论高校固定资产管理的“五个一”框架

　　摘要：高校固定资产是高校办学的物质基础，在高校普遍注重内涵发展的当前，要求高校资产管理必须走上精益化的发展道路。“五个一”是统一的有机体，是适应现代高校资产管理要求的科学。从固定资产管理的技术层面，可以分析如何建立“五个一”框架，实现资产管理的精细化、科学化和规范化。
 
　　关键词：高校；固定资产；精益化管理

　　Abstract： Fixed assets is the material basis of development in Colleges and universities, in the time colleges and universities generally focus on contentdevelopment, colleges and universities must take the asset management Lean path of development, the paper from the technical level of fixed assets management, analysis of how to achieve fine, scientific and standardized management.

　　Key words： colleges and universities； fixed assets； lean management
　　
　　自改革开放以来，高校经过30年的发展，特别是最近10年的迅猛扩张，高校的办学能力与水平在不断提高的同时，表现最为直观的是高校资产规模呈现出几何式增长。如何管好用好规模庞大的固定资产成为高校决策层面前的重大课题。为了加强对高校资产的宏观管理，国家教育部、财政部在2006、2007年对全国范围普通高校进行了资产清查，重点对房屋土地、仪器设备、交通运输车辆、图书、家具等进行了细致地清点、核对、审计，基本上摸清了全国高校资产规模与使用状态，为高校的科学管理提供了基础信息。
　　作为高校资产管理部门，涉及资产的计划、采购、使用、维修与处置等环节。计划是根据高校的需要和资金能力制订的，采购一般采用招标的方式进行。计划与采购在许多高校做得都比较好，这是因为高校普遍存在的资金压力使得各方对资产添置计划的制订给予较多的关注，预算部门往往根据轻重缓急对资产添置的时间、用途、数量、资金额度都有严格的要求。而采购是敏感领域，不仅决策层在人员任用、机制运行、监督等方面有了一系列的前期准备和事中审计，而且事后检查也比较严格，所以采购环节也是管理比较到位的。“重采购、轻管理”是会计事务所、审计部门对高校资产管理比较普遍的评价。因此，使用、维修与资产寿命终止后的处置等问题自然成为高校资产管理最需要加强的方面。对于固定资产日常管理在技术层面必须有一套行之有效的措施，实现资产规范科学管理的常态化。根据目前高校资产管理的现状，对高校资产管理实施“五个一”系统管理方案，能够保证资产管理规范、细腻并达到事半功倍的效果。
　　
　　一、一个部门
　　
　　目前，许多高校的固定资产资产管理都由一部门承担，还是由几个部门分开管理更能体现效率、廉洁的目的存在争议。最常见的有以下两种机构设置形式，有的高校在学校资产管理委员会的领导下设立资产管理处统一管理房屋土地、家具器具、仪器设备，有的是将教学用仪器设备从其他资产管理部门中分离，单独设立实验室设备管理处，其他固定资产仍由后勤资产管理处负责。
　　虽然学校设有资产管理委员会这样的议事机构，但它是非常设机构，只负责一些宏观上问题的协调，而日常资产管理中出现的问题不可能经常开会研究，仪器设备往往与实验室建设连在一起，由负责实验教学的校领导分管，但负责房屋家具等资产管理的后勤部门往往由另外的校领导负责，因而对于许多同时涉及后勤资产与设备的事宜，必须经常在一起协调和沟通，然而并不是每件事情通过开会就可以现场解决的，有时部门领导对一些重大的敏感的问题不能立即决策需要上报校级领导拍板，这样协调成本不但增加了，而且效率也大打折扣。
　　以实验室改造为例，房屋的改造由后勤管理处房管部门进行，而设备的安装需要由实验室管理处负责，设备安装必须与工程进度、房屋设计、管线电路走向相联系，设备完成后还必须为小型仪器提供桌柜等家具以供摆放，必须由家具管理部门进行设计，依然需要现场沟通，否则将会产生信息遗漏或者错误。这样一项改造涉及了至少三个部门两位校级管理者，成本大效率低是毋庸置疑的。
　　从行政事业单位的管理经验可知，部门内部的协调职能日益成为部门管理者最主要的工作。由于高校在人事上的干部终身制、部门管理以条线为主以及对部门既得利益保护，致使部门之间的横向协调成本居高不下，因而一个部门管理固定资产是高校管理好资产较为理想的选择。根据管理学的观点，一般情况下，部门的设置与划分是由工作量的多少和相互之间的关联度为依据的，是根据部门间协调成本与部门独立后产生的增量成本之间的大小进行选择的，如果工作之间的协调成本过大，那么部门分设就是可行的，否则就应当合并。
　　
　　
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二、一个体系
　　
　　除了校一级从事固定资产管理的职能部门之外，各二级学院、处室及非独立事业单位还必须有专门从事资产管理的人员或部门，对于本部门的资产进行日常管理。如果这些二级资产管理部门规模比较大，或者二级部门与三级部门之间的关系是松散型的，那么，在部门内部设立固定资产的三级管理职能就非常必要。这样就形成了学校，二级学院、处部，教研室、科室的三级管理体系。管理体系的建立与完善体现了学校固定资产的管理思想，即“谁使用、谁管理、谁负责”的原则。
　　在这一管理体系中，责权利必须对等，同时，将资产管理水平与部门及其管理者的考核统一起来。这一考核分为三个方面，一是二级部门总体管理能力与水平的表现指标之一；二是部门主要领导的年终考核与离任审计的重要方面；三是部门资产管理者任用与奖惩的依据。三级资产管理体系的运行是由学校制订的固定资产管理实施细则保证的，权责的划分是与资产管理软件的权限设置相对应。这一体系建立的关键在于二三级资产管理部门或人员的稳定性，由于资产管理对人员的要求更多地体现在责任心和敬业精神的高低上，而对于电脑技术、会计操作和专业知识要求并不太高，相对与教学、科研为主的一线岗位，资产管理在各二级及以下单位是“非重要”工作，这些工作成为用来锻炼新职工和安置富余人员的差事，一般都是由刚参加工作的人员或年龄较大学历职称不高的人员担任，因而使这一管理体系失去了创新攻坚和改革的动力。如前所述，与教学一线相比，高校资产管理不需要学历或职称很高的人才，而是需要有一定知识基础、能吃苦、有敬业精神的奉献者。

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　　对于高校的资产管理，国家财政部及各省、自治区、直辖市财政和教育主管部门都有相应法规、制度进行规范，但这类文件大多只是宏观或中观上的要求和指导，对于许多细节性问题没有具体明确，高校有必要在上级文件精神的指导下，制订操作性强、全面周到的实施细则，如对于各级管理单位和责任人应当如何进行日常操作、与上下级管理单位的关系、承担什么样的管理职责、违反规定应当受到的处罚等，都必须以书面的形式确定下来。
　　一部实施细则至少在以下几个方面应当详细规定：
　　一是计划制订的责任主体、规范格式、送达时间及额度；二是采购的权限、频次与例外，采购的形式与参加者，招标的组织与实施，合同的内容与签订，资产的安装规范与现场负责人，验收与入账，标签的粘贴，领用与保管人等；三是日常使用的注意事项，安放地点、使用人变更记录，维修的记录与结果，退库的理由与承办者，账目的变更处理与上报，资产的跨部门流动，丢失、报废、坏损的上报处置、决议资料及账务处理等；四是各级管理者的管理权限、责任、权利与处罚规定，特别是每年的资产清查的时间、步骤、方法、责任人与清查报告，期间与期末检查考核的主体、方式、问题的处理办法；五是书面账簿登记与软件管理的关系等。细则强调的可操作性，明确“6W”理念，即谁（WHO）、何时（WHEN）、何地（WHERE）、干什么（WHAT）、怎么样（HOW）、为什么（WHY）。现在我国大多数高校的固定资产管理规定操作性不强，流行于大而化之，不通俗易懂、不细密，对许多问题含糊其辞、界定不清晰。原因在于对于固定资产管理的科学性认识不足，同时由于资产管理的涉及的部门比较多、强调经验与操作性，而中层干部交流频繁导致经验与认识不足，往往满足于空洞而宽泛的说教。
　　
　　
　　四、一张标签
　　
　　给每件资产编一个可以唯一标识的号码是进行资产管理的基础，是把资产与书面的账、卡、簿联结起来的桥梁。标签具有身份证的作用，一般表面具有名称、编号、购置年月、使用部门等信息，现在条形码标签与扫描设备的配套使用，使标签内涵信息更加强大，也为资产清查与识别提供了技术支撑。庞杂的资产，按照类别、使用部门、设备重要性进行分别管理，标签发挥着载体和标识的作用。标签粘贴是一项基础性的重要工作，特别是对以前购置的资产粘贴标签，是非常宏大的工程，要求细致、及时、准确，标签出自管理软件，对于账务管理员来说，建立在软件之上的一张标签、一张数码照片，给管理者和师生员工以直观的印象，使管理者认为他是在管理具体的资产而不是抽象的数据。
　　
　　五、一套软件
　　
　　网络化的资产管理软件对于高校资产管理来说，是实现信息化、实时化、科学化的唯一途径。由于高校固定资产数量大、种类多、时间跨度大及管理人员的更替频繁等原因，资产管理软件代替了传统的手工记账，为决策者、各级管理者、财务审计相关部门、上级部门提供了数据信息，不仅节省了时间和成本，而且具有权限分置的功能，在指导资产管理体系运转过程中发挥大脑中枢的作用。资产管理软件是建立在资产清查数据和原有账簿的基础上的，在数据输入之前学校一级的管理者必须对资产的使用状态有着清晰地了解，“以账查物，以物对账”式的清查，确保输入计算机中的数据准确无误，资产清查工作重要的方式是化整为零，以各二级单位为主体明确清查的责任，辅以学校一级管理部门的多角度、多层次的检查。软件数据的输入工作完成后，校验、权限划分、软件培训与试运行是软件正式使用前的必要准备。
　　在这个过程中，权限划分尤为重要，学校一级资产管理员作为超级用户，根据资产管理细则对二三级单位管理员、学校财务审计部门、一般人员设置不同的管理权限。最为重要的是对二级管理部门和财务部门权限的设置，对于二级部门管理员来说资产入库数据输入、存放地点的变更、分类分户查询等功能是最基本的。而财务部门必须实现实时价值核对，审核进出资产的相关数据信息的准确性与及时性。网络版的软件是资产管理实现即时互动的技术依据，目前，高校电脑已经普及，有的高校行政管理人员几乎每人一台，校内网络已经成为体现高校办学水平的重要标志，网络一般具有很高的可靠性和较高的网速。这些都为资产实现信息化管理提供了良好的物质基础。
　　
　　六、结论
　　
　　以上“五个一”是统一的有机体，是适应现代高校资产管理要求的科学。“一个部门”是固定资产管理在职能上的明确，更重要的是确保资产管理权责一致，减少行政管理的协调成本，为提高管理效率提供保证。“一个体系”是资产管理的组织保证，资产管理不仅是学校一级职能部门的工作，而且需要使用部门的广泛参与，资产管理组织体系的运行好坏决定了学校资产保值不流失的目标能否实现。“一部细则”是学校资产管理活动的指南，也是管理的法律依据，对各级管理者的日常工作及至普通师生员工的行为都有约束力，是资产正常运行的制度保证。“一张标签”是资产从购进到报废这一存续期间内的标识，是资产账实是否相符的唯一检验依据，是一切资产处置活动的核心。“一套软件”是资产管理迈向信息化、科学化的标志，它为资产管理过程提供了技术支撑，每一项资产管理活动都体现在软件数据的更新上，它是现代高校固定资产管理的基石。“一个部门”保证了“一个体系”的有效运作，避免了多头指挥，“一部细则”规定了“一个部门”及其指导的“一个体系”日常活动的内容、方式以及由此产生的结果，“一个标签”是在“一套软件”基础上生成的，是“一个部门”及“一个体系”依据“一部细则”进行数据信息处理的标识，是账务处理的主索引。“一套软件”是资产管理走向现代化的工具，是优化组织管理体系实现即时管理的手段。
　　
　　参考文献：
　　[1][美]哈罗德·孔茨，海因茨·韦里克．管理学[M].北京：经济科学出版社（第九版），1993：128.
　　[2]刘志强．学校资产管理实务手册[M].银川：宁夏大地音像出版社，2003：71.
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