财务远程报账系统的构建与应用

一、引言

随着高校办学规模的不断扩大，学校面临在校学生和教职员工人数大幅度增加，多校区办学、经费来源的多元化，财务管理总量（科研项目和资金核算总量）增加、报账拥挤、等待时间长、不能及时支付、现金用量大和财务人员劳动强度大等情况，传统的财务管理模式已渐渐不能满足财务管理工作的需要。我们应当利用信息管理技术和网络技术构建财务远程报账系统，从根本上解决财务管理中存在的问题，提高财务管理水平和管理效率。


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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、高校账务报销业务的现状br />
高校账务报销的传统流程包括票据整理、单据填写、领导签批、会计审核报销和出纳支付环节。即经办人员依据教学、科研和管理业务活动取得的合法票据、支付凭证、采购（招标）合同、基本建设决算书、审计报告及其资产验收手续等填制报账单据，并经审批人签批后，将上述单据递交至财务管理部门，经会计审核、制作会计凭证，出纳办理支付业务手续的全过程。高校因规模与资金管理等方面原因，基本上实行“统一领导，集中管理”的财务管理模式。集中核算模式使高校财务管理工作过于集中，特别是学期初、学期末或科研项目结题时教职员工集中报账，容易造成财务报账拥挤，资金结算量大，财务人员超负荷工作，服务效率低。

三、财务远程报账系统的构建与应用

目前，国内真正实现远程网上报销的单位屈指可数，即使采用也仅仅是网络预约报销、网上审批或网银支付等部分环节①②③，集成度不高，还不能完全实现网络化的经费代码与项目自动匹配，单位内部职工、学生信息、银行卡信息与报账系统自动匹配，会计凭证自动转化和报销资金网银支付等集成化功能。本文从财务信息化管理的角度出发，以云南农业大学自主开发的财务远程报账系统为例，系统介绍远程报账系统的构建与应用。财务远程报账系统建设的目标是建设覆盖全流程的网络化信息处理体系，具体包括账务报销单据的网络化填写、提交与打印、报销单据的审批、报销单据的审核与会计凭证自动转化和报销资金网银支付四个环节的信息化运行体系。上述流程中最耗时的环节是会计凭证的录入、票据审核和出纳支付，也是造成报销人长时间等待的原因。如何有效利用信息集成技术解决上述问题，实现账务报销单据网上填写与提交（报账人、经费代码与项目自动匹配）、会计凭证接收、审核与自动转化（会计业务）和网银批量支付（出纳业务）。

远程报账系统是基于互联网的财务报销流程构建，因此，首要问题就是系统运行的安全性。其次，要充分考虑数据资源的共享，系统备案的用户信息要尽可能全面，不仅要包含用户的系统登录编号、姓名、工资号、部门和身份证等基本信息，还要包含其银行卡号、项目名称、经费代码等，以便在报销时直接引用，避免报销人重复填制。系统使用时财务管理部门应有严格的权限制度，对使用者进行不同层次的权限划分，系统登录的身份认证、网银支付系统高级别安全密钥的使用和“防火墙”的采用，确保系统的正常运行。对于高校而言，面向相对固定的用户群（教职员工和学生），采用对信息安全控制能力强、机密度高的C/S结构设计，才能有效地保障资金在流转过程中的安全性。 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一道安全控制体系是采用在财务管理部门服务器上加装“防火墙”与Internet隔离，使数据只能单向传输，即有报销业务的人员通过互联网提交报销数据是存储在财务处服务器的外端，财务管理部门的会计人员能自由访问服务器外端并提取账务报销人提交的报销数据，供会计报销业务使用，而其他人员不能通过互联网访问财务管理部门服务器内数据，从而有力地保证财务信息的安全性。第二道安全控制体系是采用身份识别登录系统，即账务报销人使用唯一的并在远程报销系统中备案的个人识别号（姓名或工资号）和密码登录远程报账系统，确保登录者身份的真实。第三道安全控制体系是为确保支付准确，实现相互制约与监督，出纳人员通过网上银行进行付款时，网银支付系统按照资金授权额度规定设定安全密钥级别，经财务主管与会计账核对并授权后才能完成各种类型支付，三道安全控制体系的采用确保了远程报账系统的安全运行。

（一）账务报销单据的网络化填写、提交与打印

通过财务管理部门门户网站，点击“远程报账系统”，输入用户名和密码登录系统后，根据业务性质分别填制领款单、报销凭证、差旅费报销单和借款单等。本文以报销凭证填写为例作介绍。首先在经费代码框中输入经费开支项目代码，系统则自动匹配并显示经费名称，根据报销业务内容，选择报销分类，系统已预先设定报销分类对应的会计科目（可根据业务需要增设相应会计科目），报销人选中对应的会计科目，按发票录入金额等信息。最后报账人选择结算方式，如果通过备案银行卡支付（打卡），系统会自动提取报销人在财务处备案的卡号，也可自行录入其他备案卡号；如果转账，报销人则需要录入收款单位的开户银行、账号、户名等详细信息；如果冲账，报销人需要录入冲销的借款往来号，录入完毕后点击“提交”即可生成报销凭证及其报销单编号，打印后附原始发票，并经相关负责人签字审批后到财务处报销。远程报销流程如图1所示。

账务报销单据的网络化填写与提交一方面解决了传统报账方式经常出现的报销人或者会计人员报销时将经费代码填写和录入错误造成经费下账错乱的问题，实现了经费开支项目代码自动匹配经费名称。另一方面报销人可在网络条件下实现任何地域和任何时点完成报账信息（包括基础信息、业务类型、报销单信息和支付信息）填写和会计分录，再由系统预设的处理程序自动生成各类账务报销单据凭证，报销人打印报销单凭证并附按财务规范要求粘贴的原始票据按审批程序审批后即可到财务管理部门办理报销业务。账务报销单据的网络化填写与提交将报账耗时最多的单据录入工作交由报账人和财务人员共同完成，加快了账务处理速度，能够大大减少报账等待的时间。

（二）报销单据的审批

报销单据的审批是对报销票据的真实性、合法性和有效性的核实，审批人按经费类型和额度行使审批权限。理想化的审批是网络流程审批，但客观上来讲是不可行的。主要存在原始发票及附件数量大并需要扫描传输，如报销机票费用时须出具机票作为报销凭证，持专用发票作为报销凭证的，须附登机牌或电子行程单；报销基建项目及修缮工程时，须提供合同、发票、施工企业请款报告、工程量清单及监理单位意见书、审计报告和国资处验收清单等手续。因此，网络化审批会造成报销人扫描工作量大幅增加，到财务管理部门还需出示原始凭证，具有审批权的领导也不可能天天浏览审批网页，同时涉及经费类型和额度不同还需不同部门先审批后才流转到分管领导，最后主管领导签批，如果有一个环节因领导出差或有事，审批就难以完成，而停留在网络通道上，影响报销工作。实践表明，财务报销工作因附件凭证数量大、经费类型多、资金审批权限和额度都有严格规定，更主要是经费审批人需要看到原始的报销票据，而不仅仅是扫描材料，因此，远程报账系统通过网络进行审批是不可取的，目前主要是手工纸质审批。

（三）报销单据的审核与会计凭证自动转化

报销人持经审批的报销单据到财务管理部门办理报销业务时，会计人员在审核原始单据和审批手续后，登录远程报账凭证处理系统界面，录入报销单编号，系统会可自动提取该报销单的报销信息，点击“转化为凭证分录”，报销单便自动转化为记账凭证，会计人员只需对系统自动生成的记账凭证进行摘要、会计科目分录的确认或稍做修改后重新打印，若经费不增加，则新打印的报销单与原经过审批的报销单一并作为原始依据附件即可打印记账凭证。通过记账凭证自动转化功能，会计人员无需录入摘要、会计科目、经费代码、金额和支付单位等信息，仅需录入报销单编号和做少量修订工作，将繁琐的财务报账工作简化为对原始单据的审核、摘要、会计科目和相关数据的修改或确认。远程报账系统，改变了传统的报账模式，将记账工作中经费代码、项目名称、摘要等基本信息和会计分录工作由以前的财务人员单独完成，变成由报账人填写，财务人员审核修改，共同完成会计凭证制单过程，缩短了报账时间，也减轻了财务人员数据录入的工作量，因而，大大提高了会计人员工作效率和工作的质量，也节约了报账人员的时间，实践表明会计凭证自动转化的实施可节约报账时间30%，会计工作真正实现了从核算会计向管理会计的转变，会计员变成了财务审核员，会计凭证的自动转化是远程报账系统的亮点之一。会计凭证的自动转化操作界面见图2，自动转化流程见图3。

（四）报销资金网银支付

远程报账系统除了能够实现报销单据的网络化填制、自动生成记账凭证外，出纳还可以通过系统自动导出当日所有报销人银行批量支付数据（姓名、银行卡账号、金额和凭证号等），使用企业网银批量导入网银支付数据；或导出批量支付数据（含收款单位名称、开户行、银行账号、支付金额和凭证号等），使用企业网银转账支付和通过财务票据打印系统直接取数打印支票；或者导出批量支付数据，使用企业网银转账汇款。报销资金的支付方式可分为现金、银行POS、网上银行、支票和汇款等。在记账凭证填制完成后，报销人持经会计审核合格、报销人签字的报销凭证交出纳后即完成报销业务。报销资金的网银支付，可在每天上午和下午下班前20分钟进行，即出纳人员登录企业网银系统，将会计结算后自动生成的网银批量支付文件，通过企业网银（包括零余额账户资金）实施在线支付，该网银接口程序中设计了凭证号提取功能，出纳只需录入当日起始凭证号码和终止凭证号码，即可提取所有对应的需通过银行卡支付的凭证及其相关的银行卡号、姓名和报销金额，经复核授权后即可批量支付。也可用会计凭证号提取对公支付单位的收款单位名称、账号、开户行、支付金额和用途等支付信息，通过企业网银批量导入实现转款、开具支票和汇票。为确保支付准确和相互制约与监督，出纳人员通过网上银行进行付款时，网银支付系统按照资金授权额度规定设定安全密钥级别，经财务主管与会计账核对并授权后转账汇划。报销资金的网银支付大大提高了银行出纳工作效率，极大地减轻了出纳的工作量。该系统还具备银行自动对账功能，提高了资金的安全性，同时也省去了报账人送支票到收款单位这一程序，节省了报账人的时间和费用。

报销资金的网银支付是远程报账系统设计的又一亮点，即支付信息完全来源于会计凭证自动提取，准确性高，同时可自动生成网银批量支付文件，通过企业网银（包括零余额账户）实现在线资金支付、汇票和支票的系统开具，不仅大大减少了出纳人员手工填写票据和手工录入支付信息的工作量，而且也减少了报账人等待领取现金或打卡入账的时间（可减少整个报账时间10%），同时也降低了报账人持有大量现金的危险性，更重要的是使会计信息实现共享。远程报账系统实现会计、出纳和银行三方对账和自动形成现金日记账功能，不仅可以极大地提高结算效率，更重要的是结算现金的使用逐渐减少，甚至消失。如果银行在财务管理部门再安装自动取款设备，单位现金出纳支付工作也就交给了银行，现金保管压力随之消除，单位出纳岗位的职能随之改变，传统出纳转变成电子出纳。报销资金的网络化支付是支付方式的重大变革，具有高效、快捷、方便和安全的特点，具体流程见图4。

四、结束语

财务远程报账系统应用是财务管理模式的创新，改变了传统的报账模式，实现了报销单据的网络化填制，经费代码、项目名称、报销人银行卡等信息系统自动匹配，记账凭证自动生成，支付信息批量导出，企业网银批量支付等，从根本上解决财务报账拥挤、等待时间长、不能实时支付、大量使用现金，财务人员劳动强度大、服务效率低，财务数据反馈慢，财务信息资源共享度低等现实问题，提高了财务数字化管理水平和服务效率。

【参考文献】
[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/br
[1]论文检测天使-论文免费检测软件[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/shu.html />
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作者：徐昆龙