网上购物出现之前，文具供应商可以轻而易举地大幅抬高价格，因为对买家来说，“货比三家”相当花时间。科技的发展促成了价格的下调，因为目前在绝大多数文具网站上都能轻松查到文具的规格和价格。
理性选择是基本方法
削减文具成本的一个基本方法是理性选择。重新考虑一下订购的和手头的各式各样的文具，首先合并重复的类别，余下的每一个类别确定一两种产品。利用基本工作学习提问技巧来剔除不必要的项目。
什么时候需要？用于何处？订购的原因是什么？如何使用？谁在使用？例如：在非教学环境中订购红色圆珠笔有何必要？为什么要购买多个品牌的铅笔和橡皮？是谁需要如此多种报事贴？你会发现问得越多，订购的文具种类越少。
下一步是增加订货量以便享受批量折扣。在组织范围内汇总需求，集中采购，并确定最佳订货周期以便平衡价格和库存。集中采购可以从常见的项目开始，例如从A4类纸张（用于复印机和打印机），再扩展到一般的文具如铅笔、圆珠笔等，因为生成大订单相对容易些。
选择合适的货源可以获得实实在在的节约。因此，花点时间寻找可靠的供应商是值得的。最后，控制实际的消耗或需求是至关重要的。但是，很多传统的控制手段可能会伤害员工的感情，比如申领新铅笔前要出示铅笔头、特定时间间隔内不得申领文具等，但是过了一段时间后所有员工就会慢慢适应的。
预算控制更具可行性
实际上，根据经验实行预算控制更具有可行性。设定一个偏紧的文具预算，不要超支。如果需求增加，先去找更便宜的货源。
电脑耗材不算便宜，特别是碳粉和墨盒，因为电脑商的惯用做法是将利润标的放在耗材里而不是机器里。因此，应该在选择电脑打印设备前关注一下耗材的价格或者尽量避免打印操作。例如选择网上传真系统来代替普通的纸张传真机，在电脑上接收传真。碳粉盒占到一台传真机价格的1/3甚至更多的现象比比皆是，而且符合节能减排的环保功能，何乐而不为。
做一个盈亏平衡分析，如果回收期合理，就把使用昂贵耗材的打印设备换成便宜些的。少购买电脑打印设备可以进一步降低耗材支出。使用上的不便会促使人们减少打印次数并更多考虑电子方式。彻底的解决方式是发起一场纸张革命来彻底地减少纸张和印刷制品。
目前，可以用便宜些的产品来代替那些品牌商品，但要把好质量关。由于需求增长，一些大的文具店已经开始把一些物美价廉的品牌摆上了货架。另一个找到质量过关的产品途径是通过经销商。一个绿色环保的企业政策也会鼓励选择可循环利用的产品，比如可填充的碳粉盒就比新碳粉盒便宜得多。
同样，使用品牌产品会更可靠，在西方成熟市场上也很容易找到。
茶水间用品，例如咖啡、茶、牛奶、糖类等，如果作为日常采购的一部分，会耗费相当多的时间，专门去采购也不符合成本效益原则。如果达到一定购买量，应采取合同采购的方式。很多文具供应商，特别是开通了网上渠道的供应商，现在将这些商品也纳入了经营范围。这样就可以与其他办公用品一同采购。
不同品牌纯净水之间的价格差异非常大。从不太知名的品牌中选择同等产品前作一些评估，这样可以获得可观的节约。有些名不见经传的产品很可能属于某个大品牌！例如”冰露”矿物质水就是在可口可乐公司授权下在中国生产的。
采购平台和服务来自不同的提供者
在线订购和采购平台越来越普及，因为这样可以减少很多与采购订单、内部需求整合、支付/账户调节、行政管理等相关的隐藏成本。同时这也是控制订单种类的好工具。因为大部分平台都允许在用户终端设置限制，只接受经过预先审批的标准产品的采购。在线订购还具有强大的对账功能。在授权付款之前，所有的发票都可以由系统自动与采购订单进行匹配，这大大地降低了人力成本，同时减少了错误的发生。因此，应优先考虑具有对账功能的平台。
同样，不要在使用了在线平台之后就放松对价格的关注。应该定期审核价格尤其是在通货膨胀时期，特别是在只有单一供货渠道的情况下。要始终着眼于构成支出80%的那20%商品的市场价格(亦即关注那小部份价格高昂的商品)。为更换更符合经济原则的货源保留弹性空间，也就是说，尽量不要签订独家供货合同，让公司有更加宽松的余地。
理想状态应该是采购平台和服务来自不同的服务提供者。
一家在亚太地区颇具实力的金融机构将对文具的控制权由行政部转给内部咨询部。后者一接手就削减了文具项目的30%，腾出文具仓库的空间留作他用。随后开发了基于局域网络的文具订购系统以实现订购和审批的自动化。系统中还建立了标准化文具清单来引导使用者订购许可的产品。这个系统加快了文具申请过程，消除了在仓库输入订单详情的必要性，与内部支付系统建立了对接端口，支付前将订单与发票进行比对。
可循环使用的质量好的品牌碳粉替换原有碳粉的40%，在所有柜员打印机中都使用了色带的替代产品。选用了一个不太知名的纯净水品牌，提供饮水机，不需要去调转水桶。所有这些变化都帮助这家公司节约了大笔的办公用品支出。
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