1 会计电算化对单位内部控制制度的影响
会计电算化使传统的会计系统组织机构、会计核算形式及内部控制制度等发生了很大变化, 其中对单位内部控制制度的影响最为明显。主要表现在以下几个方面:
1.1 控制方式发生改变, 由单一制度控制转为程序控制和制度控制。手工会计系统中, 内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度。 会计电算化后, 取而代之的计算机内部控制措施, 单位的内部控制制度是由人通过会计软件来实现的,由人员和计算机相结合来共同完成。
1.2 控制对象发生改变, 由对人的控制为主转变为对人、 机控制相结合。 手工会计系统中, 内部控制的对象主要是会计对象、 工作情况、 信息处理方法和处理程序等, 单位的经济业务发生均记录于纸张之上。会计电算化后, 会计数据储存在磁性介质上, 会计核算无纸化, 修改数据不留痕迹。原来在核算过程中进行的各种必要的核对、 审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了。
1.3 加大了控制舞弊、 犯罪的难度。手工会计系统中, 会出现由于会计人员的粗心大意、 疲劳或处理环节过多等而产生的无意错误。 会计电算化系统后, 输入数据正确、 计算机程序正确和设备正常运转三者具备才能保证财务信息的准确性, 论文格式如果上述的任何一方出现差错, 就会使处理结果错误。现实中, 由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改, 有时甚至能不留痕迹地篡改, 加以数据高度集中, 未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件, 复制、伪造、 销毁企业重要的数据, 计算机舞弊和犯罪具有很大的隐蔽性和危害性, 发现的难度加大。
2 会计电算化给内部控制提出了新的要求
2.1 确保原始数据操作的准确度。实现会计电算化后, 管理部门对计算机产生的各种会计信息依赖性越来越大。 在电算化会计中, 所有记帐、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。 而电脑中的原始数据是由人工事先进行审核和输入计算机的, 一旦原始数据在输入中发生错误, 计算机无法识别, 只会将错就错地进行各种计算工作, 因而自动处理数据的准确性, 完全依赖于原始数据输入的准确性。 由此,对内部控制提出了新的要求:一切数据的处理方法和过程都必须规范化, 并保持准确性和相对的稳定性, 这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。
2.2 控制操作人员的职能。授权、 批准控制是一种常见的、 基础的内部控制。在手工会计系统中, 对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。 但会计电算化后, 职能划分发生了巨大的变化。因为业务处理全部都是以电算化系统为主, 因而电算化功能和知识的高度集中导致了职责的集中, 特别是会计人员的职能开始从核算型向管理型转移。 某些人员既可从事数据的输入, 又可负责数据的输出和报送。 因此, 如果不加强内部控制, 就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修改, 操纵处理结果, 从而加大了出现错误和舞弊的风险。
2.3 避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险。实行了电算化会计后, 有形记录较传统手工会计系统大为减少, 凭证、 经济业务事项的说明和帐簿等大多要依赖计算机方可录入、 阅读或查询。 信息来源于数据和程序, 并且从一开始就存储在各种磁性介质上。 有些业务或处理结果可能不被打印出来, 只有依靠电子计算机才能阅读这些数据。如果缺乏适当的内控, 那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大, 而且数据改动后能不留下任何痕迹。
3 加强会计电算化内部控制的措施
严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证。 内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系, 又要相互制约。国内外会计电算化的实践表明, 计算机本身处理出错几乎为零, 但人为造成出错和舞弊的现象有增无减, 而且一旦出现舞弊, 损失巨大。强化内控管理, 提高电算化的科学管理水平是建立现代企业制度的内在要求, 也是提高企业竞争能力的重要途径。电算化会计的内部控制是一个范围大、 控制程序复杂的综合性控制, 它是系统的人工与机器相结合的控制机制, 其中人员控制是基础, 也是会计监控的重点; 技术控制是手段, 也是全面控制的必要支持。具体说, 加强会计电算化内部控制应做好以下几个方面的工作:
3.1 全面提高会计人员素质。内部控制制度是由人设计、 执行的, 缺乏高素质的人员, 任何控制制度的效用都将大打折扣, 甚至形同虚设。 企业必须全面提高会计人员的综合素质, 尤其要加强计算机技术学习, 使计算机操作水平上档次, 同时注重精神层面的软控制, 充分调动人的积极性。
3.2 做好管理基础工作, 尤其是会计基础工作。规范、 健全的管理制度和方法, 准确、 完整的规范化的数据是搞好电算化工作的重要保证。 没有很好的基础工作, 电算化会计信息系统无法处理无规律、 不规范的会计数据, 电算化工作的开展将遇到重重困难。
3.3 加强程序操作控制, 业务程序标准化,严把会计核算控制质量关。 会计核算控制是电算化系统内部控制中的重要内容。 会计核算结果是会计预测、 决策、 分析的基础, 必须保证账务处理的正确性、 规范性、 真实性。 为了保证信息处理质量, 减少产生差错和事故的概率, 应制定上机守则与操作规程;认真做好会计数据日备份和月末备份, 坚持双重备份制度;严格执行复核制度, 充分保证计算机账务处理不错不乱。
3.4 强化操作权限意识, 明论文格式确岗位责任, 加强人员职能控制。 完善的会计电算化内部控制应坚持明确分工、 相互独立、 互相牵制、 相互制约的安全管理原则, 使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中。 要充分运用财务软件自身的程序控制功能, 实行集中式事后监督与实时监控相结合的内控机制。 每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业, 不得超越权限接触系统, 以保护会计数据免遭不当使用或破坏。
3.5 加强系统安全控制。这项控制是为了保证计算机系统的运行安全, 避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患。它主要包括:接触控制和环境保护、 安全控制。 随着网络技术快速地发展, 应加强网络安全的控制。为了能够实现实时安全监控, 必须建立网络间的安全屏障即网络安全 “防火墙” , 设置网络安全性指标,包括数据保密、 访问控制、 身份识别等, 并且针对单位的特定状况, 开发相应的技术来保护系统。
3.6 加强内部审计。内部审计既是单位内部控制系统的重要组成部分, 也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中, 由于是 “人机”对话的特殊形态, 因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。内部审计必须包括以下几个方面:a.对会计资料定期进行审计, 审查电算化会计帐务处理是否正确, 是否遵照有关法律、 法规的规定; b.审查机内数据与书面资料的一致性; c.监督数据保存方式的安全、 合法性; d.对系统运行各环节进行审查, 防止存在漏洞。随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及运用, 内部会计控制制度中的新问题和新课题将不断出现, 电算化会计环境下的内部控制制度必须及时修改完善。 只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生, 从而从源头上确保会计信息的可靠性和真实性。
参考文献
[1]朱爱亚.谈谈如何加强会计电算化的内部控制制度[EB/OL].中华财会网, 2004.
[2]刘志涛.计算机会计学[M].北京:中国人民大学出版社, 1999.
[3]章耀忠.企业会计电算化内部控制现状与对策[EB/OL].中华财会网, 2002.
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