对物资采购与付款控制流程设计的探讨

摘要：物资采购与付款控制在一个企业的内控制度中占有极其重要的地位，但在实际操作中，很多企业由于岗位设置不科学，人员配备不合适，设计流程不规范，致使物资采购与付款的控制力度不到位，给企业带来许多不必要的麻烦，甚至造成很大的经济损失。本文以“内部控制——物资采购与付款控制”的理论为依据，结合笔者在日常财务管理工作中经常遇到的问题，对物资采购与付款控制，从采购流程、付款流程、监督检查流程等方面进行设计，并对设计流程的特点及有待解决的问题加以阐述，以期对类似问题的解决起到一定的借鉴意义，从而推动财务管理工作的发展。
关键词：物资采购 付款控制 流程设计


　　物资采购与付款控制是内部控制制度的重要内容，也是构成成本费用的主要组成部分。如果物资采购与付款控制制度设计与执行不力，都会给企业带来诸如资金流失、成本加大、产品质量下降、营业业绩不佳等诸多问题，因而，物资采购与付款控制在一个企业的内控制度中占有极其重要的地位。
　　一、物资采购与付款控制概述
　　根据内控制度的要求，物资采购与付款控制主要包括岗位分工控制、授权批准控制、请购控制、审批控制、采购控制、验收控制、付款控制、监督检查等，其中最主要的方面是岗位分工控制。岗位分工控制又包括三方面的内容： 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一，建立物资采购与付款的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。第二，采购与付款业务的不相容岗位包括请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审核、采购验收与相关会计记录、付款申请及审批与执行。第三，严禁由同一部门和个人办理采购与付款业务的全过程。物资采购与付款控制制度的设计与执行具有如下重要意义：
　　（一）能防止企业资金流失，提高资金使用效率
　　严格的物资采购与付款业务控制流程，能使请购、询价、经办、审核、审批、验收、付款等环节相互牵制，相互监督，可以防止采购人员因各种原因而报销不真实的采购业务，杜绝采购、生产、验收等部门串通捏造虚假的采购业务，以套取资金，造成资金流失；另外，管理规范、信誉良好的采购活动，还能起到延期付款的作用，加快流动资金周转速度，提高资金使用效率。
　　（二）能提高采购材料的质量，降低成本费用
　　有些采购人员主人翁意识较差，专业素质较低，可能会为了一己私利与客户串通，甚至收受回扣，高价购买质量低劣的材料，造成企业成本费用加大，产品质量不过关，盈利水平降低，给企业的声誉造成恶劣的影响。如果询价、经办、审核、验收等岗位能做到有效的分离，就能采购到价廉物美的物资，从而达到提高物资采购的质量、降低成本费用的目的。
　　（三）能提升管理水平，实现企业价值最大化，促进企业健康发展
　　物资采购与付款控制是财务管理的主要内容，也是企业整体管理的重要组成部分。物资采购与付款控制执行到位，能促进内控制度进一步完善，推动企业各部门共同发展，并能形成强大的合力，提升企业的总体管理水平，促进企业积极健康发展。
　　
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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、物资采购与付款控制过程中常见的问题br />　　（一）人员配备不足，不相容岗位未完全分离
　　许多企业为了节约人员开支，组织机构设置比较简单，采购部门、财务部门、行政部门人员编制较少，大多是一个部门设置一个人，甚至不设置采购部门，而由别的部门人员来代替采购，导致不相容岗位很难完全分离，最常见的现象是当生产部门需要物料时，仅向领导汇报后，就由生产部门自己询价、确定供应商、签订采购合同，而不是由专门的采购部门来负责采购业务。有的企业为了监督，会派一名财务人员监督生产部门的采购，但实质上也起不到很好的监督作用。这些做法会使询价与确定供应商、合同的订立与审核、付款申请、审批与执行不能完全分离，导致诸多采购问题的发生，例如采购责任人主观意识比较强，考虑难免不周全；有的采购员私心比较重，可能会钻空子，甚至编造虚假的采购业务，收受回扣，高价采购或采购有质量问题的产品，给企业造成不良的后果。
　　（二）岗位职责混乱，内控制度起不到应有的控制作用
　　由于企业领导不太了解内部控制制度的要求，在给职工分配岗位职责时，不太注重岗位分离制度，导致分工混乱，或者分工以后随意频繁变动原有的岗位设置，不相容岗位分不开；某些企业人员编制少，岗位设置有限，没有充足的人员充分实施岗位分离制度，会出现一个人同时负责几个岗位的现象，不相容岗位的工作很可能都落在一个人身上；某些企业当采购业务比较紧急，而又临时无适合的采购人员时，会派遣无采购经验的人员负责采购，也没有顾及不相容岗位相分离制度。上述现象都会导致岗位职责分配混乱，不相容职位不分离，违反了内控制度的要求，使内控制度形同虚设，起不到很好的控制作用。
　　（三）物资采购流程不合理，内部控制效果不理想
　　物资采购的程序一般是：请购→审批→询价→确定供应商→签订采购合同→审核→采购→验收→付款申请→付款审批→付款执行。可以看出，完善的采购程序周期比较长，涉及的内容也比较多，可以起到相互牵制、相互控制的作用。但许多企业因为各种原因，人为缩短、简化采购程序，导致控制效果不理想。比如，有的企业由生产部门根据需要直接询价→确定供应商→采购→报账，省去了审批、签订合同、审核、验收等环节；有的企业由行政部门根据需要直接询价→确定供应商→签订合同→采购→付款；有的企业物资采购完成后，不经过会计审核，直接找出纳报账。上述做法都人为缩短、简化了采购程序，虽然采购方法便捷，速度快，节省了时间和人力，但长此以往，采购中的弊端会不断出现，造成的后果是不堪设想的。
　　（四）采购人员素质较低，出现人为不控制的现象
　　某些企业尽管其采购制度比较严格，但有的采购人员专业素质较低、职业道德差、主人翁意识不强、自利心理比较重，往往不顾及公司整体利益，为了个人的私利，降低采购要求、甚至高价购买低质产品，从而出现了人为不控制的现象，损害了本企业的利益，给内控制度的有效执行人为设置了一道障碍。
　　三、物资采购与付款控制流程设计
　　（一）物资采购与付款控制流程设计图
　　1.物资采购流程图。

　

　　2.付款流程图。


　　3.监督检查流程图。


　　（二）物资采购与付款控制流程设计特点
　　物资采购与付款内部控制流程设计虽然有多种多样，但万变不离其宗，根据内控制度的要求，其关键的控制点大都一致。上述设计流程基本涵盖了所有关键的控制点，各关键控制点都与上下环节分开执行，将不相容岗位完全分离开来，并有严格的监督检查控制，设计思路清晰，结构简单，流程顺畅，控制严格，可操作性强，能解决实际工作中经常出现的一些问题，具有一定的现实意义。
　　（三）物资采购与付款控制流程可以解决的问题
　　物资采购流程、付款流程及监督检查流程中的控制内容和可以解决的问题如表1所示。
　　从表1可以看出，此控制流程包括物资采购流程、付款流程、监督检查流程，各流程控制设置全面，岗位分工合理，使不相容岗位完全分离开来，解决了日常工作中经常出现的岗位分离问题、授权批准问题、职责分工问题、采购流程问题、人员素质问题等，是一个合理可行的采购与付款控制流程设计。
　　综上，本文的研究以“内部控制——采购与付款控制”的理论为依据，针对日常工作中经常出现的问题，对采购与付款内部控制作了细致的研究，得到了一个较为合理的设计方案。目前，有关物资采购与付款的内控制度和流程的研究并不多，本设计流程研究可以充实这方面的研究。本设计流程关键控制点比较多，在实际执行当中岗位设置也会比较多，因而能解决日常工作中出现的岗位少、职责分工不清、操作流程不合理等问题，可以回避风险、减少损失，避免舞弊行为的产生，从而推动财务管理工作更上新台阶，提升企业的总体管理水平，实现企业价值最大化，促进企业健康稳步向前发展。S



【参考文献】
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