某企业主要从事柴油机及其零部件和柴油发电机组的研发设计、制造和销售业务,随着企业不断进行结构调整、主辅剥离,非核心零部件逐渐由自制转为外购,大量的非生产性业务进行了外包,采购成为最重要的业务环节之一,年度采购额已超10亿元。
对生产采购,公司实施了战略采购方式,全部采购业务均由采购部进行,财务部、质保部、物流部协助其对供应商进行成本、质量和供货管理。但对非生产性采购(下称“一般采购”),如设备设施采购、工程项目外包、办公用品采购等,在2008年以前,公司一直是专业全程负责制,也即一个设备管理部门负责制订预算、技术方案、商务谈判、选择供应商、验收以及安装调试等全过程,其责任清晰、效率高,但也存在大量的控制漏洞。
风险识别与关键环节控制
分析该企业的采购过程,主要环节包括:计划或申请、供应商选择、购买、验收和付款等。可能存在的风险包括:未进行申请(或申请未得到有效批准),导致发生了不必要的采购;选择了不符合要求的供货商,导致采购要求得不到持续一致的保证;未经有效验收或登账,导致不合格品流入公司或存在账外物资等等;价格制定或计入错误,导致错误付款遭受损失等。其采购业务关键控制环节为:采购申请环节;供应商选择环节;采购验收环节。
为实现控制目标,该企业采取了以下控制措施:预算与申请方面,全部采购纳入预算管理,需进行采购申请,按照权限审批后实施;供应商选择方面,不再由业务部门进行,全部集中到采购部实施,采购部通过比价采购、招标采购等方式确定最优供应商;验收与付款方面,由业务部门按照采购要求进行验收,验收结果反馈给财务部和采购部,供应商准备发票,财务部根据“三单匹配”,核对采购申请(订单)、验收单和发票无误后进行付款。
因此,关键业务环节内部控制设计包括步骤:描述作业程序、定义风险、定义控制目标、定义控制活动、定义测试活动。
控制措施制度固化后,只是完成内部控制设计,但并不是内部控制过程的结束,还需组织部门实施和进行评价。
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