目业务中的重要信息。
(3)企业应当建立工程项目定期或不定期的会计分析制度,及时发现问题并向有关方面反映,避免或减少损失。
(4)企业应当建立良好的工程物质控制系统,定期或不定期的对工程物质进行盘点,保证工程物质的安全性。
(5)企业应当加强工程项目建设资金的控制,审核工程项耳资金的筹集,保证工程项目资金来源的合法性和可靠性,不得非法集资、挤占生产资金,若要追加投资,须经相关部门重新审核批准:工程项目资金不得用于计划外项目,保证工程项目资金的安全。
(6)建设企业应当建立合理的概预算程序与制度,实现对工程项目造价的控制,将工程项目的实际投资额严格控制在设计范围内。概预算编制口径的确定应当考虑固定资产核算的要求。
3 采购与付款控制方面
采购与付款控制是指合理设置采购与付款的机构和岗位,建立和完善采购与付款的控制程序,加强请购、审批、合同订立、采购、验收、付款等环节的控制。目的是堵塞采购环节的漏洞,减少采购风险。
3.1 岗位分工和授权批准
(1)企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。负责采购的人员不得兼任验收、付款、会计记录工作;采购与付款业务不相容岗位至少包括:①询价业务与确定供应商;②采购合同的订立与采购合同的执行;企业不得由一人办理采购与付款业务的全过程。
(2)企业办理采购与付款业务,应当配备合格的人员。办理采购与付款业务的人员应当具备良好的职业道德,忠于职守、廉洁奉公、遵纪守法、客观公正,不断提高业务素质和职业道德水平。有条件的企业可以建立雇员忠诚保险制度或雇员担保制度。
(3)企业应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度。明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程度、责任和相关控制措施,规定经办人员办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。
3.2 监督检查
(1)企业应当建立对采购与付款业务的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限。定期和不定期的进行检查。
(2)采购与付款监督检查的主要内容包括:
①采购与付款业务相关的岗位及人员的设置情况重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象。⑦采购与付款授权批准制度的执行情况重点检查请购、审批、合同订立、采购、验收与付款的授权批准手续是否健全,是否存在越权审批行为。③应付账款、应付票据和预付账款的管理重点检查应付账款、应付票据和预付账款的形成和支付的正确性、时效性和合法性。④有关凭证和文件的使用和保管重点检查采购与付款业务中产生的凭证和文件的手续是否健全、是否存在漏洞。⑤对违规行为的处罚情况重点检查企业对没有按照有关规定办理采购与付款业务人员是否得到合适的处理,是否有违规不究的情况。
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