企业采购风险控制的六大关键点

根据《企业内部控制规范》规定，企业在采购业务中至少应重点关注两类风险：一是缺乏科学合理的采购计划，可能导致企业停产；二是采购环节出现舞弊，可能导致采购项目质次价高。要想有效防范以上风险的发生，企业必须全面梳理采购流程，确定关键控制点，着重把握好采购业务的六大环节：

一、计划管理环节

采购计划是企业组织采购的重要依据，也是确保企业生产经营正常运营的基础。一个企业，如果缺乏科学合理的采购计划，可能导致企业停产待料。

一是建立全面预算管理制度，根据全面预算管理的要求，结合合理库存、生产消耗等情况科学制定采购计划，采购计划要明确采购的项目、规格、数量、质量、用途等主要内容；二是建立采购计划的申请、审核、审批制度，明确不同级别、不同部门的授权范围及审批权限；三是企业的采购行为必须依据审批通过的计划执行，严禁无计划、超计划或超库存采购等失控现象的发生。


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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、不相容职务管理环节br />
企业应建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容职务相互分离、制约和监督。关键岗位要定期实行岗位轮换。

一是采购申请部门、采购计划审批部门要与采购执行部门分离；二是采购人不能同时担任验收入、相关会计记录人；三是询价与确定供应商岗位应分离；四是采购合同的订立与审核岗位应分离；五是付款审批人、执行人不能同时办理寻求供应商和询价业务；六是付款申请、审批与执行岗位应分离。

三、合格供应商管理环节

企业应建立合格供应商认定制度，并对合格供应商建立完整、真实、可控的数据库档案（包括资质资料、经营状况、考察情况、审核意见以及相关业绩等内容），对供应商应实行对口、分级、动态管理。

一是合格供应商的数量，应根据企业生产需要及采购计划量合理确定，并保持相对稳定，同时应尽量避免企业内多头对同一供应商；二是企业要充分利用ERP信息管理平台，实现合格供应商信息数据的统一和共享；三是对合格供应商，企业要建立评价制度，实行优胜劣汰，动态、分级管理；四是对于优秀供应商，企业可制定相关的优惠政策，并与其建立长期的合作伙伴关系，稳定供货主渠道，确保生产平稳运行。

四、招投标管理环节

《企业内部控制应用指引》规定：大宗采购应当采用招标方式，规定最高限价，实行比价采购。

一是成立由管理层以及来自请购、采购、生产、财务、内部审计、法律、纪委等部门人员组成的采购价格委员会，明确采购价格的形成机制；二是大宗商品的采购必须采取招投标方式，来确定供货单位、供货价格及数量等内容；三是制定物资采购招投标的相关制度及操作流程，包括：招标预备会的主要内容-入围供应商的选择-评标办法的确定-投标文件的要求-中标单位的确定及公示-采购合同的签订要求等内容；四是对单价高、数量多的物资采购，企业要建立严格的比价比质制度，做好性价比分析。

五、买入合同管理环节

买入合同是企业经济往来过程中，用以明确合同双方权利和义务，确保合同有效履行，防范采购纠纷的重要依据。对于企业采购合同管理来说，至少应当防范下列风险：一是未签订合同或合同内容存在重大疏漏，可能导致企业合法权益受到侵害，经济利益受损；二是合同履行不力，可能导致经济纠纷或法律诉讼，损害企业的信誉好形象。

企业必须建立合同管理制度，明确合同签署与履行过程中的主要风险点，例如：合同主体资格、合同订立依据、合同主要条款等关键控制点，采取相应措施，实施有效控制。

一是企业对外发生的重要经济行为，均应签订相关合同，尤其是物资采购行为，合同一经签署，不得随意变更；企业在订立合同时，严格按照《合同法》要求，切实做到条款内容完整，表述严谨准确，相关手续齐备，避免出现重大疏漏；二是建立合同审核、内部会签制度及合同退改重审制度，企业要充分发挥内审部门、法律事务部门的作用，对重大合同的合法性、严密性、可行性、程序性及经济性进行审核；三是建立合同纠纷处理制度，在买入合同履行过程中发生纠纷，企业应根据《合同法》、《民事诉讼法》等法律规定解决；四是建立重大合同披露及评估制度，尤其是上市公司，对于企业重大买入合同的主要供应商情况、价格形成机制、合同的签订、履行情况、纠纷及诉讼等情况，应予以披露。

六、验收付款管理环节

我国《企业内部控制规范》规定，企业应建立严格的采购验收制度，由独立的验收部门或指定专人，对所采购物资的品种、规格、数量、质量等内容进行验收，认真与经批准的订单、合同等文件核对后，出具验收报告，计量报告和验收证明，办理相关结算手续。

一是采购部门与验收部门应当相互分离；二是验收过程中发现问题，应及时报告，查明原因，妥善处理；三是建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货款回收等内容做出明确规定；四是建立预付账款和定金的授权审批制度；五是加强采购付款管理，严格审核采购预算、合同、审批程序、验收手续、发票等相关内容，审核无误后，方可办理付款，否则，应当拒绝支付；六是加强对应付账款、应付票据等往来账款的审计力度，定期与供应商核对金额，发现不符，查明原因，及时处理。