中小企业的电子原始凭证会计处理探析

摘要：随着网上商务日趋发达，这些电子原始凭证的数量与日俱增，在网上川流不息。基于此，电子商务与网络技术对中小企业现行的会计提出了更高的要求。本文从电子原始凭证的特征谈起，论述了中小企业的电子原始凭证的审核，和电子原始凭证的会计处理
关键词：电子商务  电子原始凭证  会计处理  会计信息系统
        0 引言
        电子商务的兴起，从真正意义上促进了经济全球化的加速。企业能否充分利用电子商务形成竞争优势，已成为其生存和发展的关键。网络化的电子商务环境创造了快捷、费用低的交易方式，网上订货、销售、购物、网上结算与电子货币等新的商业运作方式与手段的出现，使得记载商业交易与经济事项的原始凭证普遍的呈现电子化的形态。电子商务产生大量的电子原始凭证，网上交易的电子文件，如电子订单、电子提单、电子结算单据等,都是记载网上经济业务发生的新式原始凭证，是电子商务的基本保障和证明。随着网上商务日趋发达，这些电子原始凭证的数量与日俱增，在网上川流不息。基于此，电子商务与网络技术对中小企业现行的会计提出了更高的要求。
        1 电子原始凭证的特征
        电子原始凭证本质上跟传统的纸质原始凭证没有两样，都是在社会经济活动中为证明经济业务发生及其相关责任人承担责任而直接形成和使用的，具有规范形式和法定效用的信息记录。有以下特征：
        1.1 高技术性 计算机储存技术及网络技术来完成电子原始凭证的生成、确认、传递、存储，以及保证其可靠性、安全性、完整性和可验证性。
        1.2 无形性 电子原始凭证实质上是计算机存储介质中的一组电子信息，是计算机内不可见的无形编码表达了电子凭证的所有相关信息。
        1.3 多样化 电子原始凭证不仅有文本、图像、图形，甚至有通过人工智能识别的音频和视频等多媒体信息。它可以存放在磁介质的磁盘上，也可以存放在光介质的光盘上，还可以存放在电子介质的USB电子硬盘上。同时，它可以通过网络在不同计算机之间传递，也可以在不同介质载体之间相互复制，而信息内容不发生任何变化。
        1.4 标准化 电子交易凭证的格式标准化有利于网络化系统的识别、审核与加工，标准化的编码区分不同的业务，并与系统的自动化处理衔接起来。
        1.5 脆弱性 电子原始凭证是以磁介质或光介质作为信息载体的，使得技术舞弊和误操作都有可能破坏凭证的真实性、完整性与可靠性。
        2 电子原始凭证的审核
        电子商务过程中所产生的原始凭证必然是电子形式的原始凭证。电子原始凭证是会计处理的数据源，其确认就显得十分重要。会计要审核一份企业交易的电子原始数据，就不是简单地像传统会计的审阅纸张式原始凭证那样，因为在纸质的凭证上的签名证实书面材料，会计人员很容易辨识，而对于电子原始凭证，则要考虑到电子原始数据生成的确认，数据存储的管理控制以及传递过程和方法的可靠性。对电子商务中发生交易业务的电子数据审核，除了对一笔业务的不同数据记录之间核对外，还要特别关注业务经办人、批准人、签约人等人员的电子签字以保证有关责任人对业务和相应记录的完整性负责。既然电子签名是未来电子数据的确认标记，当然就包括了电子的原始凭证，因而电子签名对会计原始凭证的作用应当给予承认。会计怎样认证电子签字的有效性也是一个不可忽视的问题。电子签字若是现在大多数会计核算软件中用那种普通的汉字或字母代码填写，就容易产生伪造和舞弊，会计人员就无法辨认这些数据的真伪性。解决签名有效性的做法是采用电子加密码签名。
        3 电子原始凭证的会计处理
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        3.1 手工条件下的会计处理 目前有相当一部分中小企业，由于企业业务内容较少，会计处理方法简单；或是企业财会人员的素质低，会计基础工作薄弱等原因,依然采用传统的手工记账。即把电子原始凭证只是作为纸质原始凭证的替代品，会计人员将收到的电子原始凭证打印下来，再像处理纸质原始凭证那样签字、盖章保存，利用纸笔记账，手工填制记账凭证，并记入日记账、明细账和总账，手工汇总填制财务报表。这种方式简便易行，但工作量大，效率低，已经不能满足中小企业高效精确的管理要求。
        3.2 记账凭证电子化的会计处理 有许多中小企业实现了会计电算化，即利用计算机财务会计软件，建立账套，录入记账凭证，计算机软件自动记入日记账、明细账、总账，并可以自动生成财务报表，记账凭证的处理实现了计算机系统中的电子化。但是，在会计凭证的处理上，网络电子凭证的传输仅仅停留在记账凭证的传输上。原始凭证则完全游离于整个计算机会计信息的网络系统之外，原始凭证基本没有脱离纸质的范围，电子原始凭证的会计处理与手工会计处理没有多大区别，会计人员依然将收到的电子原始凭证打印下来，再像处理纸质原始凭证那样签字、盖章保存，再编制记账凭证，最后录入会计信息系统。这种方式已经大大降低了会计人员的工作量，提高了效率，并有效减少了手工记录和计算错误的发生。但是这种软件仅适用于企业内部的财务会计部门，无法通过计算机与其他部门互通信息。这种做法使电子原始凭证的优势基本没有发挥出来，也不利于工作效率的提高。
        3.3 原始凭证电子化的会计处理 电子商务的发展促进了电子数据的广泛使用，大量产生的电子原始凭证，使人们不得不采取行之有效的处理对策。沿用“记账凭证电子化”阶段的手工式输入，显然是缺乏效率的。面对大量的网上交易产生的外来的电子原始凭证与网上传输的自制的电子原始凭证，重组会计业务流程，重新设计系统，是适时之需。
        在中小企业管理中，人们希望通过电子合同来保证网络交易的安全和快捷，以提高生产效率。同样对于企业财务来说，人们希望能够充分合理地利用电子原始凭证的易传递、易复制性为会计信息系统带来高效率。即利用管理型财务软件，除了财务部门内部的凭证、账簿、报表电子化生成之外，其他部门如：采购、销售、库存保管、生产等部门的各种采购单、入库单、生产领料单、发票（需附有税务章的正规发票）等企业内部自制原始凭证单据都可以通过计算机软件生成，并传递给财务部门，实现企业内部财务会计的一体化管理。
        从收到电子原始凭证到电子原始凭证变成会计信息进入会计信息系统，要经过“审核—编制分录—录入”的过程。其业务流程是：①企业会计部门的会计信息系统通过内部网络从其他部门或通过外部网络从其他企业获得电子商务产生的各种标准化的且经过有关机构认证的电子单证等电子原始凭证。②企业会计人员对这些电子原始凭证进行审核，经过审核的电子原始凭证, 由会计信息系统自动接收电子原始凭证中的内容，借助凭证上的标准化信息生成标准化的电子原始凭证库。③在这个标准化电子原始凭证库的基础上，会计信息系统自动按工作的需要适时生成各种电子记账凭证、电子账簿、各种报表及其相关分析。④最后，会计信息系统将一个会计期间的电子原始凭证归档，形成可供查询的历史资料库。
        由此可知，中小企业通过网络开展电子商务，通过网络会计信息系统处理本企业电子商务业务中的和企业内部其他部门的电子原始凭证，形成网络化财务会计信息系统的运作模式。在新的环境下，这种有益的重组，其外在的变化是会计核算的高效、快捷，实现彻底的会计电算化；而内在的方面则是转变会计的工作重心，会计人员从核算中解放出来，就把工作重心转向利用会计信息的优势参与管理、决策和监督，也使得会计的核算和监督的职能得以充分的发挥。
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参考文献：
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[2]刘俊宇，任路.小议电子商务下的电子原始凭证[J].财会月刊.2004.11.
[3]陈宏.浅析电子原始凭证在会计电算化中的运用[J].商业会计.2006.8（下半月刊）.
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