如何加强物资管理中的内部控制

　一、物资管理中内部控制执行的难点
　　物资指公司在生产经营活动中使用的，主要是两方面的物资，一是形成公司流动资产的物资，主要指设施维修的备用材料、办公用品等；二是形成公司固定资产的物资，主要指工程材料及工具、设备等，它们是构成企业成本的重要部分，对企业经营和效益甚至安全都有直接的影响。对物资实施规范化的内部控制是企业经营管理的重要内容。物资管理作为企业的重要经济业务且涉及到企业内部的众多部门和人员，容易导致舞弊、低效率和浪费，所以，应当制定严格的内部控制制度，并通过规范的措施加以防范和控制。
　　物资管理中内部控制执行的一些薄弱点及难点，主要有以下方面。
　　（一）物资采购品种及数量的随意性、库存物资缺乏流动性，造成物资堆积
　　在企业管理中，对仓库物资的合理采购往往是一个薄弱环节，原因是多方面的。这个管理环节中涉及到物资使用部门、采购部门和保管部门，如果各部门间信息沟通不及时、信息不完整，都会直接造成仓库物资堆积的情况。如使用部门往往以临时性或抢修任务为借口，对物资需求没有详细的计划，这容易造成采购部门也无采购计划，需用什么采购什么；保管部门因物资品种繁多、管理繁琐等原因，未能建立物资保管的最低限额，对采购部门也未能提供库存物资的详细情况。以上情况的存在促使合理采购成为一个难点。在必须保证生产经营的前提下，只有保证物资不出现断档，就容易出现物资采购的随意性，从而引起管理上的疏忽，使管理出现脱节，最终导致库存物资起不到应有的作用，缺乏良好的流动性而出现物品堆积，直至堆积时间过长出现老化或更新，造成浪费。
　　（二）物资质量与付款环节缺乏内控措施，出现采购次品，影响生产
　　物资采购后进行入库管理，并根据入库单及发票情况进行报销付款，看似简单的程序都缺乏良好的内控措施。主要原因在于采购人员、保管人员与财务人员对采购物资的质量状况等缺乏了解，而对物资好坏能够作出判断的使用部门往往在这个环节没有参与，造成付款前缺乏良好的内控措施，使物资采购次品的风险增加，从而增加设施设备等运行的风险，对公司的经济与安全都将产生不良的影响。
　　（三）没有建立详细资产报废鉴定程序，造成资产浪费
　　对资产进行报废在物资管理中是一个很重要的程序，对企业意味着净资产的流出，是直接对利润的一个减少项目。在实际工作中，因设备出现故障等原因需要更换，或者整体设施运行困难面临改造，往往事先没有财务人员的参与，事后走流程了事，对确定需要报废的资产在报废前缺少一个专业的鉴定结果，在更新改造方案中也往往缺少对旧设施、设备评价的依据，容易造成资产浪费甚至项目盲目上马的情况，不利于企业的长久发展。
　　（四）对报废后的资产缺乏监管，造成资产流失
　　资产报废以后到处置前，是物资管理的一个薄弱环节。一般设施设备拆除后，会出现堆放随意，保管不当的情况，特别是对无对应账面价值的设备等，容易引起管理人员的疏忽，造成无人监管、资产流失现象。资产报废后在账上意味着属于待处理报废资产，处置后的现金流入属于公司的一项收入，同样需要重视。
　　（五）对可多次使用的工具类物资缺少更换限制，造成资产浪费
　　工具类物资一般价值较小，人员使用分散，且在使用与保管过程中不予重视，容易造成丢失；同时购买无节制，缺少监管，形成管理混乱的情况，给物资管理带来一定的难度。同时，因由职工个人进行保管，如果没有一个相应的制约机制，不利于使用人员形成良好的工具使用、保管习惯，容易造成资产浪费的现象。
　　
　　
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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、如何加强物资管理各环节的控制
　　为规范物资采购、供应、使用、回收等方面的行为，应做到程序规范、职责明晰，以保证公司材料物资安全、完整、合理使用，确保生产正常运行，提高材料物资的利用率，促进公司材料物资工作逐步适应现代企业管理要求。公司应先从制度管理入手，建立《物资管理制度》，对物资各方面的管理作出具体规定。制度的实施，从源头上为企业的物资管理提供了保障，对企业会计信息质量的改善起到了积极作用。
　　（一）加强物资采购和供应管理，与供应商建立信用关系
　　首先是建立供应商公开招标制度，其目的是降低物资成本，提高物资质量。公开招标方式可以合理利用供应商之间的竞争关系，争取以最低的采购价格获得最佳质量的物资，这直接降低了物资采购的成本，从而加速资金周转，促进企业盈利。其次是签订长期保障协议，分批采购物资。对于可信度高、专业性强的供应商，企业应积极与其合作，并签订定点采购的长期保障合同，据此要求获得价低质优的物资，还可采用分次付款的方式，达到供求双方共同承担市场风险的目的，以规避市场行情变化给企业带来的不利影响。此外，企业在采购物资时还应注意遵循分批采购物资的原则，这有利于尽可能地降低库存，减少资金占用，从而降低企业物资管理成本。最后，企业在与供应商建立良好合作关系的前提下，应深化双方合作关系，使供应商能对具有再利用价值的物资或废旧品进行回收，以达到双方受益的目的。对企业而言，这一行为可使其获得额外收益，在一定程度上补偿物资管理支出，达到降低和控制物资管理成本的目的。
　　（二）加强仓库物资管理，与相关部门信息互通
　　仓库管理应根据销售计划、生产采购资金筹措等制定仓储计划，合理确定库存存量的结构和数量；加强日常管理，严格限制未经授权的人员接触存货；建立库存存货分类管理制度，对企业全部存货以其重要程度、价值高低、耗用量大小和订购难度等为标准，划分出 A、B、C 类，分别管理。同时，建立健全仓库定期盘点制度，在对库存材料管理中，仓库管理员应做好材料的盘点工作，做到账实相符，尤其是应掌握最新的存货数据，为采购材料提供依据，为生产投料做好准备。采购部门对物资的采购数量及品种在采购前应有一个合理的测算，首先应考虑仓库材料的库存数量；其次再根据采购需求，确定实际采购数量。这就要求物资保管部门与采购部门应建立良好的库存信息共享平台。最好的管理模式是采用办公自动化管理，出入库直接在软件中填制审批，做到仓库物资及时更新，同时相关部门能及时查询、确认。
　　（三）建立健全验收制度，把好质量关
　　对采购物资在验收合格后入库是很重要的一环，要建立健全验收制度，由专门的材料质检部门负责，在材料入库前进行材料质检分析，检验材料的数量、品种、规格与采购计划是否相符，质量是否完好；对难以检验的材料可由使用部门试用合格后再正式入库，严格杜绝次品入库，严把质量关。只有这样才能在付款环节起到内部控制的作用。付款前应由使用部门进行试用或鉴定，质量无误后方可付款，以规避出现次品影响生产的风险。
　　（四）建立领用审批制度，注重审核关
　　物资采购到位，验收合格入库后，使用部门需凭审批后的领料单到仓库领料，仓库保管员凭填写完整的领料单交货，如实际交货数与领料单不符的，应在领料栏填上实领料，以防账实不符。对于经计划批准后直接运送至工地的工程材料或抢修材料，至材料运送到后及时填制现场材料确认单，事后凭现场材料确认单补填领料单。领料单是物资出库所用何处的依据，物资要以审核无误的领料单为依据使用，这样方能账实无误。
　　（五）建立资产报废审批制度，以鉴定为准
　　报废审批是一个很重要的制度，是设施设备选择更新改造还是修理维护的重要依据，是资产不造成浪费、流失的重要保障，但最忌讳走流程，了任务。所以公司应成立专业的技术鉴定小组，确定具体的资产报废条件，作为资产去向的依据。生产部门对达到报废条件的资产需经技术鉴定小组进行现场鉴定，根据资产性能等情况，经小组讨论后出具详细的鉴定报告，对未达到报废条件的资产严格禁止报废，应对该部分资产有一个合理的再利用意见，同时写进鉴定报告，并作为所涉项目更新改造的依据。报废资产最终凭鉴定结果进行报废审批，可最大限度地提高资产的利用率。
　　（六）建立报废物资保管制度，履行保管职责
　　经批准报废后的物资，实物保管部门应建立报废台账，根据报废资产的账面价值情况进行分类登记，写明存放地点，并作为处理的凭据。同时，加强报废物资的现场保管，应单独存放，专人管理，贴上标签，以示区别。在处置前定期进行盘点、核对，建立完善的保管制度，各部门相互约制，明确职责，严格按制度实施，避免失窃行为的发生。
　　（七）建立工具使用调换管理制度，杜绝随意置换
　　对工具类物资应按公用工具及个人工具的分类，建立公司工具使用调换管理制度。根据职工岗位需要，设置工具配备条件、使用年限、使用频次、损耗等，以实际情况进行合理置换，每年进行核对盘点，确保工具的合理使用，通过制度建设督促使用人员有一个良好的工具使用、保管习惯。对未到使用年限而损坏或丢失的工具，应根据实际情况，明确职责，确定由其个人承担的比例，或明确给予处罚的措施，从而督促使用人员保管好自己的工具，杜绝随意置换，降低运行成本。
　　物资是构成企业成本的重要部分，对企业经营和效益有直接的影响。在整个物资管理过程中，建立和完善相应的内部控制制度有利于提高工作效率，降低物资消耗，减少损失和浪费。同时，可提升管理质量，有效控制舞弊行为的发生，对企业的发展有深远的意义。