内部控制是指经济单位和各个组织在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。内部控制的目的在于改善经营管理、提高经济效益。它是因加强经济管理的需要而产生的,是随着经济的发展而发展完善的。最早的控制主要着眼于保护财产的安全完整,会计信息资料的正确可靠,侧重于从钱物分管、严格手续、加强复核方面进行控制。随着商品经济的发展和生产规模的扩大,经济活动日趋复杂化,才逐步发展成近代的内部控制系统。
存货的内部控制
存货被誉为是商业企业的血液,所以存货的内部控制很重要。良好的存货内部控制包括:
(1)无论采用什么盘存制度,每年至少实地盘点一次存货。
(2)保持高效的采购、验收和运输程序。
(3)保管好存货,以防被盗、损坏和腐烂。
(4)仅允许那些不能接近会计记录的人员接近存货。
(5)对贵重商品保持永续存货记录。
(6)按较经济的数量购买存货。
(7)保持足够的存货以防因存货短缺减少销售收入。
(8)不要保留过多的存货,以防将资金拴在不必要的项目上而增加费用。
每年实地盘点存货是必要的,因为确认库存存货的惟一方法就是盘点。再好的会计系统也会有错误,盘点对确定存货的正确价值是必不可少的。当发现错误时,应调整会计记录,使其与实地盘点数一致。
使存货经手人远离会计记录是一必要的职责分离。一个既可接近存货,又可接近会计记录的职员可以盗窃存货,并编制会计分录将其盗窃行为掩盖起来。例如,在存货实际被盗时,职员可增加冲销的存货数,以使存货金额降低。
计算机存货系统能使公司将库存存货额和存货短缺的可能降至最小。在竞争日益加剧的企业环境中,公司不能将现金拴在过多存货上而增加不必要的费用。
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