基于用友ERP系统的手工凭证格式设计

【摘要】本人认为手工记账凭证格式可以进行改进，做到手工账和电脑账的完美结合，使得原始凭证和记账凭证更加整体化、合理化。
【关键词】ERP 收款凭证 付款凭证 转账凭证

当我们所涉及的业务中借方或贷方除了有库存现金和银行存款之外的其他会计科目，传统手工做账下我们所选择的凭证类别就不是单一的收款凭证和付款凭证了，而是收款凭证和转账凭证的混合以及付款凭证和转账凭证的混合；而用友ERP下则不管什么样的经济业务发生，只需填制一张记账凭证即可，从这点上看，本文认为传统的记账凭证格式可以进行改进，使之趋向于用友ERP的做法，做到一个业务对应一种记账凭证，使得原始凭证和记账凭证完美结合。
一、传统手工记账凭证理论
传统的收款凭证、付款凭证、转账凭证格式下，业务所选凭证的原则如下：

针对上述原则，我们可以选择不同的凭证进行业务登记：①当业务借方科目只有库存现金或者银行存款时选择收款凭证进行登记；②当业务贷方科目只有库存现金和银行存款时选择付款凭证进行登记；③当业务借贷方科目都没有库存现金和银行存款时选择转账凭证进行登记；④当业务借方科目除了库存现金和银行存款之外的其他会计科目时，就要同时登记收款凭证和转账凭证；⑤当业务贷方科目除了库存现金和银行存款之外的其他会计科目时，就要同时登记付款凭证和转账凭证。
可以看出第四和第五种情况下，需要有两类凭证来登记该业务，这样就会使得原始凭证和记账凭证的粘贴不能非常完美，也增加了日后查账的工作量。以出差借差旅费为例：假设某员工出差归来，报销差旅费1 800元，交回现金200元。所填制的记账凭证如下：一张金额为200元，科目为库存现金和其他应收款的收款凭证，一张金额为1 800元，科目为管理费用和其他应收款的转账凭证。

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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、用友ERP系统下的记账凭证理论br />1. 基本理论。记账凭证是会计数据进入会计软件系统的一个非常重要的入口，方便会计、财政、审计、银行、物价等部门的后续查账工作，为此记账凭证的录入必须规范。用友提供了五种凭证类别：①记账凭证；②收款、付款、转账凭证；③现金、银行、转账凭证；④现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；⑤自定义凭证类别。我们通常采用的是第二种收款、付款、转账凭证。
对选择的凭证分类在制单时设置对科目的限制条件，有以下5种限制类型供选择：①借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生；②贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生；③凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生；④凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生；⑤无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。那么针对收款、付款、转账凭证，所进行的设置如下：

2. 业务处理。针对上述原则，我们可以选择不同的凭证进行业务登记：①当业务借方科目存在库存现金或者银行存款时选择收款凭证进行登记；②当业务贷方科目存在库存现金和银行存款时选择付款凭证进行登记；③当业务借贷方都没有库存现金和银行存款时选择转账凭证进行登记。
由此我们可以看出在用友ERP系统下，任何一项业务的发生只需填制一种记账凭证即可，因为收款凭证和付款凭证允许同时存在库存现金、银行存款以及之外的其他会计科目。
三、与ERP系统相对应的手工记账凭证格式
通过上述分析我们可以看到：转账凭证下传统手工做账和用友ERP做账并无区别，但是收款凭证和付款凭证针对下述业务就有不同的业务处理：该业务的借贷方涉及除了库存现金和银行存款之外的其他会计科目，此时需要做出收款凭证和转账凭证或者付款凭证和转账凭证。为了使手工做账和用友ERP做账相结合并且在凭证类别的选择上更加合理化，我认为应该趋向于用友ERP下的做法。
改进后的收款凭证、付款凭证、转账凭证格式见下表。


通过上述的格式我们可以清晰看到，记账凭证修改前后的特征：①转账凭证并无变化；②收款凭证和付款凭证格式发生了变化，把之前表外登记的库存现金和银行存款纳入到表内进行登记；③从整体上看，收款凭证、付款凭证、转账凭证格式基本相同，除了下述几个方面：凭证名称不同；凭证颜色不同（收款凭证为红色，付款凭证为绿色，转账凭证为蓝色）；签字不同（收款凭证和付款凭证比转账凭证多了出纳签字）。
改进后的收款凭证、付款凭证、转账凭证与原有通用的记账凭证看似有相同之处，但有实质性的不同，该凭证格式最主要是进行了收、付、转凭证的划分，与原有的收、付、转凭证有着相同的功能。通过修改之后的记账凭证既可以满足企业收、付、转凭证的登记，方便各类明细账、日记账的登记，又可以做到一笔业务只选择一种记账凭证进行登记，不用再分开进行登记，使得业务和凭证更加整体化，还可以与用友ERP相同步，做到手工账和电脑账的完美匹配。
【参考文献】
1. 电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/br1 论文检测天使-论文免费检测软件[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/shu.html /> 1. 张玉明.电算化条件下记账凭证的编制.中国管理信息化，2011；6
2. 费诚.原始凭证电子化探析.中国集体经济，2011；36

【作　　者】
张卫丽

【作者单位】
（郑州成功财经学院管理系 河南巩义 451200）