浅议中小会展企业内部控制建设中存在的问题及对策

摘要：加强对中小会展企业内部控制执行过程的监督，建立内部审计、外部独立审计相结合的有效的监督模式，更有必要强化风险意识，通过风险预警、风险识别、风险评估等措施。

一、中小会展企业内部控制的概述
1.　企业内部控制的概念
根据我国《企业内部控制基本规范》的定义，内部控制是“由企业董事部门 (或者由企业的章程所规定的经理、厂长等类似的决策和治理机构)、管理层和全体员工共同实施的，目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。
2.　会展业的概念
目前，世界会展业至少可以包括会议和展览两个基本组成部分，一般全称之为会议展览业(Con-vention　&　Exhibitionxndust)。随着社会的演变和科技的进步，会展业作为一种经济存在形式，其存在的形式、内容、功能和办展方式等各个方面都在不断进行调整和变化，出现了各行各业的展览会、展销会、博览会、交易会、订货会、洽谈会等丰富多彩的表现形式，并在二十世纪60-80年代在全球范围大发展。随着经济的发展，各个行业交流的增加，会展经济通过自己的努力已经成为我国新的经济增长点，并且极具潜力。
狭义地讲，会展业是会议业和展览业的总称。会议是某些组织有计划的就某些问题进行集中讨论的集会。展览是在特定时间、地点，对某种或几种产品、技术或服务进行陈列及展示并进行观看和交易的活动。会议的种类繁多，有与展览同期举行的论坛、报告、研讨等，但更多的会议是独立进行的，与展览没有任何关系，如部门会议、行政会议、专题会议等。从广义上讲，展览会包含所有形式的展览，但从狭义上讲，展览会就是指贸易和宣传性质的展览。一个国家的经济交流发展到一定阶段，会展业就是一个必然产物，它是否出现己经成为一个国家能否走向繁荣的重要标志。会展业发展迅速，对国家经济拉动作用巨大，可以用四两拨千斤来形容。同时国家的经济基础和经济实力决定了国家会展业发展。会展业是推动经济全球化的门户，不仅是从经济上与世界接轨，甚至在理念上与全球跟进。简单地说，会展业就是一个整合产业、营销城市的行业，它既是完全市场化的经济，同时也是顺应生态、环保、低碳这一全球趋势的产业。它的可持续发展的生命力正逐步展现。
会展业和旅游业现在都可以称为朝阳产业，它们与房地产一起称为新世纪三大无烟产业，具有极大的发展潜力。在新时期，我国要全面扶持会展业的发展，全面提升我国会展经济。作为经济新增长点的会展业，通过信息流、商品流、技术流、资金流、人才流的集聚、辐射，成为各地调整产业结构、转变经济发展方式的重要抓手。
1∶9的比例概念性地阐述了会展业与相关行业的关系，但我们也不能简单地用这个比例来完全概括。事实上，会展业既是传统服务业，又是新兴服务业，既是生产型服务业，又是生活型服务业，既是服务业的重要门类，又是带动其他服务业的重要载体。会展业涵盖了各大行业，每个行业都与会展业紧密相连。会展业就是新的融合，它既是国家经济功能的新体现、拉动内需的新动力，也是一个汇聚新思想、新产品、新技术的平台。
3.　中小会展企业的特点
与大型企业相比较，中小会展企业经营相对灵活，决策权集中，沟通成本较低，专业化程度相对较高，中小会展企业作为国民经济的重要组成部分在多个行业中发挥着重要作用，不仅向国家缴纳了大量税款，而且吸纳了众多城乡劳动力，是促进我国经济结构调整，推动国民经济发展和维护社会稳定的重要力量，也是经济活动中最活跃的主体。
4.　中小会展企业的类型
根据中小会展企业经营范围的不同，可将其划分为会展服务企业、会展经营企业及会展场馆企业三种。会展服务企业主要经营方向为展览展示工程设计、制作、搭建、租赁、展运等，主要为会展经营企业及参展商提供服务；会展经营企业主要承担展会、活动或会议的组织与执行工作，整合各方资源来促成单项展会的从无至有、从始至终的展会全过程实现，同时可能兼营与其相关的广告宣传、品牌推广等项目。会展场馆企业以场馆运营为主，依托其场馆向会展经营企业提供会展场地及配套服务，并相应的配置规范服务及专业人员。但以上三种分类方式并非会展企业的绝对分类。会展企业发展至今，越来越多的业务存在交叉，故较多的企业渐渐试图将以上三种业务类型整合于一家企业之内，以扩大企业竞争力及业务规模，增强企业在市场竞争中的抗风险能力。
5.　中小会展企业内部控制的重要性
现代会展业是21世纪的朝阳产业，有着巨大的生机和潜力，会展经济已成为区域经济实力与整体形象的体现。无论是在展会的组织、展览展示工程的搭建还是各类活动的执行及会展业的各相关行业中，中小会展企业都以积极主动的态度投入在整个会展行业之中，为会展经济的发展起着举足轻重的促进作用。因此完善和加强中小会展企业的内部控制具有与大型会展企业同等重要的意义。然而在发展过程中，较多中小会展企业存在着内部管理薄弱、经济效益较差的现象。其主要原因是没有建立和完善内部控制制度，致使其经济发展受到严重的制约。因此，加强中小会展企业内部控制制度的建设是促进其健康发展、良性循环的重要途径。

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[1]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr二、中小会展企业内部控制的现状与问题分析br /> 1.　对内部控制的重要性认识不足
很多中小会展企业因同质化程度较高、价格竞争程度较大而往往面临着比较严峻的生存和发展的考验，管理者通常把主要精力用于业务的扩张、经营额的进一步扩大及利润的进一步提高上面，而对于内部控制方面关注甚少。这体现在管理者不仅对有关内部控制的相关内容了解较少，甚至在某种程度上认为内部控制是对企业发展的一种束缚与限制，影响了企业的发展速度。
2.　内部控制制度缺失或不完善
无论是从COSO还是《企业内部控制基本规范》对内部控制的定义都可以看出，内部控制实际上已经上升到企业战略管理的高度。但从中小会展企业的内部控制建设实践情况来看，大多数中小会展企业理解内部控制的真正涵义，甚至认为内部控制就是财务控制，内部控制只是财务部一个部门应该做的事，更别提建立完整的内部控制体系与制度。即使有部分会展企业根据自身企业的业务情况建立一些合同管理与应收账款管理的相关制度，但仍然不够全面，而仅仅是出于眼前需要所进行的一种懵懂的尝试。
3.　资产安全完整系数低
中小会展企业因内部控制制度未被引起足够重视，在资产管理上暴露出很多弊病：(1)对现金管理不严，造成资金闲置或不足，无法得到合理运用；公、私账不分，存在现金体外运营，资金安全无法保障，同时不利于企业对资金进行有效管理，增加了资金的使用成本。(2)应收账款周转缓慢，造成资金收回困难。原因是没有建立严格的赊销政策及合同管理制度，缺乏有力的催收措施，应收账款不能兑现或形成呆账，同时在应收账款出现收款风险的时候无法运用相应的法律手段保障企业利益。(3)成本控制薄弱。许多中小会展企业因人力成本及机构设置的影响，缺乏对采购业务的有力控制，导致企业成本居高不下，直接影响的企业的利润与发展机会。(4)重钱不重物，资产流失浪费严重。不少中小会展企业的管理者，对原材料、半成品、固定资产等的管理不到位，出了问题无人追究，资产浪费严重。
4.　制度执行力差，制度形同虚设
因管理层对内部控制的重视程度不够，导致内部控制制度在整个企业中难以形成威慑力，员工对制度缺乏敬畏感，认为制度遵守与否影响不大，导致制度得不到执行或者在执行中出现变形，制度形同虚设。
5.　缺乏有效的监督机制
监督包括内部监督和外部监督，内部监督一般通过内部审计来实现，但是中小企业的内部审计的监督效果却不尽人意。一方面，大部分中小会展企业因人力成本及机构设置的原因根本没有设立内部审计机构，而主要由财务部门来兼管部分内部控制的工作，这样的内部控制缺乏独立性也无从谈起监督的有效性；另一方面，中小会展企业较少主动采用会计师事务所对公司的财务数据及内部控制情况进行审计，即使采用会计师事务所进行审计也主要是以财务报表审计为主且以应付业务活动要求为目的，致使内部控制失去了有效执行的外在压力。
6.　缺乏管理人才
内部控制着眼于过程，其成功实施来源于企业治理层、管理层和全体员工的共同努力。但在我国，绝大部分中小会展企业的管理者主要依靠自己对市场的判断能力和个人的冒险精神进行企业管理。他们大多数对内部控制不太熟悉也不太重视，在他们看来，市场才是最重要的，内部控制会束缚他们的手脚，这种治理层认识上的偏差，导致在许多中小会展企业里内部控制没有被摆到重要的议事日程上。而在管理层和员工层面，由于中小会展企业特别是中小民营会展企业在高管人员甚至普通员工的配置和选择上，更多地依赖基于血缘和亲缘的“自己人”，限制了优秀的管理人才进入企业，使得企业很难从外部引入合理高效的内部控制理念和体制。即使在建立了内部控制体系的企业，受内部员工固有的血缘和亲缘关系牵制影响，其内部控制和内部监督的效果也会大打折扣。
三、中小会展企业内部控制的对策及应用
1.　营造良好的内部控制环境
（1）提高管理者的个人水平，改进其管理方式与风格
首先要强调“人”的作用，提高人的品行和素质。COSO报告特别强调“人”在内部控制中的作用。我国一方面需尽快建立一个比较完善的管理人才市场，促成一个具有约束、监督与激励管理人员作用的外部机制，给管理者以自我完善和自我提高的动力和压力，以便提高他们的素质。同时要加强管理者的品行教育，培养其正确的价值观。建立管理者品行档案也是一项十分迫切的任务。另一方面要严把用人关，选择德、能、才兼备的管理人员进入公司。其次，培养管理者忠实，勤奋的品质和良好的敬业精神，帮助管理者树立正确的价值观和对企业的责任感。最后，要有计划地进行管理人员的后续教育。（2）明确管理宗旨，树立良好的企业文化
任何组织的内部控制目标总是与其管理目标相一致的，而任何组织的管理目标又总是与组织的管理宗旨密切相关。因此，应当制定与会展活动性质和规模相适应的管理宗旨，以确定内部控制的目标和具体控制方式。会展活动管理宗旨和活动方针的制定，既受外部环境的影响，又受管理层的基本观念影响。在制定有关的管理宗旨和活动方针时，需要考虑诸多因素，如为参展商提供良好的服务，为职工提供合理的待遇，促进展会的发展壮大，承受活动风险的种类，内部财务政策和重视社会整体利益等。会展执行机构管理层的管理理念和风格形成了内部组织文化，它既是一切业务实现的基础，也为内部控制的实施提供了平台。它往往是组织内部一种无形的力量，影响组织成员的思维方法和行为方式，包括整个组织的管理方式、管理阶层对法规的反应、对财务的重视程度以及对人力资源的政策及看法等。因此，应注重会展内部文化的建设，形成良好的文化氛围，培育诚信为本的组织文化。要以人为本，培养组织每一个员工的诚信意识。内部控制制度的设计无论多么完美，毕竟是人制定的，一定存在着漏洞。完全依赖规章制度，并不能解决的全部。真实、可靠是规章制度的要求，但同时肯定也只能是与诚信共同作用的结果。人是最为关键的因素。组织内部控制的最高境界，就是每一位员工能够做到自我控制，自我管理。必须强调沟通和感情的交流，消除管理者与被管理者之间的隔膜，从而调动每一个人的积极性。要明确和落实诚信责任。通过制定、完善制度、规则，明确提出各个层次的人员在组织运作中的诚信要求与责任。要通过经常性的检查监督促进有关各方切实履行诚信义务。要依法依规对违反诚信的人员进行制裁，真正落实诚信责任，使政府主导型会展在健康的轨道上不断发展。（3）制定适宜的人力资源政策
会展由人来从事，内部控制由人来执行。内部控制要强而有效，有赖于能力强、可信赖的员工。而组织的人力资源政策，将直接影响每一个员工的业绩和表现。因此，组织应制定适宜的人力资源政策，并使之有效地实施，将对提高员工的素质和贯彻执行内部控制有很大帮助。人力资源政策应包括管理员工的政策和程序、员工配备与员工选拔方法、培养开发人才的措施、考核员工业绩的方法、员工升职及薪金报酬政策等。
2.　中小会展企业中应建立起行之有效的内部控制制度
（1）着重解决企业内不相容职务分离的问题
不相容职务指集中于一人办理时发生差错的可能性就会增加的两项或几项职务。不相容职务分离指对不相容职务分别由不同部门或人员来办理。企业的不相容职责包括：业务批准与执行，业务的执行与记录，各种会计责任之间，资产的保管与会计，资产的与账实核对，计算机信息系统部门内部、以及信息部门与使用闭门谢客之间的职责。企业应根据自身的业务内容及组织机构梳理各岗位人员配置，做到不相容职务分离，以降低蓄意串通舞弊行为的可能（2）建立健全的资产安全维护体系。
一是严格现金管理，统一银行账号管理，定期编制银行余额调节表，定期盘点现金；根据公司业务特点进行现金控制，提高资金使用效率。
二是制定有效的应收账款分级管理制度。将客户划分不同信用等级给予不同的账期，设立预警制度，及时跟催，定期与其进行函证核对。同时将应收账款的回收效率与业务部门的绩效挂钩。因会展类的项目展期短，筹备期长，且客户流动性较大，故会展类的应收账款回款期限应尽量设在布展前，一方面保证会展进行中的大量成本支出的现金流不中断，另一方面降低展会结束应收账款即成呆账的风险。
三是完善合同管理制度。对于常用的展位订购及工程搭建类合同，应设立企业标准模式合同，降低企业法律风险；非模式合同应在拟订后交由企业法务部门或法律顾问审定相关条款，以保护企业权益。合同签订应分级审批并分项存档。
四是加强成本控制。设立单独部门或专人对成本进行控制，将成本控制部门、成本发生部门及后续监督部门分立，形成相互监督。对于中小会展企业来说，会展成本类型复杂，专业性强，故成本控制部门可针对专业性较强的成本采用招标、竞争性谈判等方式集中采购，同时借助专家意见控制成本。而市场同质化程度较高的成本则可以通过市场调查等手段了解市场价格从而取其低取其优。
五是完善物资管理制度。物资的使用者与购买者及保管者应分立，设置物资申购、入库及领用流程，规定三方权责，财务部门定期盘点，针对非正常损耗应查明原因并追究责任。（3）强化风险意识，增强企业竞争力
随着市场经济的发展．经济全球化的形成，企业将面临更加激烈的市场竞争环境。中小会展企业一般没有投资的风险，但存在着较大的经营风险。中小会展企业产品单一，资金不雄厚，抵抗风险的能力较差，企业管理者风险意识普遍淡薄，生产经营的许多方面都会受到来自企业内外诸多因素的影响，具有较大的不确定性。如原材料供应、行业市场情况的变化，以及不可预见的自然因素的变化等都会给企业的经营带来很大风险，中小会展企业更有必要强化风险意识，通过风险预警、风险识别、风险评估等措施，对财务风险和经营风险进行防范和控制，在未来企业激烈的竞争中求得生存和发展。（4）建立并完善信息与沟通机制
信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。企业应建立内部信息传递系统，包括能有效传达员工义务和控制职责的系统;员工可以举报不当行为的沟通渠道;管理层可以接受到员工建议的渠道等，以保证信息能在企业内部之间及时有效的传递，减少信息传递过程中的失真、偏差与延迟情况，提高工作效率。另外企业也应建立与外部的沟通渠道。例如通过问卷、采访、市场调研等方式了解参展商、供应商的需求与建议；也可在与外部的交往中使之认识到企业的道德标准，使其知道、认识到不适当的行为；甚至可以建立企业专业的会展网络平台，将企业的有关信息通过会展网络平台予以展现，以降低与外部的沟通成本，提高信息使用与沟通的效率。（5）加强对内部控制过程的监督
加强对中小会展企业内部控制执行过程的监督，建立内部审计、外部独立审计相结合的有效的监督模式。内部审计是企业内部控制制度中发挥监督作用的一个重要组成部分，是对内部控制执行情况进行监督的一种监督形式，是对内部控制的再控制。同时企业应主动寻求外部独立审计的监督，除每年的报表审计外应增加内部控制评价审计，查找企业内控的不足，降低企业内控风险。
加强有效监督机制的建设，一方面要加强内部审计控制。内部审计机构应直接对企业最高领导层负责，保持相对独立性。企业通过内部审计制度对各级管理层的财务活动和管理活动进行评价，包括企业经营方针的贯彻执行情况，企业财务会计信息的真实性和可靠性、各级管理人员的绩效、内控环节的协调情况等。对于严格执行内部控制制度的，给予精神鼓励和物质奖励；对于违规违章的，坚决给予行政处分和经济处罚，并与职务升降挂钩，只有做到压力与动力相结合，才能最终达到内部控制的目的。另一方面，还要强化外部监督，督促企业不断完善内部控制制度。财政、税务、审计等部门要合理分工，建立岗位责任制，并注意加强彼此间的信息交流，定期互通情报，形成有效的监督合力；应加强对企业内部控制的了解、检查与监督，加大执法力度。
我国会展业的蓬勃发展，给中小会展企业带来了众多的机遇和风险，良好的内部控制体系能够使中小会展企业在机遇面前扬风破浪，在挑战面前平稳过渡，内部控制将是中小会展企业在会展行业中发展壮大的必备武器之一，希望我国各中小会展企业能重视这项武器并充分利用好这项武器。
作者：马 骁 单位：湖南潇湘晨报传媒经营有限公司