企业业务外包内部控制要点分析

一、某特殊钢制造企业（A公司）采购业务外包案例概述
　　本文以某特殊钢制造企业（A公司）采购业务外包方案为例，就该制造业企业采购业务外包方案的具体案例进行分析，针对其内部控制要点进行研究，并提出相关合理性建议。
　　（一）某特殊钢制造业企业（A公司）采购业务外包案例简介某制造业企业（以下简称为B公司）为冶金行业的专业技术服务商，2011年10月与从事特殊钢制造的客户（以下简称为A公司）签订了一项为期10年的连铸机外包合同，为A公司提供一条高效连铸机的设计、制造、安装和调试以及日常维护保养工作。B公司将按照A公司的生产要求，为其提供相应的生产服务。按照合同要求， 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一，该条连铸机设备由B公司出资筹建，在A公司完成相应的土建基础工作后，A公司负责连铸机设备的工艺设计、生产制造、安装调试和具体生产工作，该套设备预计投资2000万元；第二，在生产过程中，由A公司按照约定价格提供原材料，B公司具体负责生产，并将产成品按照约定价格向A公司销售，并根据市场状况适时调整；第三，B公司负责该项目的日常经营管理工作，所需场地租金、水电费等由B公司自行承担。产地租金有A、B公司协商，水电费按照单独装置的计量仪表逐月核定并按市场价格结算；第四，设备所有权属于B公司，运营期约定为10年。双方表示，通过外包业务合同的签订，标志着战略合作的实现，今后将针对该条生产线共同研发生产新工艺并促进生产成本的不断降低，实现双赢。
　　（二）某特殊钢制造企业（A公司）采购业务外包案例分析 从两家公司的立场来看待该外包合同：A公司作为钢铁企业，为了集中精力关注生产质量的提高，提高盈利水平，将部分制造环节外包给从事专业技术服务的B公司。同时，通过业务外包，降低了其投资力度，减少了现金支出的压力。但是，B公司能否全力配合其生产计划的实现，有可能成为影响其生产经营的重要因素。即便在合同中约定违约成本，而A公司对自己客户的违约产生的信誉和品牌风险还是客观存在的。而B公司则可以发挥其连铸机工艺技术专家的特长，有效提高生产效率和降低生产成本，既能增强和客户的合作力度，又能巩固其市场份额。但是，巨额的投资也加大了其资金压力，加之周期长达十年，如果A公司在执行合同中产生违约风险，或者发生外部不可抗力，则B公司有可能承担较大的经济损失。故此，基于A、B公司双方的信任和了解，签订此外包合同有助于加强双方的合作力度并产生协同效应，从而进一步增强双方的市场竞争力。另外一个关键成功因素在于外包合同的执行以及执行过程中双方争议能否友好解决。
　　
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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、某特殊钢制造企业（A公司）采购业务外包的主要控制目标
　　一般而言，企业业务外包需要全面考虑该业务从方案制定到档案管理的各个环节。具体而言，主要控制目标如下：
　　（一）整合企业有效资源，实现公司战略目标 企业的资源是有限的，为了达成企业战略目标，企业需要分析其现实状况，将有限的资源发挥到能够创造最大价值的业务活动中。对于一些非核心业务，可以通过外包来实现，A公司则是将高效连铸机的设计、制造、安装和调试以及日常维护保养工作外包。
　　（二）降低企业生产成本，提高企业经济效益 通过业务外包，利用外包服务单位的专业化优势，可以在一定程度上降低企业成本，同时提高效率，保持企业的竞争优势。B公司作为国内连铸业务的综合承包商，积累了丰富的设计、制造优势，通过承办该条连铸机生产线，既可以扩大自身的市场份额，也能为A公司降低生产成本。
　　（三）选择合适服务伙伴，分担企业经营风险 外包作为公司的一项策略，需要选择正确的合作伙伴，通过坦诚合作实现共同发展，为顾客提供最满意的服务。同时，通过选择适合的外包商，可以分担企业发展过程中遇到的企业风险。A公司和B公司以前多次合作，对双方的技术和管理都相对熟悉，有着共同的目标，都希望为顾客提供令人满意的产品和服务。在共同的价值理念下，互相合作，可以减少项目失败的风险。
　　（四）实行分级授权管理，规范外包业务业务外包方案的制定和审批是经过不同部门进行且经过适当授权的。合理选择承包单位，降低企业外包成本。通过选择适当的外包方，满足公司需求，同时又能降低企业外包成本。
　　（五）签订有效外包合同，防范企业法律风险 通过明确外包合同内容，可以从法律角度预防企业风险，提高双方合作满意度。做好外包过程管理，切实履行企业义务。外包业务的有效履行有赖于企业的过程管理，由其外包环境发生较大变化时，外包的过程管理尤显重要。同时，适时验收外包成果，归档整理相关资料。外包业务完成时，要及时组织验收外包业务，通过总结，积累经验和教训。及时记录外包业务，规范进行会计核算。外包业务需要保证及时准确完整地得以记录并支付相关费用。同时，将其在当期明细账和会计报告中予以反映。
　　三、某特殊钢制造企业（A公司）采购业务外包主要风险点
　　确定业务外包的目标后，不论是甲方或是承包方，均需要明确存在的主要风险点，以便应对。可以将其分解为业务外包实施准备阶段、业务外包开展阶段和业务外包总结阶段。通过该三部曲，基本上能够涵盖业务外部的主要风险点。具体而言，在业务外包各环节存在的主要风险点有以下具体内容：
　　（一）业务外包实施准备阶段 该环节的主要内容为业务外包方案的拟订、审批、合同签订等。理解公司的需求目标是基础，据此编制拟订实施方案，然后通过招投标或议标等方式确定供应商并签订合同。总体而言，不管是甲方或是承包方，需要制定关于业务外包的基本管理制度和业务流程，以此确定公司内各部门的职责及操作程序，这是实施业务外包的基础工作，也是内部控制环节所要求的必备条件。此阶段的主要风险点简要总结如下：公司缺乏业务外包管理制度及业务流程，导致业务外包拟订方案或审批时缺乏依据；业务外包实施方案不符合实际需求或其前提假设出现重大错误，将会直接导致外包业务的失败；公司内部职责不清，出现审批时流于形式或者出现越权审批的状况，导致业务外包决策出现重大疏漏；选择了错误的业务外包合作方，导致项目运作失败；合同签订不规范，业务外包无法达到既定目标，进而引发法律诉讼等一系列负面后果。
　　（二）业务外包开展阶段该阶段主要的主要工作包括外包合同的过程管理、验收以及日常财务结算等。过程管理主要是组织实施业务外包的行为，企业依据公司规章制度，通过组织资源的分配，建立与承包方的合作机制，为下一环节的业务外包过程管理做好准备，确保承包方严格履行业务外包合同。这些工作操作繁琐，需要较强的责任心和严谨的工作态度。稍有不慎，可能就会损害公司正当的权益。该阶段的主要风险点列示如下：组织措施不力，业务衔接不到位，影响各业务环节的梳理实施；合同违约风险的产生可能导致外部业务不能实现既定目标，企业发生损失，如：承包方不能按期完成设备建造并生产出合格的产品、出现重大质量事故等；当企业所处宏观经济环境发生较大变化时，双方未及时调整业务外包管理模式，导致企业出现失误甚至失败。一般而言，业务外包涉及周期较长，而外部环境又经常变化，双方应建立及时修正合同的机制；外部业务结束后，验收不符合既定标准，导致后期文档不全或产生争议等；双方财务结算时，因为审批不及时或出现疏忽，将会导致财务风险的发生。
　　（三）业务外包总结阶段业务外包结束后，企业一般会就前期执行的业务外包合同进行全面的总结，以积累相关经验和教训，为后续的业务提供借鉴。同时，企业也会就业务外包的整体绩效进行定期或不定期的评价。此阶段的主要风险是：一是企业绩效考评体系不完善，导致无法及时进行评价或者考评流于形式；二是档案管理不完善，在实施周期较长的前提下，可能导致最后的总结缺乏依据，从而无法得出客观的结论。




　　四、业务外包内部控制要点
　　针对外包业务各环节的主要风险点，可以重点考虑以下的主要控制点，从而防范因内部控制的缺失可能导致的企业风险出现。
　　（一）业务外包实施准备阶段具体包括：一是依据公司发展战略，拟定业务外包管理制度和流程，明确其适用范围、部门职责和实施程序以及绩效管理等，从制度层面为防范业务外包风险提供依据。二是根据业务需要编制业务外包实施方案时，组织公司相关职能部门人员成立业务小组，全面评估业务方案是否符合公司预期，同时预判其执行过程中可能出现的风险因素以及应对策略，确保方案的切实可行。三是在选择承包商时，企业应通过招投标的方式全面考核其专业资质、技术团队和管理能力以及类似业绩。结合公司需求选择最适合公司的合作方，避免因错选合作伙伴而导致外包方案出现闪失。四是在签订合同阶段，除了合同中常规要求的内容之外，应重点考虑具体外包业务特点可能出现的重大风险因素，通过合同条款予以应对。在订立外包合同前，充分考虑业务外包方案中识别出的重要风险因素，并通过合同条款予以有效规避或降低。同时，为了应对将来执行合同时可能出现的外部环境的重大变化，应保留一定的灵活性。
　　（二）业务外包开展阶段主要包括：一是在合同约定范围内，按照公司业务外包管理制度和工作流程，全程管控业务外包行为。明确双方职责，保持沟通顺畅，及时解决双方争议。二是按照合同约定，密切关注外包业务承包方的持续履约能力，并动态考核其履约效果和效率。对于可能导致偏离合同的行为或技术，双方开会讨论确定可行的方案及时解决。三是在验收阶段，应根据合同要求的验收标准进行。对于验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与承包方协商采取恰当的补救措施，并依法索赔。四是在日常结算过程中，企业应结合外包业务特点和企业管理需要，完善会计核算办法，加强财务管理，及时审查并办理结算事宜。
　　（三）业务外包总结阶段根据业务外包的验收结果，公司组织相关人员对业务外包是否达到预期目标做出总体评价，据此对业务外包管理制度和流程进行改进和优化。由公司内部审计或监督部门对公司业务外包方案进行绩效考核，根据其业绩结合公司管理制度出具专项经济责任审计报告。