1 关于会计电算化
电算化是我国经济领域中对以电子计算机处理经济事务的通俗称谓。对于会计电算化的定义,在财政部会计司组织编写的《会计基础工作规范培训教材》中指出:“会计电算化是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机代替人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的过程。具体来讲就是由专业人员编制会计软件,由会计人员及有关操作人员操作会计软件,指挥计算机替代人工来完成会计工作的活动。”
现在,我国大部分企业在会计电算化的运用上由于深受传统会计理论的影响,还只停留在以算账、记账、报账等会计核算为主的初级阶段,实际上,会计电算化的运用还包括许多内容:①对存货的进、销、存管理;②对资金的调度管理;③对应收、应付之类往来账的管理;④对固定资产的管理;⑤将报表转换成直观、形象的图表;⑥利用虚拟记账的方法,随时结出“节余”数字,对企业的生产成本和销售利润实行动态化的管理;⑦还可以借助网络打破传统的时空观和地域观,在异地进行网上查询或通过发号施令,实行远程控制;⑧利用存贮在电脑内的数据安全、可靠,资料多、信息全的特点,可以对比几年的数据,发挥电脑海量存储的特点,快速地检索资料,进行比照分析,发现规律性、有价值的东西,来指导今后的工作,以达到管理目的。与此同时,也有少部分企业开始应用ERP软件,但总体来说只最大限度地发挥了电脑运算速度快、计算精度高的特点,而对其模糊分析等方面的智能化优点关注的较少,事实上,目前会计理论的发展除了财务会计部分有更新外,还涵盖了物价变动会计、人力资源会计等许多新领域。所以,在关注计算机的智能化和会计工作的新理论方面,会计电算化有许多工作可去做,更是大有可为的。
2 会计电算化与工程管理的关系
2.1 会计电算化是工程管理现代化基础。管理者依据会计人员提供的信息来了解起企业自身的各项经济状况,并据此进行决策。试想,每次要在一个会计分期十几天后(如月报)才能得到一批资料,即使数据再准确,再全面,面对瞬息万变的经济形式,我们也只能是望洋兴叹。
这里还要特别提到管理会计在会计电算化中的运用。管理会计中其实有许多非常好的方法,如保本点的计算、经济订购批量的确定、零件自制还是外购的决策、是否接受追加订货及预测尚未发生的会计现象等,它们总是把定性的问题量化,再回归到定性的分析上来。虽然实际结果不一定肯定应验,但会让你感到比较可靠。因此,可以说很多东西都有着很强的实际意义,也都有很好的用途,但实际工作中运用的却并不多,究其原因无外乎在于计算起来太繁琐、太复杂,其中很多公式涉及到高等数学方面的专业知识,运算过程长,有时颇费一番周折得出的数据还可能有疏漏,让人不置可否。
正因为会计电算化的基础性作用如此显著,笔者认为要大力推行会计电算化。在推行过程中可采取一些必要的行政措施,这方面“金税工程”的顺利实施给作了很好的范例。同时还要加大会计电算化人才的培养力度。着力培养大批适应社会主义市场经济需要的会计电算化中、高级人才,提高会计人员的从业素质,特别是提高会计电算化人员的实际操作水平和操作能力,造就一批既擅长会计业务,又熟谙电脑和网络知识的复合型人才应是当务之急。
2.2 会计电算化体现管理现代化的目的和要求。企业管理中要随时知道本期收入、费用和利润情况,就生产型企业而言,特别是掌握适时的销售状况、成本状况,以便进行成本控制,未雨绸缪,抢占制高点,先发制人,来赢得主动。这样,使会计信息的反馈价值显得特别重要。当然,首先要保证会计信息的及时性和可靠性。
所以,会计电算化软件在开发过程中应充分考虑体现管理现代化的目的和要求,实践中,还要根据使用者的反馈信息进行不断调整、充实和完善。
3 会计电算化在工程管理中的作用及对策
3.1 会计电算化可以提高会计工作效率。这表现在单位的会计成本大大降低,而且把“人”这个生产力中最根本、最具革命性的因素解放出来,使其将更多的精力投入到管理工作中去。
3.2 会计电算化还可以提高会计工作质量。这主要体现在消除会计指标出错的可能性上,使其更加精确和会计报告更加及时等方面。很多经济指标可以采用科学的运算方法,特别是管理会计的一些方法在计算机的支持下能很方便地实现(本文就此将作专门探讨)。
3.3 会计电算化还改变了人们的工作方式和思维方式。过去人们认为一些做不到或做不好的事情,现在不仅可以做到,而且完成得还很好,因此,由于会计电算化的实施而造成的对人们观念、思维上的冲击将是革命性的。
3.4 计算机代替手工填制记账凭证是相当容易的,并且比手工制作的凭证更规范、效率更高。但是难以给查账和审计工作提供可靠的依据。为了解决这一矛盾,可以先由计算机填制输出记账凭证,然后由有关经办人确认后签名或盖章,无签名或盖章的视作无效凭证,不得进行账务处理。设置主辅操作员进行两次输入,仅仅是为了防止数据输入时错误,对于原始凭证与记账凭证中的差错却无法校正,连事后控制的作用也发挥不了。因此,可直接由主办会计根据审核无误的原始凭证操作计算机制作记账凭证,并将数据存入一个临时数据库中,以便调出修改。同时应对输出的记账凭证确认后签名或盖章,然后交稽核员稽核。对于审核无误的记账凭证,稽核员交出纳进行收、付款,并操作计算机将主办会计存入临时库存中的凭证数据转入正式数据存中,以便进行账务处理。
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