金蝶K / 3ERP管理系统应用注意事项

【摘要】作为ERP体系的典型代表，金蝶K/3ERP正在被越来越多的企业推广应用。本文将剖析该软件标准财务模块的使用障碍，同时提出切实可行的应对措施。
【关键词】系统预设 总账模块 工资核算 现金核算 固定资产核算

会计教学中，对企业建立账套时首先必须进行属性设置，这一般需要十到二十分钟，往往首次使用者缺乏足够的耐心，对一些参数的设置和筛选没有引起足够重视，甚至是一边安装一边打游戏、聊天等占用系统空间，无论是安装建账的效率，还是系统设置的精准度，都会受到影响。建账成功后，应考虑系统内部的“机构的设置”。对于教学工作来说，一般对于会计电算化这门课的考试没有专用的模块，那么机构的设置就是这门课比较重要的内容了。“机构的设置”在设置成功后就不能修改了，所以最好把学生的“姓名+学号”作为学生的机构设置项目的内容，这样做不仅可以防止学生抄袭其他人的答案，而且可以作为学生的唯一标识。
一、基础资料的设置
如果要设置一些基础性的资料，在输入的时候顺序就变得很重要。比如：企业的一些部门要设置在职员的前面；在物料前面要先设置计量单位。在金蝶K3/ERP财务管理软件中，在建立好会计科目结构的基础上，企业可以根据自身的特性需求来增加或减少软件中的会计科目，也可以在软件中新增原有会计科目之外的相关联的会计科目，新增的会计科目在设立时必须遵循一定的前提条件，即增加的会计科目代码要与软件中原有的科目代码位数长度相同，不可重复。
新增设的科目大多数是明细会计科目，根据国家会计制度的规则，一级的科目设置要依照国家统一规定的会计制度来设立，企业可以根据自身需求自由设立二级或三级会计科目。不过也会有一些特殊的情况发生，如软件应用者因某些原因删去了一个主要的总账会计科目，而根据本企业业务发展的需求，是需要这个被删去的总账会计科目的，那么唯一的解决方法就是增加新的会计科目来实现。
若是想减少或更改会计科目，此会计科目务必是软件中过去存在的，且尚未被使用过的。例如，在应收和应付账款管理系统与别的管理系统结合来使用时，应收账款这个会计科目是要在其相应的核算项目和受控系统实施修改的。例如“应收应付系统”被设置为受控系统，那么“客户”往来系统就应该被设置为核算项目 ，因为在设置客户信息时是要运用到“应收账款”会计科目的，客户的应收款项和销售业务是通过应收账款科目来管理和核算，如要修改其属性必须在客户信息设置之前才能进行。“应收账款”会计科目和客户的信息关联后，确定后的“应收账款”会计科目其属性就无法随意更改了。
从以上分析可以看出，要更改或删去某个科目，先决条件是此科目自建账之后从未被使用过。需要注意的是，科目一旦被使用，其属性就不能被随意更改。

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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、总账系统br />1. 总账期初数据的录入和结束初始化。在进入总账科目期初数据录入的操作界面时，会出现多币种核算选择的情况，要在 “录入科目初始余额”的窗口中，转换需要的币种后录入期初数据。如转换币种选择为“人民币”，然后就要在白色显示区域框框内输入所有资产类科目、负债类科目和所有者权益类会计科目的期初余额。例如，有要核算项目的科目时，此时要先点击核算对话框界面的对号，在进入后录入要核算的明细数据，数据保存成功后，总账科目的汇总金额便会呈现在期初余额输入界面中。试算平衡的工作需要全部数据都输入后，还要转换到“综合本位币”状况下才可以进行。
只有期初化数据试算平衡，总账系统的初始化工作才可以结束。若有试算不平衡的现象发生，首先要审核币别是否转换为“综合本位币”，其次要从导致试算不平衡借方和贷方的差额，去审核数据是否多录入、是否少录入、是否漏录。总账系统如要与固定资产及应收应付系统结合使用，并且是在相同时间段里开始使用的，总账系统的初始化结束工作要在其他相关的系统初始化结束后方可实施。
2. 参数的设置及业务处理。正确设置系统参数在金蝶软件中是起着至关重要的作用，设置正确的系统参数有利于业务流程顺利实现预期目的。设置总账参数的内容具有不固定的多样性。大多数情况下利润分配科目和本年利润科目属于总账选项卡要设置的内容，另外要对一些项目进行钩选。如“当凭证过账时就要提前审核”这项钩选，依据企业的会计信息系统内部控制的需要，凭证在过账之前都要进行审核，否则无法进行过账。又如，“在结账时必须把有关损益类科目为零的余额”这项钩选，这要求企业在年末要把所有损益类账户的余额全部转入“本年利润”账户，损益类科目年末无余额。在总账顺利进行结账前，还有一些项目也需注意，例如：凭证是否都已经记账等。
三、凭证处理
1. 要快捷、高效录入正确的凭证，可以借助以下三种方式：①创建常用摘要内容的摘要栏，便于快捷制作凭证。②巧妙利用快捷键F7建立摘要栏，便于快速从账套中调集所需要的数据信息，如摘要内容、客户信息、职员信息，科目代码等。③创建常用模板凭证，便于相同业务的凭证的高效录入。
2. 对已审核过并已入账的凭证是无法删除和修改的。制单人只有在审核人撤销审核操作后，才能对凭证进行修改。审核凭证的方法可分为两种，即成批审核和单张审核。具体操作流程如下：进入财务会计→总账→凭证处理→凭证查询→会计分录序时簿。
例如要单张审核凭证时，选中要审核的凭证点击“审核”按钮→进入“记账凭证的审核”窗口后在点击“审核”按钮，审核人的名字会在左下角显示，此时审核即可完成。例如成批审核点击“编辑”菜单下的“成批审核”命令→“还没有审核过的凭证”→点击“确定”即可，此软件虽然一次可以对多张未审核的凭证进行审核，但不能分批对凭证进行审核。
3. 凭证的过账处理与反过账处理。凭证过账可分两种流程：①进入财务会计→总账→凭证处理→凭证过账；②进入财务会计→总账→凭证处理→凭证查询→输入过滤条件后→“会计分录序时簿”→“编辑”→全部过账或过账命令。
这两种方法适用于不同的方法。 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一种方法主要适用于要进行过账条件设置的凭证。第二种方法主要适用于没有过账条件设置或者凭证范围和内容设置要求等简单凭证的过账。值得说明的是，凭证反过账与凭证过账的操作流程一致，所以这里就不再赘述。根据日常的操作经验，笔者认为“凭证查询”模块平时使用较多，所以正确对条件进行筛选是运用好“凭证查询” 模块的重点。查询条件越是详细，那么搜索出来的凭证就越是符合要求，而且也利于操作效率的提高。
4. 凭证的填制、审核、过账。对会计软件而言，“在录入时记账凭证不是正确的，那么输出的记账凭证也不是正确的”。因为会计核算系统唯一的数据来源于记账凭证，他的数据是否正确将影响所有会计信息系统是否真实和可靠，所以会计凭证必须保证其数据的真实性。在金蝶K/3中，有一个专门的凭证审核功能。根据会计制度的规定，审核人和制单人不可以是同一个人，企业可以根据实际需要选择“只有审核的凭证才可以过账”。这个操作体现了会计信息系统的内部控制的有效性，所以这个选项一般操作中都要选择。
5. 在金蝶K/3ERP管理系统下，账簿和会计报表一般包含了所有手工会计信息系统的范围，甚至比手工还要详细。这就是由于在电算化系统中，数据的强大实现了账证表一体化的情形。这个功能减少了会计人员的工作量，使其工作效率得到了极大的提升。
6. 期末处理。期末处理时比较重要的两个处理分别是期末调汇和期末结账。期末调汇是对企业的外汇业务进行结汇，但是一旦汇率输入错误，就会导致生成的转账凭证发生错误。而这张错误的凭证在金蝶K/3中是无法修改和删除的，所以在以后的软件开发中，希望这个问题可以得到相应的解决。对于期末结账，系统要求所有应该结账的业务都应该先进行结账，然后总账系统才能正常进行结账。如果总账系统不能进行结账，可能由两个原因造成：一是其他业务系统有的没有结账；二是总账系统中可能存在未审核和过账的凭证或者外币业务没有进行期末的结汇，或是损益类科目没有结转完全等。
四、应收款管理系统
对于应收账款的核算主要注意坏账准备的计提，坏账准备是否正确计提将影响应收账款的最终余额的正确性，所以在系统中，要掌握其中的正确的操作。
例如在金蝶K/3中，应在应收款管理系统中找到“系统参数” 窗口。选择 “坏账计提方法”的选项卡，要查看科目的代码设置是否正确或者有没有忘记计提，这将直接影响应收账款的余额。其中，对于如果操作员没有把“应收账款”科目设置为需要计提坏账科目的，那么在应收款管理系统中“计提坏账准备”窗口将没有数据的显示。
五、固定资产管理系统
财务会计系统中初始卡需要先进行录入，然后录入固定资产管理，接着点击业务处理，最后单击新增卡。其他的有关子系统在数据初始录入，有关设置要在初始化系统下设置，在这种情况下不太符合使用者的操作习惯。初始数据录入完后毕要保存，如果要结束初始化必须先核对初始数据确保其正确性，避免影响以后各期计提折旧的结果。如果出现了错账，更有可能的是管理系统中要求固定资产不能在期末进行结账处理。
使用者如果及时觉察到这个问题，那么有以下的方法可以解决：首先核对数据，如果数据有误，要对数据进行反初始化处理，对错误的数据进行更改，最后再重新进行折旧的计提。一旦固定资产清理业务和处置的业务发生错误，就会导致生成的转账凭证的错误，而这张错误的凭证在金蝶K/3中是无法修改和删除的，所以在以后的软件开发中，希望这个问题可以得到相应的解决。一般在计提提折旧中工作量法是常用的一种方法，在设置初始数据和折旧方法都没有问题的情况下，就要在“工作量管理”中输入模块方案名称。“工作量管理” 中出现错误，多数原因是基础资料中的卡片类别管理设置成“使用状态不管如何必须不计提折旧”这个选项，把其修改成“由使用状态决定是否计提折旧”选项，这样就可解决以上情况。
特别需要注意的是，这个项目的修改要先由系统管理员对固定资产进行反初始化，然后会计人员才能修改此选项。但是在固定资产折旧进行系统操作的过程中，一般存在以下几个问题： 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一，会计准则规定对于当期减少的固定资产仍要计提折旧，但是在金蝶K/3中，“折旧管理”这个窗口不对本期已经清理的固定资产的折旧进行显示。第二，反结账的操作复杂。系统管理员一般多系统有反结账的操作权限。这就要求一般会计人员在录入时候小心和谨慎，否则将会带来一些麻烦。第三，反记账的操作要按住SHIFT键再双击“期末结账”，才能进行反记账。会计人员来说，快捷键的使用具有难度，且不利于系统操作员的日常操作，系统设计人员应注意这个功能的实现。
六、现金管理系统
在系统管理现金日记账中登记共有三种处理模式：从总账中引入日记账；复核登记日记账；手工录入日记账。引入日记账与复核日记账属于总账数据的统一模式，而不是初学者认为两种不同功能的模式。但是，当企业的日记账的工作量较大时，或者是根据企业的业务活动的流程来进行设置时，所谓的复核记账就是出纳对总账的现金和银行存款凭证进行检查登账的流程，也就是通过检查凭证的方法登记银行和记现金日记账。
七、工资管理系统
在金蝶K/3中要对企业的工资进行核算，就必须对工资进行分类，这个分类是必须设置的。就算企业只有一种工资方案和类型，也必须对这一种工资和类型进行设置，否则将无法进行工资管理系统的后续设置。
在工资类别设置好的时候，操作人员可以通过选择“打开工资类别”这个选项，选择工资的类别，然后在工具栏中选择“导入” 选项，导入需要的企业的职员和部门的人员数据资料。
最后进行相应的工资核算。当设置工资的计算公式时，可以采用手工录入。因为多半数据是可以从系统中选择的。在手工录入时系统会自动检测是否有此项目，若无此项目，要提前增加项目而后进行手工录入；录入时需要转换输入法为半角才可以输入一些符号，以免在保存公式时提示语法错误。对系统中没有的数据，软件操作者可通过人工输入。
【参考文献】
1. 电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/br1 论文检测天使-论文免费检测软件[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/shu.html />龚中华，何亮.金蝶ERP——K/3标准财务培训教程.北京：人民邮电出版社，2009

【作　　者】
张 宁 颜毓洁（教授）

【作者单位】
（陕西科技大学管理学院 西安 710021）