某汽车销售服务公司零件部门内部控制存在的问题探究

内部控制作为由管理当局为履行管理目标而建立的一系列规则、政策和程序，与公司治理及公司管理密不可分。笔者从内部控制制度的内涵入手，介绍了存货内部控制存在的问题及建立内部控制制度时应考虑的主要因素，以“某汽车销售服务公司”为实例，分析了内部控制制度在企业管理中的重要作用。

一、内部控制的内涵及分类

内部控制是指一个单位的各级管理层，为了保护其经济资源的安全、完整，确保经济和会计信息的正确可靠，协调经济行为，控制经济活动，利用单位内部分工而产生的相互制约，相互联系的关系，形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序，并予以规范化，系统化，使之成为一个严密的、较为完整的体系。内部控制按其控制的目的不同，可分为会计控制和管理控制。


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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、企业加强内部控制的重要性br />
（一）正确理解内部控制与管理的关系

进一步认识并高度重视内控在管理活动中的重要地位，规范内控操作方法，实行对经营管理中各种风险的逐级控制，提高经营管理水平。


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（二）正确理解内控与风险管理的关系

内部控制是风险管理的必要环节，内部控制的动力来自于企业对风险的认识和管理；风险管理涵盖了内部控制。进一步确立内控在整体管理中的重要地位，按照国际规范的内控原则和系统框架，尽快建立适合中国国情的企业内控组织结构，加强对内、外部所有风险的总体研究和控制。

三、某汽车公司零件部门内部控制现状

（一）零件部门的使命及库存基准概要

零件部门的使命就是要通过最大限度地及时满足客户需求(高供应率)和优化库存带来的低库存金额，以获得良好的营业收益。而现实情况是：零件部门长期以来没有清晰的库存基准政策；全国各店的库存宽度工作完全由各店手工把握。


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（二）零件业务考评制度的相关规定

1．考评对象：(1)考评对象为所有经销店；(2)对新DLR一律给予3个月的适应期；对N季度开业(在零件室的注册登记为准)的DLR，N＋2季度正式实施考评。

2．考评项目：考评项目分为，“基础项目”和“评分项目”(评分项目请见下述评分项目说明)。

3．激励措施：按照考评结果将经销店分为三类，给予不同的激励措施。

四、该汽车公司内部控制存在的问题

（一）企业管理层内部控制意识薄弱

大多企业未制订完善的、成文的内控制度，即使已经制订出相应内控制度的企业大多也只是停留在“写在纸上、贴在墙上给人看”的表面文章上，制度的落实方面问题很多。


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（二）管理者素质较低

许多企业的管理者素质较低，普遍未受过正规的专业教育，企业亦未对这些管理者进行管理培训，这样低素质的管理者即使有全心全意为企业服务的素质，也因他们的能力所限而无法真正地管理好企业。


（三）缺乏沟通，反馈不及时

企业将它与员工的关系视为契约关系，重视工作，但不重视人际关系，企业缺乏领导与职工、职工与职工相互沟通的机制；由于员工得不到对自己行为评价意见的及时反馈，工作的激情衰减很快；加之考评中采用“强制分档，末位受损”的危险规则，员工不仅得不到“激励”，反而衍生出许多新的矛盾。

（四）库存过大

业务人员订货的不谨慎性和报废政策实施的薄弱性是导致库存挤压的主要原因。订货的不谨慎性主要体现在业务部门在为客户订货时订错或多订，从而变为库存。报废政策实施力度不够，公司虽有明确规定什么样的零件需进行报废处理，但在实施过程中并未认真执行。以上两种现象是库存的增加的主要来源。

（五）公司员工不稳定

（1）上班时间过长致使员工往往不能按时下班；（2）工作压力过大是一个影响工作绩效和职业健康的消极因素；（3）奖惩制度的实行力度弱大大打击了员工的积极性。

（六）零星采购的不合理性

由于零星采购的物品和项目一般是单位日常运作所需要的物资，而且，分属不同的行政部门，涉及人员多，也存在贪污舞弊的可能性，一旦发生，此类行为还比较难追究，因为审核环节被简化，监督环节存在缺失，被广泛认为是采购的灰色地带，该公司的零星采购制度就存在很大问题。

（七）盘点结果的账实相符性

采购、销售等部门的决策，都需要盘点数据作为参考。以错误的盘点数据作为参考，必然悖入悖出，影响采购数量、发货计划的制定和实施。该公司虽然每月都在进行一次库存自行盘点，年底财务进行大盘点，但每次盘点都会出现或大或小或多或少的差异。

五、现就该公司零件部门存在的问题提出以下建议

（一）建立和完善公司人才培养机制

通过制定有效的人才培养与开发计划，合理地挖掘、开发、培养公司战略后备人才队伍，建立公司的人才梯队，为公司的可持续发展提供智力资本支持。对新招聘进入公司的人员要按计划进行培训合格后才正式录用。


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（二）要靠良好的管理氛围稳定和留住公司人才

首先要求各级主管以身作则；其次要求各级主管公平公正。公平公正是合格主管的基本要求，也是任何员工对上司的基本期盼；最后要求各级主管心态健康。心态健康，考虑的更多是集体的利益；心态不健康，考虑的更多是个人的利益。

（三）建立沟通与反馈机制

建立一种制度化和非制度化相结合的沟通与反馈机制十分重要，机制上的灵活性是民营企业的优势。但同时，规范化不足又是中小型民营企业的最大欠缺。规范有序，可以减少组织“能量”的浪费，灵活、人性化可以增强组织的内在动力。

（四）要做到奖惩严明，企业领导干部必须以身作则，敢于坚持原则

领导干部一定要坚持原则，敢抓敢管，该奖就奖，该惩就惩。同时，事先要做好深入细致的调查研究，做到奖不虚施，罚不枉加。在企业全面整顿中，只要认真执行奖惩条例，一定能够增强广大职工的国家主人翁责任感，建立正常的生产秩序、工作秩序和社会秩序，使社会主义企业出现纪律严明、秩序井然的新面貌。

（五）以最低的库存量达到高供货能力的目标管理指标——即时供应率

零件部门的重要使命是减少库存，减少浪费，增加销量，提高即时供应率。提高零件供应率，减少库存、提高收益，即“精简库存”，具体做法就是“卖一买一”。实施需求控制，专注最终客户的需求。同时实际性及创造性需求必须予以区隔，并且须致力于将创造性需求转换为实际性需求。

（六）零部件零星采购的程序及验证

对采购的材料零部件可以有如下几种验证方式：（1）由采购负责人、质检部进行进货验证；（2）由顾客在本公司现场实施验证；（3）由本公司在供方现场实施验证；（4）由顾客在供方现场实施验证。对后两种情况，由质检部在文件中规定验证的安排和产品放行的方法。

（七）盘点差异的控制

零件仓库的主要任务是：保管好库存物资，做到数量准确，质量完好，确保安全，收发迅速，面向生产，服务周到，降低费用，加速资金周转。

1．零件验收入库存

零件入库存，保管员要亲自同交货人交接手续，核对清点物资名称、数量是否一致，按物资交接本上的要求签字，应当认识签收是经济责任的转移。零件验收合格，保管员凭发票所开列的名称、型号、数量、计量验收就位，按规定安排好仓位后方可入库。

2．零件的储存保管

原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓库的条件考虑划区分工，流动量大的落地堆放，周转量小的货架存放。仓库保管员对库存、代保管、待验材料以及设备、容器和工具等坚决做到人各有责，物各有主，事事有人管。

3．零件的发放

按“推陈储新，先进先出，按规定供应，节约用料”的原则发材料。发料坚持核对货位、品番、数量的发料原则。领料出库单应有出库员和领料人签字。所有收料，发料凭证，保管员应妥善保管，不可丢失。

4．公司零件仓库物资管理规定

零件部门所购一切物资材料，严格实行先入库存、后使用制度。仓管员对仓物料必须严格验查物料的品名、规格和数量。仓库应每月对库存物资进行一次盘点，仓库物资必须按类别、固定位置堆放。注意留通道，做到整齐、美观。库内严禁携带火种，严禁吸烟，非工作人员不得进入库存内。仓管员要认真做好防火、防潮、防盗工作，检查火灾危险隐患，发现问题应及时汇报。

5．仓库管理工作的任务

根据本规定做好物资出库和入库工作，并使物资储存、供应、销售各环节平衡衔接；做好物资的保管工作，如实登记仓库实物账，经常清查、盘点库存物资，做到账、物相符；做好仓库安全保卫工作，确保仓库和物资的安全。

（八）加强成本控制

1．成本控制的步骤

首先，制定各项消费定额和费用开支标准，并将这些定额和指标层层分解，落实到各个生产部门、车间、班主和个人，使各级都有明确的控制标准和责任；其次，监控生产费用的实际开支，建立严格的审核制度，其中包括限额领料和费用开支的审批等；再次，分析成本超支的原因，采取降低成本的措施。

2．成本控制考核制度的设立

确立成本考核的内容，主要包括修订成本预算、确定成本考核指标和分析评价业绩等；确立成本考核的指标和方法。企业在进行成本考核时，可以通过目标成本节约额、目标成本节约率等指标和方法，综合考核责任中心成本预算或开支标准的执行情况，保证业绩评价公正、合理。


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总之，由于内部控制具有促进、制约与激励的作用，所以只有拥有适当的内部控制制度，企业才会朝着扩大影响力的方向健康发展。内部控制评价的最终目标就是要让所有的公司都建立制度标准，使其自觉地将自己的行为与之对比，从而实现健康发展的目标。