业务外包内部控制探究

　社会分工的专业化和精细化使得业务外包的经营模式得以实施，越来越多的企业开始考虑将有限的资源集中于核心业务，而将那些不经常发生的，或是非核心竞争能力的业务委托外部企业去完成，以降低成本，提高效率。业务外包的运营管理模式已经在我国的企业管理中被广泛认同和接受，并深入到IT、电信、物流、金融、保险、会计和政府管理部门等多个领域。成功的业务外包受多种因素的影响。本文仅从内部控制的角度探讨如何加强业务外包风险的管控以实现企业战略目标。我国颁布的《企业内部控制应用指引第13号──业务外包》将业务外包定义为是指企业利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给本企业以外的专业服务机构或经济组织（以下简称承包方）完成的经营行为。特别需要指出的是，工程项目的外包不在此列。
　　一、业务外包风险
　　业务外包在给企业带来收益的同时也产生了风险。从业务外包活动的流程来看，主要包括制定业务外包实施方案、审核批准、选择承包方、签订业务外包合同、组织实施业务外包活动、业务外包过程管理、验收、会计控制等环节。每一个环节组织不当都会给企业带来风险，进而直接关系到其能否为企业带来预期的利润提升和战略目标的实现。
　　（一）外包业务选择不当风险 选择什么样的业务进行外包，这是企业首要的决策。受制于知识能力和专业判断以及个人机会主义行为的影响，企业管理者有可能会将那些不适于外包的业务进行了外包，最终造成企业核心竞争力的缺失。
　　（二）外包承包商选择不当风险 外包承包商选择恰当与否直接关系到外包业务能否有效展开。尽管企业在选择承包商时都会对其进行全面的了解，但是双方的信息不对称始终是存在的，作为承包商而言会有意隐瞒自身的真实信息而达到自利的目的。
　　（三）合同不完备风险 签订合同是保证外包业务顺利展开的关键，它既是企业维护自身利益的基础也是明确承包商义务的前提。双方要按照合同规定的范围、方式执行外包，同时根据合同的条款进行交付。对于外包活动而言，外包合同设定了承包商需要提供的服务标准，但由于外包中面临很多的不确定性，人们无法完全预测外包可能发生的种种情况，外包合同想要做到完备是不可能的。比如对承包方的违约责任界定不够清晰，将导致企业陷入合同纠纷和诉讼的风险。
　　（四）业务外包过程管理风险 企业与承包商之间的关系是通过签订协议而形成，因而企业不可能象了解自身那样全面细致地了解外包业务的运作全过程。当内部的业务或资源交由外部的外包服务商管理之后，外包企业无法对外包的内容进行直接控制，也得不到来自外包服务商的服务人员的直接报告，加之有时合同中双方权利义务的界定不清等，都会造成外包业务管理运作的失败。
　　（五）业务外包事后测评风险 业务外包后能否按企业预期的一样对完成企业战略目标有所帮助其关键的一个环节就是对外包业务的事后结果进行测评，以便企业及时进行规划和调整避免产生更多的损失。对外包执行结果的测评涉及到企业与承包商双方，外包业务从作出外包决策到最终的执行涉及多个利益关系人，因而对外包商服务的评估工具和评估标准可能会存在争议，导致了企业与外包商之间关于服务性价比争议的产生，如果企业没有事先建立相对完善的监督评价机制，必然造成评价失实的风险。
　　
　　论文检测天使-免费论文相似性查重http://www.jiancetianshi.com
[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、业务外包的关键控制环节及常用控制措施
　　《企业内部控制应用指引第13号──业务外包》第五条明确规定，企业应当建立和完善业务外包管理制度，规定业务外包的范围、方式、条件和实施等相关内容，明确相关部门和岗位的职责权限，强化业务外包全过程的监控，防范外包风险，充分发挥业务外包的优势。根据业务外包所面临的风险，需要从以下方面确定关键的控制环节和强化控制措施。
　　（一）外包策略制定 企业应当制定科学合理的业务外包策略，根据外部环境要求和中长期发展战略需要，合理确定业务外包内容，避免将核心业务外包。在外包策略制定的过程中，通常可采取的控制措施包括如下几个方面：
　　（1）建立和完善业务外包管理制度。建立业务外包的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理业务外包的不相容岗位相互分离、制约和监督。业务外包的不相容岗位（或职责）至少包括：业务外包的申请与审批；业务外包的审批与执行；外包合同协议的订立与审核；业务外包的执行与相关会计记录；付款的申请、审批与执行。建立业务外包的授权制度和审核批准制度，明确企业内部各单位、各部门授权范围、授权内容、授权期间和被授权人条件等。
　　（2）恰当分析各类业务，选择适合的外包业务。根据各类业务与核心主业的关联度、对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准，合理确定业务外包的范围，并根据是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理。企业应当指定相关职能部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息，经本部门负责人审核后，提交董事长、总经理审议。必要时，还应提交董事会及其审计委员会讨论审议。
　　（3）实施外包方案的评估程序，识别重要风险。根据企业年度预算以及生产经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估以及复核，包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。在对业务外包实施方案进行审查和评价时，应当着重对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收益，确定外包的合理性和可行性。
　　（二）外包承包商选择 企业应该按照批准的外包业务方案选择承包商。在选择承包商时，需要对承包商进行综合评价。首先要考虑承包商的资历和持续发展能力；其次要分析承包商的经济实力；第三是要对承包商的管理水平进行评价；第四是考虑承包商的社会信誉；第五是承包商的报价；第六是充分评估承包商所能提供业务的质量水平；第七是考虑承包商所处的地域，以便于外包的业务能很好地与本企业的客户群进行对接。其中关键的控制措施如下。
　　（1）充分调查候选承包方的合法性，即是否为依法成立、合法经营的专业服务机构或经济组织，是否具有相应的经营范围和固定的办公场所。
　　（2）调查候选承包方的专业资质、技术实力及其从业人员的履历和专业技能。
　　（3）考察候选承包方从事类似项目的成功案例、业界评价和口碑。
　　（4）综合考虑企业内外部因素，对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。
　　（5）引入竞争机制，按照有关法律法规，遵循公开、公平、公正的原则，采用招标方式等适当方式，择优选择承包方。
　　（6）按照规定的程序和权限从候选承包方中做出选择，并建立严格的回避制度和监督处罚制度，避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。
　　（三）外包合同签订 确定承包方后，企业应当及时与选定的承包方签订业务外包合同，约定业务外包的内容和范围、双方权利和义务、服务和质量标准、保密事项、费用结算标准和违约责任等事项。
　　（1）企业应将与外包业务相关的技术部门、法律部门的人员组成项目组，负责外包业务合同的商定和谈判事宜。
　　（2）在外包合同订立前，充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素，并通过合同条款予以有效规避或降低。
　　（3）外包合同应包含以下几个主要内容：外包的业务内容及范围；双方的权利和义务；外包业务的服务和质量标准；保密事项；费用结算；违约责任等。在合同的内容和范围方面，明确承包方提供的服务类型、数量、成本，以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。在合同的权利和义务方面，明确企业有权督促承包方改进服务流程和方法，承包方有责任按照合同协议规定的方式和频率，将外包实施的进度和现状告知企业，并对存在问题进行有效沟通。在合同的服务和质量标准方面，应当规定外包商最低的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措施。在合同的保密事项方面，应具体约定对于涉及本企业机密的业务和事项，承包方有责任履行保密义务。在费用结算标准方面，综合考虑内外部因素，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。在违约责任方面，制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款，以适应环境、技术和企业自身业务的变化。




　　（四）外包业务过程实施管理 在外包业务的整个活动过程中，企业应该做好与承包商的沟通与协调工作，密切关注承包商的履约状况，建立应急机制，及时发现和解决外包业务中的问题，避免出现导致外包业务中断的重大事项产生。
　　（1）在承包方提供服务或制造产品的过程中，密切关注重大业务外包承包方的履约能力，采取承包方动态管理方式，对承包方开展日常绩效评价和定期考核。
　　（2）对承包方的履约能力进行持续评估，包括承包方对该项目的投入是否能够支持其产品或服务质量达到企业预期目标，承包方自身的财务状况、生产能力、技术创新能力等综合能力是否满足该项目的要求。
　　（3）建立即时监控机制，一旦发现偏离合同目标等情况，应及时要求承包方调整改进。
　　（4）对重大业务外包的各种意外情况做出充分预计，建立相应的应急机制，制定临时替代方案，避免业务外包失败造成企业生产经营活动中断。
　　（5）有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，并导致业务外包合同无法履行的，应当及时终止合同，并指定有关部门按照法律程序向承包方索赔。
　　（6）切实加强对业务外包过程中形成的商业信息资料的管理。
　　（五）外包验收与支付 在业务外包合同执行完成后需要验收的，企业应当组织相关部门或人员对完成的业务外包合同进行验收并严格按照合同约定的结算条件、方式和标准办理支付。
　　（1）根据承包方业务外包成果交付方式的特点，制定不同的验收方式。一般而言，可以对最终产品或服务进行一次性验收，也可以在整个外包过程中分阶段验收。
　　（2）根据业务外包合同的约定，结合在日常绩效评价基础上对外包业务质量是否达到预期目标的基本评价，确定验收标准。
　　（3）组织有关职能部门、财会部门、质量控制部门等的相关人员，严格按照验收标准对承包方交付的产品或服务进行审查和全面测试，确保产品或服务符合需求，并出具验收证明。
　　（4）验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施，并依法索赔。
　　（5）根据验收结果对业务外包是否达到预期目标作出总体评价，据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化。
　　（6）在向承包方结算费用时，应当依据验收证明，严格按照合同约定的结算条件、方式和标准办理支付。
　　业务外包的经营模式在我国已经被许多企业所运用，控制业务外包风险是整个外包活动能否成功的关键。企业从制定业务外包方案到选择承包商再到外包合同的签订和执行，整个过程的每一个环节如果不能实施有效的内部控制，都将给企业带来风险导致外包失败。因此，强化外包业务各个环节的内部控制是防止外包失败的有力措施。