信息化条件下的经济酒店资金风险管控

【摘要】经济酒店近年连锁化发展之路风生水起，成为酒店业的新兴力量，由于连锁化门店具有地点分散、岗位简化、现金交易多等新特点，不能照搬传统酒店管理模式，资金管控无章可循，使得资金风险凸显。本文在深入分析经济型酒店面临的资金风险的基础上提出了建立和创新内部控制制度、化解资金风险的建议。
【关键词】经济酒店 资金风险 信息化

经济酒店是一种新型业态，它的客房服务和设施具有一般星级酒店的品质，但取消或压缩购物、娱乐、餐饮、会议等功能，具有经济、舒适、便捷、安全等特点。随着社会中小型商务活动日益增加、大众化休闲旅游度假时代来临，经济酒店在我国迅速兴起并保持跨越式发展的良好势头。连锁经济酒店作为一个资金密集型行业，资金是连锁经济酒店的血液，在生产经营过程中，如何防范资金风险便是首当其冲的一个重大问题。连锁经济酒店必须结合自身经营特点，在资金管理方式上进行创新，消除企业潜在的风险，才能在竞争中立于不败之地，保持企业高速、健康发展态势。
一、经济酒店面临的资金风险
连锁经济酒店前期是资金净投入，虽然单店投资不大，每间客房投资一般在5 ~ 8万元，单店总投资大概几百万元，但由于连锁规模化发展，大规模开设连锁门店，且继续开新店或旧店更新改造，需要周而复始地投入大量建设资金，可能会面临投资资金不足窘境；酒店正常经营后有稳定资金流入，但由于经济酒店经营特点以及成本效益考量，使得资金管控承受着巨大压力，资金风险也凸显。
（一）内部控制风险
经济酒店的单店投入不多，规模不大，出于成本效益原则考虑，组织形式往往实行扁平化、精简化，很多情况下是一人多职多岗，一名会计负责多家店面的会计管理工作；有些甚至是不相容职务由同一个人兼任，比如前台接待、住宿登记、收款、开具发票均由一人完成，供应商甄选、供应价格、物资采购、付款均由一人完成，将传统星级酒店稽核员岗位由出纳或其他岗位兼任；内部控制和牵制作用被严重削弱，极易发生舞弊风险，造成资金损失。
连锁经济酒店要贴近目标市场，门店的往往分布在不同的城市，而且门店数量比较多，这就使得要在空间和时间上对门店进行远程管理，信息传递和反馈容易延迟，也不容易发现问题，管理难度大，容易形成资金管理漏洞。
（二）现金管理风险
由于经济酒店的经营特点，使用现金交易的业务比较多，交易也比较频繁，特别是酒店住宿收入实现没有实物进销存账来反映，不需要从实物状态转化为收入，也并不必然伴随实物量的减少，比其他企业更加难留下审计轨迹。
1. 现金销售。经济酒店团队客源比较少，大部分为散客，很大一部分散客是通过现金结算，部分客人通过现金支付款项后没有索取相关票据，销售日报表传送及稽核不及时、不到位，容易给前台、出纳等接触资金次数频繁的人员，通过修改单据、删除单据或者不办理登记手续等手段，提供挪用、贪污营业款的可乘之机，甚至可能利用价格调整之机侵占差价款，财务部门难以对门店资金进行及时、准确的监控，甚至很大程度上无法通过现有资料找到舞弊痕迹，最终无法查处舞弊行为，造成资金损失。
2. 成本费用现金开支。物资采购、费用开支等一些经营行为，经常通过现金进行对外支付，但由于连锁门店数量非常多，虽然有年度的成本费用预算，但经营和市场情况变化时，不能及时修正预算，现有的管理手段也很难做到事前对所有经营事项一一审批，事后集中报账，如果存在预算结余虚列开支或提高价格开支情况，财务部门难以对这些经济业务的真实性、必要性以及金额的真实性进行核实。
3. 利用优惠促销套取现金。连锁经济酒店为吸引客人，经常进行一些优惠促销，比如用积分兑换礼品或住宿、优惠券抵住宿费、打折、免费体验、免费送早餐等优惠活动，虽然对提高入住率起到了一定作用，但这些促销活动也存在很多漏洞，很容易被不良员工利用来套取资金。例如按照房价挂牌价全额收取客人现金住宿费后，利用优惠券或者编制打折单据来抵冲部分住宿费，套取抵冲部分的现金。
（三）消费挂账风险
经济酒店虽然近年取得快速长足发展，但同样也面临着激烈的商业竞争，挂账赊销成为扩大销售额的手段之一，被广泛加以运用，通常允许协议单位先挂账，定期结算。
其一，前来入住的客人可能会是协议单位的员工、客户或其他关联人员，在签订协议的时候不是能够确定具体人员的名字，这些人员以协议单位的名义挂账入住时，有时候仅凭协议单位电话通知，没有获得其书面授权原件，就办理了挂账入住手续，待月末结算时候往往会产生异议，而酒店也拿不出有力的证据证明。
其二，连锁门店为完成销售任务，没有认真核查协议单位的资质和信用，就签订了合同协议或口头协议，签订协议后一些企业因为经济状况不好或者合同条款纠纷，到期无法按时支付住宿费用，造成坏账损失。
（四）资金短缺风险
经济酒店规模在快速增长。在这样竞争激烈的市场上，各家经济型酒店都在争先恐后地扩大规模，如果放慢脚步市场就会被竞争对手夺走。根据商务部商业改革发展司和中国饭店协会发布的信息，经济酒店的平均单店投资730万元，平均每间客房投资5.5万。由于经济酒店是租赁经营，缺少可以抵押资产，往往难以获得银行贷款，庞大的资金需求成为许多经济酒店无法承受的压力，由此放慢发展脚步。七斗星连锁经济酒店由于盲目扩大规模，追求上市目标，导致资金链断裂，2007年被如家快捷收购100%股权。资金短缺给经济酒店发展带来严重阻碍，很可能出现资金难以为继的局面，而被迫破产或者被并购。

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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、创新内部控制制度，化解资金风险br />经济酒店连锁发展是一种新的经营发展模式，与传统星级酒店既有共同点也有差异，没有现成经验可以照搬，应创新管理模式和思路，研究企业的经营环节，利用现代信息化技术，实现流程再造，嵌入科学的内部控制流程、标准，达到预期风险控制目标，防范可能出现资金风险。
（一）强化以信息化为载体的内部控制制度建设
信息化打破了地域限制，提高了信息传输速度和价值，实现管理的协同效应，为企业更好地进行财务管理提供了一种技术手段。但是必须在信息化系统中嵌入内部控制程序和方法，设置控制标准和准则，才能实现内部控制的有效性，保证资产的安全完整，防止资金损失的风险。
1. 建立信息化管理控制系统。
（1）事前控制。主要是对网络安全、系统安全进行控制，配置防火墙、杀毒软件、入侵检测等网络安全防护设备装备，完善网络管理、设备管理等防护管理制度，形成相对安全的网络安全环境；财务、业务系统设计要安全可靠，数据能同步安全对接。
（2）事中控制。通过数字认证体系，对各操作人员的身份、权限进行系统维护管理，防止非授权操作，特别是系统管理员的非法操作；通过财务和业务流程再造办法，在业务运行过程中嵌入内部控制程序，实现交易授权、职责划分、凭证与记录控制、资产接触与记录使用、稽核等控制程序，实时监控系统和业务流程的运行情况。
（3）事后控制。应建立数据的备份、恢复和保管制度，确保出现系统崩溃、自然灾害等问题出现时，能恢复数据，建立数据库访问的安全管理，禁止一切非法侵入，防止数据的丢失篡改。
2. 创新住宿收入管理方法。
（1）将公安部门身份证识别系统、住宿管理系统、电子门卡系统联网的数据实现共享和无缝对接。在客人办理入住手续时，前台登记人员通过专用身份证读卡器，自动将客人身份信息读入各系统中，根据系统存在的客人身份信息，才能在住宿管理系统中录入房号、房价、押金等住宿信息，然后电子门卡系统才能根据相关信息制作客房门卡，门卡信息写入后不能再进行修改或者删除客人住宿所有相关信息，这样不仅能减少纸质住宿登记操作时间，最重要的是可以通过信息化系统设置，有效地行使内部控制职能，防止有关人员随意删除、修改客人住宿信息，或者给客人制作门卡后不办理住宿登记手续，将收入款私自截留占用。
（2）优惠促销管理。经济酒店近年已形成品牌林立的发展现状，同时竞争愈发激烈，各种营销优惠活动将被更多运用，也会发放一些优惠券或打折券吸引客人，发放数量和使用程序要按以下规定、流程严格管理：优惠兑换券或打折的内容、金额或有效期等信息必须事前审批并录入管理系统中；所有的住宿类优惠兑换券，客人必须在制作门卡之前使用才能有效；纸质兑换券，应在券面印制防伪码、编号等，通过读取兑换券信息与系统信息一致后才能兑换，电子兑换券必须正确输入密码后才能使用；系统将自动同步在系统中生成优惠兑换券使用相关信息，防止重复兑换使用。这样就将优惠兑换券的使用置于客人、信息系统双重监督和管理中，能有效防止利用优惠兑换券套取资金。
3. 物资采购的分类管理。经济酒店应建立物资采购ABC分类管理办法，根据相应审批权限进行物资采购。对于金额大或影响酒店品牌的物资，列为A类物资管理，必须由酒店统一采购并配送到连锁门店；对于日常经营所必需的但金额不大的物资，列为B类物资管理，由酒店确定推荐品牌及指导价，连锁门店按照推荐品牌和价格自行采购；对于金额小且很少发生的，列为C类物资管理，由连锁门店自行选定。物资采购ABC分类管理，不仅有利于明确权限，防止采购价格混乱，也使得采购过程更透明，便于财务部门审核、监督。
4. 强化现金交易管理。尽量减少现金交易，通过给予非现金交易的客人予以优惠的方式，鼓励客人通过pos机刷卡和在线支付等手段支付住宿费，减少收款环节带来的舞弊风险；连锁门店应统一办理单位商务卡，设定单位商务卡的日支付限额和总支付限额，对于连锁门店零星采购、业务招待等通过单位商务卡支付，这样使得交易留下交易价格、时间、地点等信息，实现有效的监督管理，一些不能使用商务卡的现金支出，必须在发票上注明时间、地点、证明人、原因等信息并及时报销，以减少虚报支出的风险。
5. 加强挂账管理。挂账销售是一把双刃剑，在带来销售收入增长同时，也会带来损失风险，必须确定合理的信用条件，制定严格的挂账管理制度：
（1）必须事前先制定信用政策，对需要挂账的协议单位品质、能力、资本等信用状况进行严格考察和评估，根据实际情况评判协议单位不同的信用等级，给予其不同的挂账额度和期限，按照规定的审批流程办理完审批手续后，双方对书面协议进行签字及盖章，并在协议中对交易条件、双方的权利和违约责任、合同期限等关键条款进行约定。
（2）所有的签订协议、挂账额度、期限等信息必须录入管理系统中，并赋予挂账协议单位一个用户名和初始密码，初始密码可以由协议单位进行修改。办理挂账住宿时候，由协议单位经办人输入相关信息正确后才能办理挂账入住手续，管理系统没有相关信息的或者输入密码错误的，将无法办理挂账入住手续。授信部门应定期及时复查协议单位信用情况，系统应设置对挂账金额、款项回收有无逾期情况进行预警提醒功能，财务部门应及时发现问题，并督促相关部门及时更正。
（二）资金统一规划
1. 严格资金预算制度。资金预算主要包括现金收支、现金多余与不足计算、资金的筹集和利用等，经济酒店一定要合理统筹好资金开支项目和金额，合理确立投融资规模，合理安排和调度好资金，尽量提高资金使用效率，提升企业的经济效益。严格控制资金的预算支出和收入管理，预算执行情况考核评价纳入考核评价，对于支出超预算或收入不完成的，一定要定期进行分析、研究，及时调整预算，以保持资金的最佳持有量。
2. 创新融资方式。经济酒店应根据自身特点，创新思路，规避自身可抵押资产少的劣势，发现自己的优势，开拓融资新方式。可以利用现金流比较大且经营权利润比较高的特点，通过资金统一管理平台，将所有已经生产经营的连锁门店现金流量集中，以显示企业的实力和还款来源的可靠性，通过以酒店经营权质押的形式获取银行信贷支持。可以通过购买信贷保证保险，获取银行贷款。信贷保证保险是指贷款人与保险人签订保证保险合同，如果贷款人没有履行与贷款银行签订《借款合同》约定的还款义务，保险公司需要对贷款人未清偿的借款本金和利息，向贷款银行进行赔偿。这样就极大增加信贷资金的安全性，使得银行愿意发放贷款。
【参考文献】
1. 电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/br1 论文检测天使-论文免费检测软件[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/shu.html />1. 马剑平.经济酒店可持续发展对策研究.贵州社会科学, 2012；11
2. 熊细银，熊晴海.网络财务管理.北京：北京大学出版社，2012

【作　　者】
伍唯佳

【作者单位】
（广西城市便捷酒店管理有限公司 南宁 530022）