近几年来,中国景区行业开始对民营企业开放,大量民营资本投资于旅游景区的建设,中小型景区企业数量增多。中国景区对科学管理的要求日益提高,这在当前全球性金融危机背景下显得更为迫切。旅游景区投资额大,日常维护成本也较高,而且现金流量大,因此做好内部控制是其经营能否成功的关键因素。中小型景区企业应更为积极和主动地建立和完善企业内部控制系统,以完善的管理系统应对外部环境的挑战,变危机为转机。
1 折扣和应收账款的内部控制
1.1 折扣 对景点的需求大都具有弹性,因此景区往往通过不同的定价吸引更多的游客,如在淡季降低门票价格、向低收入者如学生等群体让利、打折促销或推出低价位的家庭票与团体票等。折扣是营业收入和应收账款的减少额,必须严格监督折扣政策的执行情况。通过内部控制制度,进行严格的审核,分离授权、执行和记录工作,使这种减少额保持在合理的范围内并为企业的最终利益带来好处。在折扣规定中应详细说明享受折扣的条件和折扣比例,保证折扣的适度性,并阶段性地审查企业是否得到相应的利益以对折扣政策做出调整。另外,为防止有人利用折扣政策为自己谋私利的行为,必须制定接受和执行折扣的核实、复核、审批和记账流程。对景区经营而言,还有一种特殊的情况,即接待费用过大。大部分地区的景区都面临各种各样的免费接待任务,这是景区本身较难控制的一个方面。
1.2 赊销和应收账款的控制 允许客户在短期内欠账,是多数企业奉行的销售政策,其目的是使营业收入最大化。旅游业务的特殊性决定了赊销的必然性,应收账款在旅游企业的资产中占有相当大的比重,而且这些应收账款往往无法回收或难以回收,这是常年困扰旅游企业的问题,所以必须对赊销业务与应收账款进行严格控制。首先审核旅行社的资信情况,保证团队赊销账款的可收回。其次,确定客户是否真实存在或确定反映在应收账款上的债权数是否真实存在,以防止不存在的应收账款被虚列。第三,应收账款的总账和明细账应由不同职员根据有关凭证分别登记,并独立于记录人员。第四,具备有效的追债制度来解决事后付款的旅行社和租赁经营者。第五,对应收账款的各种调整都必须经过财务经理的审批才能进行。
2 现金的内部控制
景区一般每天都有门票收入,这是以现钞存在的现金收入,也是景区企业的主营收入。现金是企业资产中流动性最强的项目,具有极大的被盗或挪用的风险,而且景区现金收入业务频繁,比较容易造成错误的发生,因此必须逐日、逐项记录。建立健全的现金业务内部控制制度是一项细致而繁琐的工作,但却是一项极受重视的基本控制制度。首先最基本的应该严格限制能够接触现金的人员,并做到出纳员、会计、支票保管员、现金支出审批人等人员的职务分离。其次,现金的收支应及时、正确地记入日记账、明细账和汇入总账,遵循日清月结的要求。第三,各类单据应编号,并定期按顺序和时间审核。景区门票一般都有编号,但开票和收款的往往都由同一人担任,而且很多情况下这一人还同时负责管理或领取门票,而且也无法通过现金收银机来记录,而每日营业后的审核和现金的保护也常被忽略,这样很容易造成错误和舞弊。第四,加强现金支出的预算控制,资金的使用要有规划,切忌随意。景区所处的市场是高度季节性的,现金流量表在景区预算中具有重要作用。
3 固定资产、递耗资产的内部控制
景区企业是依托一定的旅游资源和设施设备进行经营的,固定资产和递耗资产在总资产中所占的比重较大。固定资产和递耗资产的购置或取得需要较大的花费,对成本影响大,而且任何计价或记录上的错误,或账实不符的错误,都会在很大程度上改变企业真实的财务状况。另一方面,固定资产和递耗资产一经投建就难以改变,或要花费更大的代价才能改变,甚至导致企业经营困境。通过内部控制制度,使景区固定资产和递耗资产保持良好的经营状态和盈利能力,防止低效率使用和对经营资金的不利影响。
首先,资产的使用、保管、盘查、报废等职务必须分离。其次,资产的购买除了采用订货和验收控制制度的方法和程序外,还需审核购买合同中各种条款的合理性,并防止超出批准的预算。而对递耗资产而言,一般还需要对勘探和估价过程进行控制。第三,所有资产必须记录入账,并保证折旧、折耗或摊销方法的合理,防止技术错误和人为错误。第四,要使固定资产长期使用,定期的维修和保养是必要的,企业应建立和实施保养和维修制度,要求专人负责,并根据账面记录盘查各种资产,保证账面存在的资产实际存在。第五,固定资产价值的漏计或错计都可以通过一定的程序加以控制,但资源无法或难以合理的计价使内部审计面临不少难题。景区旅游资源的计价一直难以取得突破,特别是自然或文化遗产资源,这是景区内控方面的难点。 4 投融资的内部控制
4.1 融资 景点开发初期成本通常较高,需要一次性投入较大的资金,特别是主题园景区。大多数企业的经营活动都从筹资开始,要持续发展更需要筹资。筹措的资金构成了企业资产的主要来源,所以能否对筹资活动进行有效地控制对企业的财务状况和经营影响很大,而且也决定着能否吸引潜在的投资者。首先,筹资业务涉及债权人或股东、债权或股票、政府、银行、资产担保等方面,内部控制制度应保证有关文件的真实和有效性,防止违反规定的义务或承诺,使筹资业务在法律允许的范围内进行。其次,必须保证筹资活动得到适当的审核,财务经理负责编制筹资计划,并提呈董事会审批,最后再以书面文件记录。第三,职务分离制度,即筹资计划的编制人员与审批人员分离,办理债券或股票发行的职员与会计记录人员分离等。第四,债券和股票的签发、发行和保管制度以及利息和股利的支付制度都是筹资内控的重点。
4.2 投资 有些景区资金常常捉襟见肘,有些景区资金则小有富余,还有些景区必须保持对资金的良好运营。景区发展常常需要一定形式的投资活动,而且旅游业具有高度的关联性和季节性,投资活动是景区经营所不可少的。然而投资往往涉及较大的资金往来,也构成企业的重要资产,且存在较大的变动风险,所以景区必须加强对投资的内部控制。
首先,必须保证投资活动经过适当的审批程序,并符合有关法律法规。投资计划的编制、执行都必须经过严格的复核审查,投资决策和效益必须予以记录。其次,投资业务涉及多个环节,每一环节必须指定具体的负责人,并做到职务分离,即投资计划的审批人、编制人、执行人与会计人员分离。第三,设立有效的财务分析制度,为投资计划提供基础,降低失败风险程度。第四,投资资产的取得、保管、处置应得到严格的审批、记录和有效控制。第五,对投资业务保持完整的记录和入账,特别是对投资损益必须正确地、公允地揭示。
5 季节性特征的内部控制
景区经营的季节性对内部控制产生了重要影响。季节性是景区经营的重要特点,不管是景区的营业收入还是现金流,不管是资源和设施的使用还是投融资方面都表现出季节性,所以经营的季节特性对以上各个内控环节都有一定的影响。如景区企业对银行贷款可能要求能够季节性偿付,旅游旺季的资源和设备的损耗以及人工成本的支出可能是淡季的好几倍。为此,在旅游旺季更要加大内控措施,严格遵循内控程序。
参考文献:
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