进一步做好档案工作的思考

摘　要：本文结合地勘单位存在的具体问题，提出了如何在已有工作的基础上，进一步做好档案工作的思路，以适应档案工作之需要。

关键词：档案管理 工作


地勘单位属地化以来，在《档案法》及其实施办法的指引下，档案事业稳步发展，管理体制不断完善，各种门类档案资料不断丰富，并实现了统一管理。很多地勘单位还实现了达标升级。但是，随着社会发展和科学技术进步，尤其是单位各项事业的快速发展，给档案工作提出了更高的要求。
　　就本单位来看，按照档案规范化管理的标准，逐一对照，仍有一定差距，如，基础工作不够扎实，档案数字化较慢，信息化服务不够，发展规划不明确，缺少深层次编研成果，缺乏有特色档案，开放利用程度不够等。
　　这些问题的存在，给我们档案工作者提出来了一个新的课题，即，在当前形势下，如何进一步搞好档案工作？如何发挥档案的积极作用？去服务于单位快速发展的各项事业，满足各项事业发展的需要。
　　鉴于此，本人认为，要进一步做好档案工作，充分发挥它的积极作用，还需要我们进一步作好以下几个方面的工作。
一、 抓好档案资源建设
　　档案资源是档案事业发展中的基础，是一个单位最基本的基础条件，是信息资源建设的主要组成部分。因此，要增强工作的主动性，不断拓宽资源获取的渠道和范围，凡是对本单位发展有用的档案，有收藏价值的档案，都应纳入档案资源，勿使档案工作成为“无源之水，无本之木”。为此，可以从以下方面做起，一是先从单位内部，在已有文书、科技档案的基础上，拓宽归档范围，收集充实实物档案、音像档案等，形成门类齐全、结构合理是总体格局。二是丰富、完善和充实各类档案内容，三是收集或征集一些本单位在发展过程中有影响的人或事件的专题档案。这样，本单位只有拥有了丰富的档案资源，才谈得上提供提供利用的源泉。

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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、抓好档案数字化建设br />　　有了充足的档案资源后，就要求我们更好地发挥它的作用，要发挥好它的作用，除了一些传统的方法外，还要求我们充分把档案信息化、数字式化，当然，档案信息化的内涵很丰富，但在目前状况下，本人认为，要做好三个层面上的工作：
　　一是要把当前归档的的全部内容数字化，即利用现有科技手段，把现在所形成的文字材料、整理文档过程中形成的数据录入软件中，形成最基本的文件级目录，以及每个文件的全部电子文件，二是建立健全各类档案的基础数据库，汇编出案卷级目录，整理出各类档案的目录数据，设计出各类检索检索工具。三是在一定范围内逐步实现档案资源的共享，构建档案信息系统。这样就可以改变过去传统的档案实体服务方式，辅以现代的电子文档服务方式。既保护了档案实体原件，又提高了档案利用的工作效率，从而发挥档案的最大作用。
　　三、加强档案机制建设
　　加强档案法律、法规和制度建设，做到有法可依，克服和防止工作的随意性和盲目性，促进档案工作的制度化、程序化和规范化。在实际工作，一方面要坚持以制度管事。用规范的管理制度、完整的工作流程来指导和开展档案工作，以此促进档案规范化管理，提升档案管理水平；一方面要坚持以制度管人。完善岗位目标管理责任制度，严明岗位纪律，真正形成一套职责明确，程序严谨，落实有效，运转灵活的工作机制，促进档案管理人员遵章守法，发挥主观能动性，为档案工作各项任务的圆满完成提供坚实的保证。同时注重服务机制的创新，实现档案工作服务由被动向主动服务转变，由单一服务向全方位服务转变，由一般服务向深层次服务转变，使档案工作紧跟本单位的发展步伐，真正体现档案工作落实的“四同步”，以促进档案事业的健康发展。
四、做好档案服务工作
　　服务是档案工作永恒的主题。为单位各项工作提供档案信息服务，应当根据具体情况，不断调整服务方式，创新开发多渠道的信息资源，积极主动地为经济建设服务。 这就要求我们：一是首先树立“以人为本、服务先行”的意识。要采取积极有效的措施，宣传档案法，普及档案知识，让更多的人了解档案，宣传档案，使档案真正服务单位。二是要增强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性。了解和知晓本单位的主要工作职责、程序、步骤，有所考虑、有所准备相关的资料或目录。三是树立信息服务的理念。利用现成的、质优量大的电子文件信息资源，以及得天独厚的库存优势，围绕本单位的中心工作，整理汇编相关的信息数据，主动地为各级领导决策提供参考，定期编制档案信息简报，有针对性地为部门提供文档服务，为各部门提供档案信息服务。四是在服务过程中增强保密意识和创新意识，在提供利用的同时，要处理好利用与保密的关系，对涉及本单位秘密的档案要履行好保密职责；同时在服务中要有创新意识，在坚持一定原则的基础上，创新服务方式，改进工作方式方法，大胆尝试，合理合规，以期达到最好的利用效果。
五、提高档案人员的能力
　　随着时代的进步，人们需求的变化，不仅仅对档案实体提出了新的标准，而且对档案管理的人员也提出了更高的要求，这就迫使我们档案档案管理人员必须具备一定的素质和能力，一，首先是学习的能力，由于档案是一门学科，是一门专门的理论，这就意味着管理档案的人员必须要学好相关的理论知识，而且要养成终身学习的能力，以适应事业发展的需要。二是业务能力，要亲自动手，善于动手，对档案材料整理、录入、鉴定、保管等各环节操作性很强的工作，要做到认真致细，精益求精。严格按照规定对材料进行分类、整理、装订、编目,在现代办公自动化环境下,对形成的数据要熟练进行操作，准确做好录入、导出、备份、存储等工作，三是具备一定的科研能力或调查分析能力，一方面要能够对形成的数据资料开展深层次编研工作，另一方面，要求对形成的数据进行分类、对比或归纳、总结，从中发现有规律性的问题，分析研究本单位各类档案的数量、规模，并与同行业、同部门的相关单位相比，找出存在的差距或自己的优势。通过总结分析，从而提高个人的各方面工作能力。
　　
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综上所述，随着档案工作的重要性日益突现，对档案的依赖程度越来越高，这就要求档案管理工作人员充分认识工作的重要意义，从而进一步提高自己各方面的能力，对待工作认真致细，尽心尽责，以适应档案工作之需要。