利用ERP加强工厂内部会计控制

摘 要: ERP系统是一个财务会计导向的全面企业集成系统，管理整个供需链，权衡供需链上各个实体的价值，实现对制造、财务、客户、分销和供应商的业务流程管理。实现了传统管理模式逐步向以IT技术为基础的供应链管理模式转变，其优势显而易见。本文将主要从ERP加强工厂内部会计控制这个角度来进行阐述。
关键词：ERP 内部控制 业务流程

一、利用ERP加强工厂内部会计控制的必要性
(一)加强内部会计控制制度的建设是贯彻《会计法》，强化内部管理的重要措施，由于技术条件的限制，工厂现有会计控制存在一定的局限，主要是通过人工操作、现场检查等手段实施内控。仅依靠这些传统的手段无法满足内控的要求:
1、控制效率低下。在相互制约、相互核对、监督检查等重要措施实施过程中，包含大量的信息提取、传输和校验等工作。由于现代企业的经营环境复杂、经营内容广泛、地理分布辽阔，信息处理量非常大。如果采用传统手段，不仅速度慢而且交易成本高、花费大。由于工作效率和经济效率低下必然造成企业内控制度流于形式。
2、难以避免主观因素的影响。现代企业提倡“以人为本”的管理理念，但在制度的制定和执行过程中小能忽视人性的弱点。通过人工进行内控难以逾越两个障碍:1.人情障碍。我国社会有重视人情关系的文化传统，在对关键环节控制中，难免发生由于控制人“抹不开面子、迈不开人情”而丧失原则的情况。2.素质障碍。员工在内控程序执行过程中，由于生理、心理条件的限制，难免发生错误或疏漏。



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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、利用ERP加强工厂内部会计控制的意义br />(一)优化了核心业务流程，规范了管理。 通过实施了ERP，不但能快速准确地处理大量信息，而目克服了许多手工管理随意性大、计划性差等无法克服的困难，改变了原有的手工管理模式。利用企业积累的经验，初步实行了知识管理，较好地实现了全厂资源的优化配置。如库存管理，通过详细分析测算，确定了系统中库存的最大量和最小量，制定合理库存计划，运用预警机制，通过系统集成仓库事务处理，自动生成采购计划，既可以有效降低库存，减少库存资金，加快资金周转，又能保证正常的生产经营需要。
（二）建立了统一的数据平台，降低了数据成本，提高数据的准确性和权威性。形成了较为准确的产品结构资料。这些静态的数据和生产经营过程的动态数据(如采购合同、库存记录、
细录任务等)通过系统的集成,一点录入，多点联动，既有效的减少了由于数出多门而造成的数据失真情况，又做到了在保证数据准确的同时，降低了数据的获取成本，实现了数据的高度集成。
（三）强化了成本费用控制职能。 利用ERP系统可对企业业务系统各流程中的每个环节的成本变化情况进行跟踪，每个工序、每个环节要产生增值，系统就立即动态地进行成本滚动，可实现对各项成本费用按月、按单位进行分析控制。各单位可以通过运行报表，适时地了解掌握本单位在任何时间段所发生的各项成本费用情况，使成本费用可以得到有效的控制，从而提高工厂的经营管理水平。
（四）为提高财务工作效率莫定基础。 通过ERP系统的实施，使财务系统与分销和制造系统高度集成，所有销产供的数据都直接从销产供的业务活动输入到财务成本系统中来，无须人工重复录入。各种事务处理所发生的原始凭证都是在业务发生的同时自动生成、自动编制记录凭证，并自动登录过账。保证了资金流、物流的同步及数据的一致性，从而提高财务工作效率，井可运用从系统中得到的资金和成本信息，加强财务分析，为决策者提供及时的、准确的财务数据，用于指导和控制生产经营活动。
（五）实现绩效监控动态化。 ERP的应用可为企业提供丰富的管理信息，我们利用这些信息资源设计了一套动态绩效监控体系，可以对生产过程的车间任务、库存、成本、质量检查、更换率、超发料等情况进行及时的跟踪和监控，获取适时的信息，可以帮助管理人员及时地解决和处理在生产过程中所出现的各种问题，以提高工厂的生产管理水平。
财政部在《规范》中要求:内部会计控制应当涵盖单位内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位，并应针对业务处理过程中的关键控制点，落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。ERP系统的管理范围，抓《规范》的控制要求草本相衬，利用ERP系统可以在产、供、销等各个环节采取措施，实现对人、财、物的全面控制。
利用ERP系统，采用信息化手段进行内控。可以有效弥补现有人工会计控制的缺陷。一方面，通过计算机和网络进行信息处理和传输工作，可以极大地提高工作效率；另一方面，通过软件系统实施控制，可以克服人为因素的干扰，做到一丝小苟、铁面无私。

三、利用ERP加强工厂内部会计控制的方案设计
(一)事前控制。在系统中主要可采取以下预防措施:
1、预算控制。将企业的整体目标分解为具体的控制项目和明确的控制标准，井落实到相应的责任单位或责任人。在经济业务发生时，系统自动将实际情况，预算目标进行比较，对不符合目标的业务操作进行否决或提高授权机构决策。
2、授权控制。根据企业的组织结构及员工的岗位责任，设置每个员工对系统的操作权限以及对信息的查询范围。系统将保证企业的各项业务活动均是由被批准或被授权的员工执行。 通过ERP系统进行事前控制最大的好处是可以增加控制的客观性，克服控制过程中的人情障碍，保证相关政策得到严格的执行。
（二）事中控制主要是对操作程序进行控制。通过系统可以进行以下程序控制： 会计系统控制。主要可以在以下几个方面采取措施:
1、会计科目。通过设置一套名称准确、内容完整、归类繁简适度的会计科目，规范会计核算过程，方便监管信息的提取；
2、财务政策。由系统根据预先设置的标准，自动完成折旧计提、费用摊销等工作，杜绝利用相关政策人为调节会计利润的现象；
3、会计报表。利用取数公式，直接根据会计账簿生成会计报表，保证报表数据真实、完整。 通过系统进行事中控制，可以有效控制在制度执行过程中，人为因素带来的各种随意性、欺骗性，提高内控的稳定性、可靠性。
（三）事后控制。在系统中主要可采取以下检查措施：
1、数据核对。系统可自动核对内部外部数据的发生额及余额是否符合指定的逻辑关系，并把异常情况及时提交给相关的监控部门。其中，内部核对是指在各个子系统之间的核对，如财务部门记录的往来款项是否与销售部门实现的销售情况相符，财务部门掌握的库存变动是否与物管部门实际的出入库情况相符等等；外部核对是指通过接口将系统数据与外部数据进行核对，如通过电子对账单核对企业收付的资金是台，银行记录相符。
2、风险评估。根据企业面临的各种风险，如筹资风险、投资风险、经营风险、环境风险等，设计风险模型，井转化成具体的控制项目及风险指标。系统可定期搜集相关数据，根据风险模型，还原成企业面临的风险状况，生成风险评估报告。
3、检查计划完成情况。系统可定期将企业的实际绩效，计划目标相比较，分析各项具体工作的进展情况及其变动趋势是否符合要求。
4、检查制度执行情况。通过搜集整理员工的日常操作，系统可定期分析员工的工作内容及行为方式是否合乎规范。 通过系统进行事后控制可以确保检查报告的客观性、可靠性，提高检查效率、降低检查成本，有利于企业及时发现在目标实现及制度执行过程中的各项偏差。
从以上措施可以看出，ERP系统可以在提高会计信息质量、保证资产安全、保障制度执行等各方面发挥作用。但是，技术不是万能的。首先，并不是所有的控制目标都可以量化，也不是所有的控制手段都可以通过程序进行模拟仅凭ERP系统不能保证万无一失。全面、有效的内控离不开信息手段与传统手段的协调配合。其次，ERP系统只是一种工具，能否发挥作用取决于管理当局的支持程度、系统使用者的素质和态度以及企业的文化传统、经营方式等环境因素。因此，只有将管理思想，信息技术较好地结合起来，才更有利于工厂加强内部控制，提高管理水平。

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