浅谈企业采购业务的管理与控制

【摘要】企业采购是现今市场经济下一种最主要最主流的采购。企业是大批量商品生产的主体。为了实现大批量产品的生产，也就需要大批量商品的采购。生产企业的生产，是以采购作为前提条件的。没有采购，生产就不能进行。企业的采购不仅采购数量多，采购市场范围宽，而且对采购活动要求特别严格。要对全厂的需求品种、需求量、需求规律进行深入的研究，要对国内国外众多的供应厂商进行分析研究，还要对采购过程各个环节进行深入研究和科学操作，才能完成好采购任务、保证企业生产所需的各种物资的适时适量供应。本文对企业采购各环节怎样加强内部管控进行了简要的论述。

【关键词】采购业务，采购管理，内部控制

一、企业采购业务的管理

1.概念。采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程，对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。

2.采购计划。采购计划管理对企业的采购计划进行制定和管理，为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划、非定期采购任务计划。

3.采购订单。采购订单管理以采购单为源头，对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。通过流程配置，可进行多种采购流程选择，或经过到货质检环节后检验入库等，在整个过程中，可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。

4.发票校验。发票管理是采购结算管理中重要的内容。采购货物是否需要暂估，劳务采购的处理，非库存的消耗性采购处理，直运采购业务，受托代销业务等均是在此进行处理。

5.交易管理。

6.采购合同。采购对于供应商来说就是他们的订单。随着对前期大量订单的经验总结和汇总以及管理技能的提高，管理人员意识到供应商管理的重要性；同时，根据自身的业务量分析（ABC法），整个Logistics系统的要求，合理分配自身的资源，开展多个专案管理。

7.策略采购。比较新的概念策略性采购，其特征是：（1）与供应商建立策略性伙伴关系；（2）更加重视整个供应链的成本和效率管理；（3）与供应商共同研发产品及其对消费者的影响；（4）寻求新的技术和材料替代物，OEM方式的操作；（5）充分利用诸如跨地区，跨国家的公司（工厂）的集团力量集中采购；（6）更为复杂，广泛的应用投标手段。


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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、采购业务的控制br />
1.采购需求请购与审批。建立采购申请制度，明确相关部门或人员的责任权限及相应的请购审批程序。使用部门根据需求计划，结合库存物资情况编制采购请购单，经主管领导批准，交采购部门，采购部门根据采购请购单归类汇总，结合在途材料情况和市场变化，科学统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。对于超计划和计划外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再办理采购申请手续。

2.供应商的选择与控制。供应商的管理是企业采购业务流程中非常重要的环节。好的供应商应具有良好信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；有足够注册资金的一般纳税人；健全的商务管理流程和制度；良好的财务状况，至少可以给予七天以上帐期；具有优势的产品资源；相对有利于我公司的供配货地理区位；积极的合作态度；供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。

企业加强采购渠道的管理，可以保证选择供应商的行为公平、公正、公开，降低采购物资的成本、节省采购费用。企业应建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，由采购部门和相关部门共同参与询价程序，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商信息。在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。

3.采购合同协议的控制、价格的审核。建立合同管理制度，构造合同签订的流程，明确相关人员的权利和责任，拟订合同文本时应当准确表述合同条款，明确双方权利义务和违约责任。及时与供应商签订符合国家法规的附有编号的合同，按照采购权限规定，由各级授权人进行审核。对于涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，如果影响重大，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时聘请外部专家参与相关工作。

制定科学的采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、谈判采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。对于价格管理，价格管理人员要整理收集各种物资的价格信息、成交的历史价格信息、供应商产品报价信息来确定物资采购的价格，定期研究常用物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。

4.采购验收入库的控制。企业应对采购物资进行检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。企业应制定严格的物资验收管理制度，明确相关检测、仓管人员的权限和责任。建立采购验收程序、方法、标准，由专门的验收机构或验收人员对对入库产品进行检验，检验合格后转由仓管人员对物资数量、规格、型号进行验收。若验收合格，由仓管人员填写入库单，经送货人员签字确认分别传给财务部门、采购部门，并记录仓库存货日记账。对于验收过程中发现的异常情况，相关机构应当查明原因并及时处理，给企业造成损失的，采购部门要按照合同约定向有关单位进行索赔。

5.采购结算付款的申请审批与执行。在办理结算业务时，企业财务部门应严格审核采购合同规定、采购发票、结算凭证、验收证明等的真实性、完整性、合法性及合规性并及时入账。经办人员编制付款计划、填写，各部门审批后，财务部门依据付款申请单对付款进行复核后，选择合理的付款方式付款。企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，防止企业资金损失或信用受损。加强对预付款和定金的管理，定期对大额或长期预付款进行追踪核查。指定专人定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

【参考文献】
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[1]蒋文芳.论制造企业采购业务内部控制存在的问题及其应对策略[J].中国水运（下半月），2008（02）.