企业销售和收款环节的内部控制-内控案例分析

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一、案例简介：销售收款存漏洞 嗜赌业务员挪用货款上百万

据媒体报道，33岁的何某1998年大学毕业应聘进了南京某公司当销售员。何满头脑灵活，工作成绩也还不错，但迷上了赌博，他就对货款打起了主意。每次收到货款他总要迟几天上报，从中扣除一些货款供自己使用。2005年3月初，何某收到了某公司的货款，他暗中将其中的7万余元挪到自己手里。 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一次下手，何满也害怕了好几天。一个月后，他与南京某公司签订购销合同，这一次他只拿了4万多元。同年6月，他从两家客户的货款中挪用了12万元供自己开支，从此胆子越来越大了。

为了自己挪用公款方便，何自己登记注册成立了一家名叫“旭浩”的皮包公司。开始他以旭浩公司的名义与客户谈生意，并以旭浩公司与客户签合同，将自己的东家提供给客户的各种项目，都挪到旭浩公司名下。为了拿钱更顺手，他还私刻了自己任职公司的发票专用章以及客户专用章。据检察院起诉书指控，从2005年到2008年三年间，何满利用职务之便共与十几家公司签订购销合同，挪用新型建材公司货款共计234万元。

由于钱来得太容易，何满花起来也爽，光是赌博他就输掉了约40万元，他的生活也发生了巨大的变化，几乎天天都和朋友到饭店吃饭，他开着小轿车招摇过市，一身名牌服装俨然一副大款的派头。就在何满感到春风得意的时候，公司财务发现，何满签订的销售合同上的合同专用章，与客户提供给公司对账的合同专用章不一致，而且合同上的货款与何满上交的金额差别太大，财务经向客户核实后发现，公司和客户签订的合同专用章都是假的，金额也不一致，向领导报告后公司决定报警。2008年5月5日，公安机关在南京饭店将何满抓获归案，并从旭浩公司的几个办公地点搜出现金几万元、各种伪造的客户印章多达24枚。

　


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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、案例分析和启示br />
从上述案例来看，公司在销售实物管理、收款、合同管理与对账等环节都存在较严重的内控缺陷，使得业务员长期挪用货款不被发现。

从我国企业销售与收款环节常见问题来看，企业需从以下几个方面加强销售和收款的内部控制。

1、不相容职责分离

不相容职务倘若有同一个人或者同一个部门担任，势必增加内部舞弊的发生可能。对销售与收款环节来说，对企业内部涉及销售收入的机构、岗位进行合理的设置和权限划分，是规避销售环节风险的主要手段和方法。比如很多企业中，销售与收款的整个循环过程往往由销售部独立负责，无论客户交易金额的大小，都由销售人员同时负责产品销售和对客户的收款，这种做法的好处是能够提高工作效率，但是同时也增加了潜在的风险，可能导致收款过程中，销售人员挪用货款或货物的现象，却无法及时发现，如本案例中，如公司财务人员与对方及时认真对账，则挪用货款行为会及早暴露的。

2、销售计划和预算管理

销售计划和预算一方面是企业全面预算的编制起点，为生产、采购、费用等方面预算提供的编制基础，另一方面它可以起到对企业销售活动进行约束和控制的功能，有利于公司目标及销售任务的实现。通过预算使销售机会、销售目标、销售定额清晰化和集中化；有助于促使各职能部门协调合作；有助于保持销售额、销售成本与计划结果之间的平衡；并为企业提供了一个评估结果的工具，通过预算与实际销售的比较，可以全面控制营业收入环节的各种业务，评估销售部门和其他部门的业绩完成情况。

3、价格管理

从价格管理控制来说，企业应制定统一的市场定价和折扣政策，并经过适当授权审批，这既是维护企业形象和市场秩序的要求，也是保护企业资产安全完整的要求。企业需要明确不同层级员工的价格权限，任何人不得超越其权限给与客户优惠的价格。

4、客户档案和信用管理

对销售收款循环来说，信用管理是保障公司资产安全，减少坏账损失的最有效的方法。为了加强信用管理，企业应该建立一套全程信用管理体系，包括：信用管理组织结构的建立；信用管理操作流程的规范和客户信用等级和信用额度的确定。从组织结构上看，信用管理职能最好与销售职能分开，由一个单独的信用管理部门（或管理部门）来履行对客户的信用的评定、实施和监督。

5、销售合同管理

销售合同是企业与其他单位之间进行商品和服务销售活动而签订的具有法律效率的文件。在合同签订后企业就要按照合同要求履行契约，一旦合同管理出现问题，将会给企业带来灾难性的后果，比如：销售人员可能利用权力和管理上的不善与客户签订不利于公司的合同；伪造或签订虚假公司合同；合同内容不当引起公司与客户的纠纷；合同信息传递不全导致公司重复发货或者重复付款；作废合同依然被企业履行等等。为了加强对合同的管理，企业需要在合同签订前加强对合同内容的评审，并在事后对合同进行妥善保管和跟踪；所有销售按一定的规则编号且归类存档，以便于统计和查阅；作废合同应该加盖作废章，并应该由专人统一保管。

6、发货管理

由于发货要牵涉到多个部门，包括销售部、仓库、财务部和物流部，所以很多企业由于信息传递的错误和仓库管理的不善造成发货的混乱，比如货物发给了错误的客户，货物无法及时备好发给客户，甚至货物的丢失；货物发出后未及时记录并予以收款。

对发货管理来说，企业应做好以下控制：仓储部门只有取得销售部门编制和签字认可的发货通知单才能发货，避免重复发货。数量重大的发货，需要与销售部门核对后再发货；由独立职员清点发运货物，与销售单上列明的品种和数量进行核对，发运人和清点复核人应该在有关凭证上签字；实际发货的品种、数量和时间应记录在有关账册和发货通知单备付联上，并将其中一联交会计部门登账，避免延迟入账；发货后应取得对方签收的收货回执并加以存档。

7、账务记录和应收款管理

帐务管理要求企业建立明确的会计政策和制度来规范销售与收款环节所有收入的确认以及对坏账的处理。所有的收入确认和应收账款的帐务处理要做到记录及时并有依据；定期核对往来账，发函给客户核对，且必须由非应收帐款的管理人员来核对；帐务调整必须留有痕迹，且经过授权；对应收账款要进行账龄分析，并建立明确的催收机制；进行坏账核销必须经过独立于销售及记账等职能的经理人员的批准，记录于坏账审批表上；对已经冲销的坏帐要进行备查登记，并进行后续跟踪和催款，防止款项收回时被经手人贪污。