小微企业Excel账务处理的全流程设计

【摘要】小微企业业务量小、资金紧缺，可以考虑运用Excel电子表格完成账务处理。本文以粤顺小家电厂为例，探讨运用Excel电子表格完成从会计凭证的录入到会计账簿的登记再到会计报表的编制整个账务处理流程的思路，期望对小微企业的账务处理有所帮助。
【关键词】Excel 记账凭证 会计账簿 会计报表 数据透视表

小微企业规模小、业务量少，因此账务处理相对容易。考虑到购买财务软件需要一笔不小的资金，我们采用Excel电子表格替代财务软件进行账务处理。Excel电子表格是微软公司出品的Office系列办公软件的一个组件，它内置了大量的函数，具有强大的数据处理以及图形图表处理功能，它可以免费安装在任何一台计算机中，因此它的使用成本几乎为零。它处理数据灵活、简洁、有效，被广泛应用于财会、统计领域，被誉为财会人员的电子算盘。
小微企业可以借助Excel电子表格完成账务处理程序。账务处理程序也称会计核算组织程序，是指对会计数据的记录、归类、汇总、陈报的步骤和方法。即从原始凭证的整理、汇总，记账凭证的填制、汇总，日记账、明细分类账的登记，到会计报表编制的步骤和方法。账务处理程序的基本模式可以概括为：原始凭证→记账凭证→会计账簿→会计报表。
本文以粤顺小家电厂为例，探讨运用Excel电子表格进行账务处理的思路。
一、运用Excel电子表格编制记账凭证
用Excel电子表格处理小微企业账务是从记账凭证的填制开始的。传统的财务软件可以根据物流的采购或销售发票、收款单等原始凭证自动生成相应的会计凭证。而在Excel电子表格条件下，会计人员要手工整理、汇总原始凭证并根据会计实务知识编制会计分录，并将会计分录录入Excel电子表格中。运用Excel电子表格录入会计凭证的表格可以设计成如表1格式。
运用Excel电子表格编制记账凭证需要做如下几点说明：
1. 由表1可以看出，Excel电子表格的会计凭证与纸质会计凭证或者财务软件中的会计凭证的内容不同。实际上Excel电子表格的会计凭证可以看做普通会计凭证的缩减版。Excel电子表格中的会计凭证取了普通会计凭证中的重要信息作为字段，例如表1中的“年”、“月”、“日”、“序号”、“凭证编号”、“摘要”、“科目代码”、“科目名称”、“明细科目”、“借方金额”、“贷方金额”等，这些信息对于识别各个经济业务已经足够。如果实务中认为不够，可以设计增加相应字段补充。
2. 运用Excel电子表格生成的会计凭证与普通会计凭证结构不同。普通的会计凭证结构一个表格一张凭证不利于形成数据库。而Excel电子表格中的会计凭证每一个分录中的借方或者贷方占一行，每一行结构相似，从而使整个会计凭证表形成了一个数据库。这有利于进行数据透视生成科目汇总表，同时还有利于进行字段筛选，辅助生成总账、明细账。
3. 表1中的会计凭证表运用了相应的函数。例如E列的“凭证编号”运用了文本链接函数CONCATENATE函数。以单元格E5为例，其函数为：“=CONCATENATE（A5，B5，C5，D5）”，由此生成的结果为“09120101”。H列的“科目名称”也设置了函数，以H5单元格为例，该单元格的函数为“=IF（G5=""，""，VLOOKUP（G5，粤顺会计科目，2，FALSE））”，由此生成的结果为“其他应收款”。该函数通过IF函数套用Vlookup函数实现了每当会计人员在G列输入相应的科目代码，在H列同一行即自动生成相应的科目名称。这可以减少工作量同时避免手工输入误差，有利于之后进行数据透视。
表1中的K3单元格是一个检测函数，其函数为“=IF（SUM（J5:J177）=SUM（K5:K177），"平衡"，"不平衡"）”，通过IF函数检测借贷方是否平衡。如不平衡则显示“不平衡”，则提醒工作人员进行修改。
4. 在凭证的编制过程中，我们还要运用Excel电子表格制作一些辅助表格，生成成本计算单、材料及产成品收发存表、工资计算单。这些表格可以根据实际需要进行设计，这些表格的制作也是会计凭证编制工作的重要环节，只有制作了这些表格才能进行相关会计凭证的编制。由于内容繁多，在此不再赘述。

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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、运用Excel电子表格登记会计账簿br />会计账簿能够综合反映当月各个科目本期发生额、余额情况，同时会计账簿的编制也是生成会计报表的必要程序。为了生成会计报表，科目汇总表、科目余额表是必须编制的。其他报表比如总账、现金日记账、银行存款日记账等，可以根据各个企业的需要适当编制。
首先介绍如何运用Excel电子表格生成科目汇总表。Excel电子表格有强大的数据库处理功能，它可以以数据清单作为数据源进行简单的数据处理如排序、筛选、分类汇总，也可以利用Excel的数据透视表功能进行复杂的数据处理工作。
数据透视表是一种动态工作表，是对大量数据快速汇总并建立交叉列表的交互式表格。在数据透视表中，可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。本例以表1“粤顺小家电厂会计凭证表”为数据源，利用Excel电子表格的数据透视表功能生成科目汇总表，如表2所示。







接着，我们讨论如何运用Excel 电子表格在科目汇总表的基础上编制科目余额表。在Excel电子表格中设计科目余额表的格式如表3所示。该表格由四个大部分组成，即科目代码或科目名称、期初余额、本期发生、期末余额。期初余额可以根据该小家电厂上个月的期末余额得到，本期发生额可以根据该小家电厂的科目汇总表得到，期末余额可以根据会计相关知识计算得出。单等原始凭证自动生成相应的会计凭证。而在Excel电子表格条件下，会计人员要手工整理、汇总原始凭证并根据会计实务知识编制会计分录，并将会计分录录入Excel电子表格中。运用Excel电子表格录入会计凭证的表格可以设计成如表1格式。
运用Excel电子表格编制记账凭证需要做如下几点说明：
1. 由表1可以看出，Excel电子表格的会计凭证与纸质会计凭证或者财务软件中的会计凭证的内容不同。实际上Excel电子表格的会计凭证可以看做普通会计凭证的缩减版。Excel电子表格中的会计凭证取了普通会计凭证中的重要信息作为字段，例如表1中的“年”、“月”、“日”、“序号”、“凭证编号”、“摘要”、“科目代码”、“科目名称”、“明细科目”、“借方金额”、“贷方金额”等，这些信息对于识别各个经济业务已经足够。如果实务中认为不够，可以设计增加相应字段补充。
2. 运用Excel电子表格生成的会计凭证与普通会计凭证结构不同。普通的会计凭证结构一个表格一张凭证不利于形成数据库。而Excel电子表格中的会计凭证每一个分录中的借方或者贷方占一行，每一行结构相似，从而使整个会计凭证表形成了一个数据库。这有利于进行数据透视生成科目汇总表，同时还有利于进行字段筛选，辅助生成总账、明细账。
3. 表1中的会计凭证表运用了相应的函数。例如E列的“凭证编号”运用了文本链接函数CONCATENATE函数。以单元格E5为例，其函数为：“=CONCATENATE（A5，B5，C5，D5）”，由此生成的结果为“09120101”。H列的“科目名称”也设置了函数，以H5单元格为例，该单元格的函数为“=IF（G5=""，""，VLOOKUP（G5，粤顺会计科目，2，FALSE））”，由此生成的结果为“其他应收款”。该函数通过IF函数套用Vlookup函数实现了每当会计人员在G列输入相应的科目代码，在H列同一行即自动生成相应的科目名称。这可以减少工作量同时避免手工输入误差，有利于之后进行数据透视。
表1中的K3单元格是一个检测函数，其函数为“=IF（SUM（J5:J177）=SUM（K5:K177），"平衡"，"不平衡"）”，通过IF函数检测借贷方是否平衡。如不平衡则显示“不平衡”，则提醒工作人员进行修改。
4. 在凭证的编制过程中，我们还要运用Excel电子表格制作一些辅助表格，生成成本计算单、材料及产成品收发存表、工资计算单。这些表格可以根据实际需要进行设计，这些表格的制作也是会计凭证编制工作的重要环节，只有制作了这些表格才能进行相关会计凭证的编制。由于内容繁多，在此不再赘述。

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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、运用Excel电子表格登记会计账簿br />会计账簿能够综合反映当月各个科目本期发生额、余额情况，同时会计账簿的编制也是生成会计报表的必要程序。为了生成会计报表，科目汇总表、科目余额表是必须编制的。其他报表比如总账、现金日记账、银行存款日记账等，可以根据各个企业的需要适当编制。
首先介绍如何运用Excel电子表格生成科目汇总表。

【作　　者】
于清敏（副教授）

【作者单位】
（顺德职业技术学院经济管理学院 广东佛山 528300）