对高校采购信息化流程管理三大系统协调发展的思考

　　【摘要】文章通过分析目前高校采购流程管理中三大系统发展的现状及涉及的主要因素分解，探讨了借鉴ERP和CPC原理构建新的管理系统、实现采购流程中三大系统的进一步协调发展。
　　【关键词】高校采购；流程管理；信息化
　
　　随着高校快速发展，高校的教学仪器、实验用具等设备采购量变得越来越大，许多高校逐渐感受到原有的采购管理制度难以适应现有的采购工作，迫切希望采购流程的进一步科学化、规范化和专业化。采购流程管理涉及到电子采购、工程技术、人员调配，公平效益、监督管理等方面，其活动规模庞大、结构复杂、因素众多。对于寻求高效、快速、科学地发展高校采购而言，以系统工程的思想来实现现代采购活动是大势所趋。
     一、目前高校采购流程管理现状
　　目前，国内高校普遍使用的高校固定资产管理系统如教育部的北化软件、济南国子数码科技有限公司的高等学校固定资产管理系统、成都市金财科技发展有限责任公司的高校实验室及固定资产管理系统经过多年地发展已逐步走向成熟。市场上的合同管理系统功能也比较齐全，已经由初期的文档管理发展为数字化合同结构模式。它可以根据合同的几大构成元素，实行元素化管理,形成规范的数据结构,从而方便用户进行数据统计、比较和查询分析。技术架构也由单机模式逐步向局域网环境下的客户端/服务器结构过渡。项目管理系统是市场上发展最成熟的一款软件。项目管理信息系统（PMIS）最早出现在上世纪80年代，发展至今已经成为新经济管理方式。但PMIS是针对各类企业各种项目开发的综合性管理软件，我们所讨论的高校采购部门的项目是专指高校科研项目及实验室建设项目。
　　从现阶段而言，国内的高校采购流程信息化管理发展尚未健全，主要存在以下几点障碍：（1）流程管理规范化尚未健全。推进信息化建设重要的一点是观念的转变、利益的调整。只有采购中各项工作过程都走向规范化了，才有可能实现真正的信息化。（2）工作手段、信息利用处于初级阶段。高校采购由早期的手工操作、帐薄式采购活动进而到单体计算机控制，至发展到内部局域网的形成，其结果仅仅是使手工帐变为电脑帐，工作手段的落后是信息化程度不高的体现。实质上，在采购流程中，更重要的一点是如何运用相关数据，使得相关资料数据能在最短的时间内反映出来，使后期的采购管理有一个更明确和合理的方向。（3）部门间缺乏协作导致重复劳动。由于在采购的各流程中，管理系统的协作不够，极其容易出现重复性的劳动。例如同一条信息会一次又一次地被输入不同的系统（同一设备在购买时输入合同系统和报帐时输入固定资产系统），同一份表格会被一次又一次地填写、流转（设备的财务发票和财务的应付帐记录）。而当业务活动和资料数据在不同部门之间交换时，前后不一、错误以及误解就会时常出现，从而导致许多不必要的工作。（4）缺乏高效率的管理系统。由于现在管理系统之间无法进行一个系统的传递，高校内如设备管理部分和财务管理部门之间、设备管理部门内部设备采购、实验管理等经常出现难以良好衔接的问题。（5）现有的管理系统不能体现效率。对于高校采购流程来说，如购买一个仪器设备的最终管理系统是固定资产系统，由于固定资产系统通常只记录固定资产入库的时间、数量等，而上述那些低效率的表现可能被隐藏在帐面之下。因为工作的重复和不准确性，所以经常造成了消耗巨大的成本（包括时间、人力物力）这些数额是极其庞大的。
　　
　　论文检测天使-免费论文相似性查重http://www.jiancetianshi.com
二、构想
　　根据目前高校采购管理发展的形势和信息化社会化的形势，本人提出以下几点构想：
　　（一）充分借鉴ERP（企业资源计划）和CPD（协同产品商务）的原理，构建适合高校采购流程管理的系统
　　用流程改善的视角去审视高校采购的一些问题，比如针对某些关键流程对症下药，可以迅速见效。ERP是将一个企业的很多不同部门所使用的信息统一在一个整体的计算机系统当中，这使得企业内部的不同部门不再使用不同的数据库来管理信息，而是依赖于同一个数据库来管理信息。企业内部不同部门的员工获得相同的信息的结果就能够减少错误的发生、改进速度和效率；而CPC是一种以产品或服务为中心，以企业间协作为手段，以Internet为基础平台的面向产品全生命周期的全新的电子商务模式。它通过CPC平台将企业内的应用与数据集成在一起，并通过统一的界面提供给授权的企业内外用户透明访问。
　　（二）建立合理有效的采购信息化综合管理系统，实现高校采购信息化流程中三大系统的和谐统一
　　对于目前高校采购流程来说，项目管理系统、合同管理系统、固定资产管理系统联系不够紧密，数据重复，耗费大量的人力物力，其实它们是相辅相成、互相弥补的。从数据库角度来说，三个系统数据库共通的关键字是极其多，共用一个数据库是最高效的。
　　1．建立“连接复用”的数据库管理策略。为了避免“频繁的建立、关闭数据库连接”成为系统性能的一个瓶颈，所以必须建立“连接复用”这个合理、有效的管理策略，减少随意、无规则的数据库连接。该策略是通过建立一个数据库连接池以及一套连接使用管理策略，使数据库连接可以得到高效、安全的复用，大大减少了数据库连接频繁建立、关闭的开销。
　　2．真正需要开发的是综合三大系统优点和避免人力资源重复使用的采购信息化综合管理系统。例如：在某高校项目管理系统已分配采购的金工实验铣床，此时可以确定铣床所属项目名称、预定采购数量、预定采购时间及估价。金工实验铣床在预定日期由采购部门签定合同采购成功，此时就进入合同管理系统，在合同管理系统中可确定该铣床的供货商、生产商、数量、单价、供货期、保修期等。最后金工实验铣床在合同规定的供货期内安装验收完毕，使用单位按要求办理固定资源入帐手续，金工实验铣床就进入了固定资产管理系统，在固定资产管理系统中可确定金工实验铣床的使用单位、保管人、放置地点、销售发票号码、固定资产编号等。这是金工实验铣床从计划采购到实现的必经的流程，这个水到渠成的过程完全可以用一个系统实行全程管理，但目前大多数高校只是让三个系统各成体系，导致数据不共享，同时需要三个不同的工作人员进行管理。据了解，广州市金正达软件有限公司正在开发一款统一三个系统功能、完全实现三系统资源共享、操作简易的采购管理软件。

　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />　　3．构建完善的三大管理系统用户权限。三大管理系统的用户和用户权限都是各不相同的。项目管理系统的用户是项目负责人，他只能看到自己项目内已经采购的设备的完成情况，但是不能进行更改。采购管理部门作为合同管理系统的用户，只能更改设备采购合同签定内容的部分。固定资产管理的用户主要是实验室固定资产管理人员，他们只能更改设备的保管人和放置地点。通过点选菜单的简单方式，可以直观地对不同用户进行权限分配，在用户 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一次登陆时就用各个权限对应菜单的ENABLED项（改为TRUE或FALSE）分配权限。如菜单项的CHECDED为TRUE即表示拥有该权限，为FALSE即为不拥有该权限。
　　（三）加强制度的规范作用，使流程管理趋于完善
      我们采购流程中各个环节的制度都制定得非常完善和科学，但是有的时候制度和业务操作的分离，每个工作人员能否按章办事，主要靠管理者的领导水平、工作人员自己的自觉性，这也就可能造成一部分规章制度一直停留在墙壁上或者制度汇编里。造成这种现象的根源，最根本一条就是这些制度所提的要求和规定，都是存储在纸质上，工作人员无论遵守与否，工作照样行得通，而且即使违反了制度规定，也难以进行实时跟踪和记录。采购信息化综合管理系统却能把这些制度的要求和规定，存储在计算机里，进行有效的智能控制和硬性固化。工作人员在日常工作中只能遵守其规定，而且即使工作人员硬性违反，其违反的过程也将被一一记录在案。
　　只有明确流程管理与制度的关系才能真正实现采购流程畅通无阻。流程就像是河流，流程管理就像是河道梳理，制度就是巩固河道的堤坝。如果管理不善，浪费成灾，漏洞无数，让许多不法之徒有了非分之想。制度是一个采购流程实施严谨细致明确有效的保障。
　　1．制度有助于流程的执行。制度是因流程而存在的，通过适当制度的执行推动流程的执行，对那些不符合职责要求的行为进行约束。
　　2．如果制度不能反应流程，就像失去了灵魂，它的执行一定会出现问题。所以制度无法执行时，往往是它所包含的流程有问题。“法不责众”就可以体现这一点。
　　3．制度的激励作用可以促使流程改善。以世贸组织要求各国上报对别国设立绿色壁垒内容为例， 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一次上报的数据很少，随后世贸组织改为各国上报本国遭受别国绿色壁垒内容，各国纷纷将本国的“委屈”上报。所以制度中的奖励要比惩罚更容易起作用，而且激励因素往往会促使大家更多的主动关注流程，从而使流程得到优化。
　　三、结语
　　管理也是生产力。高校采购流程综合管理系统是一个涉及面广、涉及因素众多、涉及人员层次复杂的系统，充分利用现代流程管理的原理，构建一个适合高校采购流程管理的系统，将使采购流程畅通无阻，进一步提高高校采购工作的效率，以适应现代高校的飞速发展。

【参考文献】
      [1]李国纲，李宝山．管理系统工程[M]．北京：中国人民大学出版社，1993．
      [2]杜瑞成，闫秀霞．系统工程[M]．北京：机械工业出版社，1999．
      [3]李支蕃．知识经济时代企业管理系统优化要素分析[J]．工业工程，1999．
      [4]金达仁．中国企业缺乏有效管理[J]．参见IT168网刊．

　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />