1 家族企业在中国经济发展中的重要地位
在中国改革开放经济高速发展的现今,家族企业越来越占据主流的地位。据有关数据统计,2004年初,全国在册的私营企业数量已达334万户,注册资金总和42146亿元,员工人数总和4714万,产值总和达20083亿元,年均增长率超过了47%。在美国,根据权威顾问机构的统计数据,美国家族企业的员工总数,占到了全美国雇员总人数的60%,其产值占全美国GDP的50%。而中国家族企业的这两项数据比例,要远远超过美国。
按照这样的发展速度,家族企业在不久的将来很可能成为中国经济的商业主流。
2 家族企业财务信息系统化的现状及进一步演化必要性
中国经济进入了新时代,家族企业的生存环境产生了巨大的变化。大部分企业已经实现了会计电算化模式,而且该模式为企业的发展做出了巨大的贡献。但是由于中国家族企业本身特有的自然经济性质所局限,随着规模的扩大和经营的复杂化。某些固有及先天性缺陷逐渐暴露出来,成为家族企业进一步发展的障碍。根据资料统计,在西方发达国家,家族企业平均存在时间到达25-40年,而在中国,平均寿命只有2.7年,大多在24年后,出现财务危机。
因此,如何解决潜在或已经存在的财务危机,成为家族企业管理的核心关键。财务危机中至关重要的一点就是财务信息的来源及处理,及其对企业管理流程的作用。家族企业只有借助新的科学技术,与管理结合,共同发展才能将财务管理与企业战略发展相结合,为企业决策提供完善及时的信息平台。
3 目前家族企业财务信息系统化存在的问题
3.1 绝大部分家族企业中,财务管理信息化的核心地位没有建立
很多家族企业对财务信息化建设的认识仅仅停留在以电子化手段替代手工操作的层次上,认为财务信息化就是财会电算化,对现代化管理对信息资源的需求了解不足,没有意识到财务管理信息化是企业管理信息化的核心,是现代化管理的实现保障。
3.2 家族内成员利益冲突,信息集成度不够。无法整合作为科学决策的依据
信息管理是现代企业管理的关键,对中国现代的家族企业来说,要依据及时可靠的信息,来控制物流、资金流。但是,由于家族企业自身的局限性,家族内的各派成员从各自利益出发,不愿及时提供准确的信息。另外,由于所采用的软件标准不一,造成信息的整合度不够。无法共享和及时传递企业的各种业务信息,即使在集团内部,信息也无法得到必要的集成和控制,包括财务信息在内的各类业务信息被纵向和横向分割。信息的低集成度及低真实度,对整个家族企业的正确决策带来很大的阻碍。
3.3 老式的家庭成员担任的财务会计作业流程存在缺失
在传统家族企业财务管理体系中,某项经济业务发生后,相关的历史记录的简化资料被送到财会部门,会计信息系统用简单汇总的方式储存数据,难以及时的还原该项经济业务。由于家庭成员或多或少的缺乏专业性,这类传统的会计信息系统反映信息之后于业务信息。信息滞后很大程度上影响了企业从效益角度对经营活动所进行的实时监控。很多企业对电脑技术的运用只是对原先手工流程的简单模仿和照搬。当一项经济业务发生后,财会人员根据业务单据编制记账凭证,并录入系统。
3.4 家族企业缺乏财务信息化管理的复合人才
家族企业中的财务治理,尤其涉及到专业的财务信息系统化设计,从组织结构上看,存在严重不足。首先从财务管理人员上看,传统的中国家族企业大多由家庭成员管理“账房”,据调查,国内中小企业板上市公司中家族企业,36家家族类民营企业中有40%的CFO担任上市公司董事,六成企业CFO还是在做传统的账房先生,而美国《财富》杂志调查的美国大公司1000名审计委员会成员中,2.9%的人是CFO另外一项由猎头公司Heidrick&Struggles发起的针对CFO的调查发现:在1000名美国大公司的CFO中有19%的人至少担任着一个独立董事的职务,8%的人在自己公司的董事会内任职,透过这样一组数据可以看出,中国家族企业的进化还刚刚开始,它们中的很多还处在萌动状态,最典型的就是新农化工。 其次,对于家族企业中财务信息系统的技术人员的调查,家族企业不乏拥有各类技术人员的,有生产经营方面的专家和研发人员,也有IT方面的技术人员,但是基于中国国情,很多家族企业的财务部门人才匮乏,大多由家族亲属成员担任,这也是其本身内在特性所局限。
4 如何克服家族企业财务信息系统存在的这些问题,对策研究
4.1 在家族企业管理中,以财务管理为核心来规划整个信息系统
财务管理是家族企业管理的核心,而资金管理则是财务管理的中心。财务管理软件的应用,要借鉴国内外成功企业的经验,遵循企业信息化的发展规律,从财务管理、营销管理、生产管理和物流管理等缓解逐步推进。要按照科学发展的原则。依次开发运用财务、销售、生产、采购、仓储等字系统,逐步集成信息流、资金流和物流。
4.2 与ERP系统结合演化。树立以财务信息化管理为核心的管理思想和理念
目前,越来越多的国内家族企业开始意识到企业管理信息系统的重要性,并且开始对生产、采购、库存、营销、成本核算等缓解进行信息化管理建设,ERP在近几年开始得到越来越广泛的推广。国内企业已经普遍实现了会计的电算化,一些企业的领导和财务部门认为实现财务管理信息化就是简单的会计电算化,因而在决策ERP的投入时,认为财务系统的集成或转型是没有必要的,这导致了部分实施了ERP的企业存在财务模块的搁浅,财务系统和周边系统的隔离。比如,一些家族企业投了巨资进行企业信息化建设,实现了ERP的采购、库存、分校等功能模块,但是其财务部门错误的认为原有的会计电算化软件已经可以支持其业务。所以,企业事实上无法实现财务软件和ERP系统的集成,企业的信息化建设无法实现其应有的效益。这是由于很多负责财务部门的家族成员没有能够站在企业全局的高度来看待财务管理和企业管理,没有正确认识财务管理在 企业信息管理中的核心地位。
因此,为了实现家族企业的财务信息系统华建设,必须明确树立以财务管理为核心的管理思想和理念,结合ERP系统。强调面向业务流程的财务信息的收集、分析和控制。使财务系统能支持重组后的业务流程,并做到对业务活动的成本控制(如基于作业的成本控制,即ABC)。家族管理人员通过全面了解财务管理信息,可以做出正确的战略决策和业务操作等各层次的管理方案,除了必须的财务报表外,与ERP系统结合的财务信息系统,能提供多种管理性报表和查询功能,并提供了方便于最终用户使用的财务建模和分析模块(如oracle公司的financial analyzer和OLAP)
4.3 引进现代企业制度代理人信托。培养财务信息化建设的高端人才
具备典型亚洲小农经济特性的中国家族企业,在发展过程中,需要向现代化企业制度发展,虽然目前还存在很多争论,家族式经营也有优势有利的一面,但是引进现代化代理人才参与公司管理,却是中国许多家族企业目前面临的重要问题。新农化工目前的CFO奚晓敏认为,中国的家族企业CFO之所以难做,是要在家庭式管理向制度化过度中,将本身的管理角色定位与公司具体的发展步调相吻合,这里面也有适应性的问题,因为不同阶段的家族企业对CFO有着截然不同的角色要求。
一旦开始建立现代企业制度的代理人管理,家族成员将财务管理大权委托给专业CFO之后,企业将引进、培养财务信息化建设的高端人才。财会人员不再是传统的简单的记录员,而是一个管理员、分析员、控制员。在加强对现有财会人员的计算机和商务只是培训的同时,家族企业需要网络时代所要求的财务信息化管理的高端人才。
4.4 财务信息系统强调创新及跨部门沟通文化
企业财务信息系统作为一个财务管理的工具·将需要人发挥主观能动性,充分加以利用和发挥。对于家族企业的各派成员来说,要从企业整体利益出发,构成财务部门和其他职能部门的财务组合,横向或者纵向,达到互相协作,给整个家族企业创造整体价值的提升。
总而言之,随着中国整体经济发展新时代的到来,对于日益发展壮大,特别是面临上市的很多中国家族企业来说,对于财务管理与公司整体管理相结合起来的财务信息系统,必须投人恰如其分的人、财、物,以期在某种程度上预防和管理财务危机,提升财务优势,从而获得企业在市场上的竞争优势。
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