ＥＲＰ系统及其对存货管理的影响

【摘要】本文说明了什么是ERP及ERP对企业存货管理的影响，指出利用ERP系统实现企业资源计划将对企业产生巨大的经济价值。
　　存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种有形资产。存货包括各种原材料、燃料、包装物、低值易耗品、委托加工材料、在产品、产成品和库存商品等。如果企业能在生产投料时随时购入所需的原材料，且随时调整生产计划，及时生产、提供销售所需产品，就不需要存货。但实际上，企业总有储备存货的需要——这种存货的需要主要是基于保证生产或销售的经营需要，增加生产经营弹性以及出于优惠价格的考虑；并因此而占用或多或少的资金，因此如何进行存货管理就显得更为重要。
　　在传统方法中，存货管理的数据来源主要是企业的各类手工账簿及报表。由于手工条件下，原始单据、凭证、明细账、日记账、总账分别由不同人员开立、记录，工作重复而繁琐，且需要不断核对，造成工作周期长，速度慢，效率低，往往很难及时进行存货的分析和管理，而只能是事后的分析。
　　市场竞争日趋激烈，需要不断提高反应速度，减少决策失误。在这种情况下，利用信息技术实现企业资源计划成为企业存货管理的一个共同的需要。因此，越来越多的企业开始使用ERP系统。作者所在公司，近几年也实施了ERP系统，本文就ERP系统在企业存货管理中的实际运用谈一些体会。
　　
　　一、什么是ERP
　　
　　ERP是enterprise resource planning的英文缩写，中文意思是企业资源计划，是目前企业管理界较为流行的一个名词，但并不是一个全新的概念。以往的企业资源计划多使用手工或传统处理流程进行，随着企业规模的不断扩大，企业资源及信息已难以通过手工操作实现快速集中和优化，而市场竞争却日趋激烈，需要不断提高反映速度，减少决策失误。在这种情况下，利用日新月异的信息技术实现企业资源计划成为企业管理的一个共同需要。这里提出的企业ERP系统是指利用先进的计算机及网络工具，配合实用的管理软件，利用信息技术手段优化企业资源计划，达到高效、及时、高度综合的效果，为公司管理提供更有指导意义的资源信息。
　　正是由于ERP系统具有高效、及时等特点，使得企业存货管理可以从中获取更为积极有效的信息，用于随时调整存货量及处置呆滞品，ERP系统正成为企业存货管理的重要手段。
　　
　　
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二、ERP系统对企业存货管理的影响
　　
　　（一）整合企业价值链
　　企业存货主要可分为为生产产品而储备的材料、正在生产过程中的在产品及为销售而储备的产成品和商品。显然，产成品和商品的储存种类、数量主要是为了满足客户临时的需求；而材料的储存种类、数量则主要是因为担心供应商不能保证及时供货而发生的。随着企业规模的增长，客户、供应商数量的增加，产品、材料种类的增加，相应的存货储备量也急剧上升。而实际上，一般来说，企业的产、销能力是平衡的，大部分情况下，其产能还略大于销量，如果企业能及时获取客户需求信息，及时调整生产计划，其产成品和商品的库存就可以大大减少。因此，现代化的企业不但需要对自身资源信息的掌握，同时需要将供应商和客户信息进行整合，形成相对完整的供销体系信息，以力争实现各个环节上存货的减少，达到共赢的目的。
　　然而，由于原来产业链上各企业的信息无法及时、准确地共享，企业不了解客户需求变化的情况，为了应对客户突然提出的需求，企业只能储备大量的产成品或商品存货；同时，由于企业不了解供应商的排产计划和准确的供货时间，为了保证自身的生产不受材料缺货的影响，也会在内部储备大量的材料。
　　而ERP系统则使得企业有了实现整合价值链信息的技术平台，解决了手段的问题。企业通过ERP系统信息平台的共享，可以登陆客户的ERP平台，获得其近期的生产计划和产品需求，据此排定自己的生产计划；同样，企业的供应商也可以登陆企业的ERP平台获取相应信息；企业还可以登陆供应商的ERP平台获取供应商实时的生产信息和完工信息。因此，如果客户端需求或生产计划有所改变，可以 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一时间被企业及其供应商获取，企业及其供应商就可以相应调整生产计划以避免库存的增加。这样在供应商、企业、客户端各个环节的库存都可以大幅度降低，真正实现共赢。
　　
　　（二）实时的跟踪
　　传统存货管理，虽然也有事前预计、事中控制、事后分析等几个环节，但是由于其基本数据依赖于手工单据、凭证和账簿，这些数据的汇总分析周期较长，全部存货数据的整理、汇总、分析往往只是每月进行一次，且需要较长的时间，因此，其事中控制的环节实际上很难做到。由于事中控制的缺失，事前预计实际上也仅为增加采购、增加库存的预计，很难根据实际产、销的变化来减少、控制库存，所以在事后分析时，往往发现期末库存比原来预期的要多很多。
　　而ERP系统的思想则是实时跟踪，管理者可以跟踪到业务的每一步操作，随时发现存在的问题，甚至通过专门的软件设计，让系统自动通报问题，公司的管理成了一个动态的系统，一个环环相扣的过程。部分原有的业务流程要重新调整以减少随意性，加强规范性。在传统信息流体系下，要想得到实时的库存信息几乎是不可能的，只有规定一个固定的时段由仓库统计人员将一定时间的库存信息进行汇总后才能提供完整的库存信息。而在企业ERP系统下，物流和信息流是同时进行的，管理者可随时得到任何时间和任何时段的库存信息，且管理信息越来越精细和集成。这样，当产业链上的产、销信息有变化时，存货管理者可以及时查询当前的库存信息，并据以进行企业的生产和采购业务调整，及时、准确的将调整信息传递下去，以最大限度地利用库存，减少库存。
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　　在原有的存货管理系统中，物流、资金流、信息流是相互分离的，信息来源于对物流、资金流的综合处理，如月底综合处理全部的验收、领料、销售。在日常的运转中信息流是与其他流相分离的，他们之间的关系只有月度结算后才明朗。而ERP系统则把三者和而为一，每一种流动都连带其他流动，而且同时分不同的渠道各自集中，信息的来源已不是业务部门出物流信息，财务部门出资金流和信息流，而是三流同时、即时流动。信息的来源向业务的源头延伸，特别是涉及物流的信息都要由物流人员在物流业务处理的同时生成信息流，并定期或随时传递到整个系统。信息不必在规定的时间集中处理，财务人员汇总各种信息载体的功能将向业务部门转变，财务更多的是监督信息的形成、分析信息、提出建议。业务与财务已经真正连为一体，信息共享。
　　传统的企业财务信息处理系统其最终的财务信息、会计凭证、会计分录都是由财务部门制作，但在ERP处理背景下，企业财务信息的来源发生了一些变化。由于各业务模块分散在各业务环节中，比如采购模块由采购部门使用、库存模块由仓储部门使用，销售模块由销售部门使用，总账、往来账模块由财务部门使用，各模块使用者通过一种环环相扣的方式形成最终的集成信息，而某些财务信息是在业务操作时就已形成。由于信息流的变化，财务人员直接处理业务，汇总信息的工作量可以大大减少；同时又可以更及时、准确地获取库存信息，从而能利用更多的时间进行信息分析。在采用经济批量模型、陆续到货模型、商业折扣模型、存货ABC控制法、分级归口控制及适时性管理等方式时，也可以利用ERP系统制定特定的报表和模型，这样财务人员可以及时将数据进行加工、分析，形成对管理更有价值的信息。
　　
　　（四）财务工作的变化
　　ERP系统的实施对于长期使用手工操作进行财务会计处理或是使用电子计算机模拟手工操作的财务软件进行会计处理的财务会计人员提出了新的要求。
　　１.计算机操作能力的提高。由于ERP操作全部依靠电脑进行，操作人员必须具备一定的电脑操作能力。
　　２.财务会计人员岗位的变化，受财务信息来源的影响，很多原来由财务会计人员处理的信息向下延伸，会计工作量会减少，而且操作有严格的规范，不懂财务会计的人员甚至也能按规范操作完成工作，会计人员面临岗位减少的挑战。
　　３.财务会计人员角色的变化。会计人员的职责将从简单的核算转化为更复杂的管理和分析职能。会计人员直接处理的业务减少了，但是维护系统正常运行，保证各环节按照操作规程操作，保证会计及其他信息的及时、完整，减少误操作对信息造成的不良影响成为财务会计人员的一项新的工作，同时，由于工作量上的变化，财务会计人员应尽快实现角色的转变，学会利用系统提供的信息进行加工分析，形成更有价值的信息。
　　４.财务会计人员工作方式的变化。受国家财务处理业务周期性影响，原来的财务会计工作业务量呈杠铃型，月初和月末工作量大，受及时性要求，经常需要加班。而月中则比较平淡，财务会计人员常常无所事事，财务人员想将业务日常化，但没有集中的信息则难以实现。实施ERP后，大量的业务如收料、发料、费用分配、发货等在实际业务发生时即可形成会计信息，业务量向日常转移，月末仅对涉及总账的业务进行过账处理，省掉大量的汇总、分类等计算工作，可以实现业务处理的均衡化。
　　总之，ERP系统是有效、先进的管理工具和思想，通过它可以整合企业价值链，实现产业链上、下游的信息共享，各个环节库存减少，达到共赢的目的；通过它可以实现存货管理的实时跟踪，从而及时准确的调整生产、采购计划，避免库存的增加；通过它可以实现信息流的整合，将物流信息和财务信息流统一，从而减少财务人员汇总信息的工作量，同时又提高数据的及时性和准确性；财务人员可以将更多精力投入到库存信息的分析处理上，从而为管理者提供更多更有价值的信息。同时，ERP系统也对各级管理人员，特别是财务人员提出了新的工作要求，因此，我们必须了解它可能带来的变化，包括业务流程和管理、操作思路的变化，并要求管理者具有接受新事物、调整管理方式的心理准备。而一旦有效运转ERP系统，企业将获得无法估量的效益。
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