论项目经理的项目沟通术

[摘要] 本文通过分析在项目管理各阶段项目经理与相关方进行良好沟通的重要性，论述了项目的成功离不开项目经理良好的沟通，并提出了为保证沟通的有效性应采取的方法。
　　[关键词] 项目 沟通 项目经理
　　
　　一、概述
　　项目沟通管理如是说：“管理者要用70%的时间用于与人沟通，而项目经理需要花费90%或更多的时间沟通”。作为一名项目经理，不应该埋在一大堆的技术、管理工作中，而应站在较高的角度审视整个项目，必须花大量的时间去做沟通工作，使自己既能准确地把自己的意图传递给项目相关人员，同时又能及时正确地去理解项目相关人员的需求，达成一种共识，使他们理解你、支持你、帮助你，那么项目就成功了一半，否则就很难成功地组织完成这个项目。因此，良好的沟通不但是提高项目完成的质量和效率、降低项目成本的必由之路，更是关系到项目成败的关键因素之一。ISO 10006-2003《质量管理—项目质量管理指南》、 ISO/IEC TR 16326-1999 《软件工程--项目管理ISO/IEC 12207应用指南》、GB/T 19016-2005 《质量管理体系—项目质量管理指南》等对项目管理及其沟通提出了规范性要求，为便于理解和实施，笔者拟把多年的项目管理的实践经验体会与读者共享。
　　
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二、项目沟通的对象与时机
　　项目管理的过程包括项目启动、需求确认、计划安排、项目实施、项目验收、项目收款等各阶段，在各个阶段都需要有项目经理围绕项目的进度、成本、质量等要素与客户、项目组成员、供应商、上层管理者及其他相关项目经理等进行沟通、协调和控制。与项目各相关方之间持续、有效的沟通，是促成项目成功的诸多因素中最重要的一项因素。
　　1.与客户的沟通
　　客户是项目成果的使用者。因此，在项目的全过程中都应与其决策层、业务部门保持及时有效的沟通，以便获得他们的支持、参与和推动，特别是项目的启动期间更为重要。良好的沟通能使双方对于项目目标、范围达成共识，保证项目健康的进行。如果项目初期就没有得到客户的支持和认同，很难想象该项目能成功。
　　为了达到获得支持的目的，沟通必须做到以下几点：
　　首先，培养客户对项目的价值与战略重要性的认同感。形成双向交流，以保持信息的一致性，增强项目进度的透明度，并确保双方了解项目的进展。
　　其次，必须通过良好的沟通就客户的需求达成一致，否则会给项目带来无穷的隐患，甚至会使项目前功尽弃。笔者负责的部门曾经承接了一个小型项目，安排A作为项目经理，由于项目不大，忽视了与客户的沟通，在项目的细节需求方面没有主动去和客户达成共识，开发人员花了许多精力进行开发、测试，结果客户在试用时认为不能满足他们的需求，既耗费了人力，延长了工期，增大了成本，同时又影响了客户的满意度。
　　再次，还要与客户在管理思想、管理理念上要达成一致，争取客户的理解和支持。
　　2.与项目组成员的沟通
　　项目组成员是项目实施的主力军，他们对项目的认识、对项目的投入状态，以及团队成员间的和谐程度，都会对项目成功造成不容忽视的影响。如果项目中一些重要信息没有进行充分有效的沟通，如在制定计划、实施情况、技术问题等方面与相关人员沟通不足，就会造成各行其事、重复劳动、甚至造成不必要的损失。
　　与项目组成员的沟通，要注意把握以下三点：
　　(1)项目经理不但自己要把工作重点放在沟通上，还要引导整个项目团队进行有效的沟通。
　　(2)作为项目经理，为调动项目组成员的的工作热情、提高其效率，还应充分了解项目成员的个性、喜好等，并采取不同的沟通方法，使项目组成员的工作协调一致，从而保证按时、按质、按量完成预期的任务。
　　(3)“有人的地方就有冲突”，作为项目经理，应尽可能地避免项目组成员之间发生冲突，当冲突发生后应采取积极的态度和适当的方法解决，以维持项目组的和谐氛围。解决这类冲突有两个很重要的原则：一是不能全部采用正式、生硬的方式去解决，应该多寻求一些非正式渠道来沟通；二是要倡导互相理解和尊重。
　　3.与供应商的沟通
　　对于系统集成项目，项目经理必须考虑供应商这一重要环节。因为供应商所提供的产品或服务的质量、交货期等将直接影响到项目的质量和进度。因此，要保证供应商能按项目计划进度及时地提供符合要求的产品，当质量出现问题时能及时有效地处理，既不影响工期又能保证质量，就必须进行良好的沟通。
　　4.与上层管理者的沟通
　　上层管理者往往更加关心的是项目的工期、成本、质量等等。作为项目经理，就应该经常主动地与上层管理者保持沟通，及时地反馈信息，特别是将可能会延期、将增加项目费用、可能会产生质量问题的苗头等等提早汇报，使上层管理者能及时并适时调整工作计划，在人力、物力、财力等方面给予支持，保证项目的顺利进行。
　　5.与其他相关项目经理之间的沟通
　　对于大型的项目，项目经理还应与项目的其他方的项目经理保持良好的沟通，因为其他方所负责的项目的进度、质量等也将会对本项目的进度、质量和成本等产生影响。比如，系统集成项目会与建筑施工队或装潢公司有配合问题，系统集成方何时入场最佳，都必须与建筑施工队或装潢公司进行及时有效地沟通。
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　　三、实现有效沟通的途径
　　沟通管理的目标是及时并适当地创建、收集、发送、储存和处理项目的信息，以增强沟通的有效性。项目经理应从以下方面考虑。
　　1.取得项目相关方的信任
　　项目经理应该清醒地认识到自己的职业来自多方的信任和委托，因此必须保持自己的个人魅力，在知识、技能、个人品德、洞察问题、分析问题、解决问题的能力上胜人一筹，使自己能够得到他人的认同，树立必要的威信，这是保证有效沟通的前提。
　　成功的项目经理应具有良好的沟通技巧，包括能够有效地阐明工作内容、倾听反馈并采取行动，在团队成员之间培养融洽的气氛，坦诚地和相关人员沟通，使所有相关方形成一个共同体。
　　2.制定切实可行的沟通计划
　　一个有效的沟通计划将会促进团队的发展，实现客户的同步，实现项目文件的减少。
　　有效的沟通计划应该考虑以下几点：
　　(1)确定项目相关文件保存方式。对于收集到的不同类型的信息,应制定统一规章制度,将与项目有关的重要文件进行建档、保存。
　　(2)建立项目组织联系方式。项目涉及到多方人员，为提高工作效率，应该建立一个专用于项目管理的所有相关人员的联系方式名册，做到简洁、明了。
　　(3)确定工作汇报方式。明确表达项目组成员对项目经理、项目经理对上级和相关方的工作汇报方式，包括汇报时间、汇报形式。比如项目组成员每天通过EMAIL向项目经理汇报，项目经理每周通过EMAIL向直接客户和上级汇报，紧急汇报可通过电话及时沟通，每两周项目组进行一次项目工作沟通会议等等。
　　(4)统一项目文件格式。对于项目统一文件模板，是规范管理的一项措施，所以必须统一各种文件模板，并提供编写指南，以保证项目沟通的效率。
　　(5)沟通计划应简单实用。沟通计划是用来执行的，要保证项目相关人员已经正确理解，避免为计划而计划，使其束之高阁。
　　3.采取多种有效的方式进行沟通
　　优秀的项目经理知道如何计划沟通工作，了解每一个团队成员需要什么类型的信息，并在项目工作中根据不同的目的采用不同的沟通方式。
　　(1)书面材料。对于一些重要的、需双方确认的信息可以采取这种正式的方式进行沟通。
　　(2)电子邮件。通过这种方式可以方便地传递与客户、供应商、项目团队成员之间、上层管理者之间的文件，比如项目计划、备忘录、会议纪要、工作报告、项目文档等等。
　　(3)提供一个正式的论坛。在此上面可以公布用来沟通的政策和工作程序。
　　(4)即时消息。可通过电话、短信平台等使项目各方可以实时地沟通。
　　(5)项目会议。通过项目会议沟通项目状况、存在的问题，以及解决的方式等。
　　(6)电视电话网络会议。为身处异地的团队成员提供一个参与沟通的方式。
　　(7)内部网、互联网留言板。可与全体成员进行正式地沟通项目状况，进展和目标。
　　(8)实地沟通。与你的团队、客户、供应商等面对面地沟通。
　　(9)非正式沟通活动。如联谊活动、聚会、个别交流等，都可使其与项目相关方关系更加融洽。
　　(10)使用先进的项目管理软件工具。可提高沟通的效率和有效性。
　　4.保证信息的正确传递
　　信息的传递一定是双向。首先，必须保证你所传递的信息是正确的信息，而不是给他们提供过量的不相关的或是重复性的信息，也就是说传递的信息质量要高；其次，必须保证信息被接收者收到了，即所有的沟通方式，必须有回馈机制，以确认接收者已收到；再次，必须保证对收到信息的理解是正确的，以免给项目带来或大或小的损失。对于一些重要的信息，在可行的情况下采用双方的会谈可能会更快更准确地让人接收。
　　项目管理中涉及到众多的项目相关方，而项目经理与项目各个相关方之间建立良好的沟通是非常必要的，同时为保证项目沟通的有效性，项目经理应采取适当的沟通方式、规范的沟通行为，保证信息传递的准确、及时、理解无误，只有这样，才能为项目的成功提供保证。
　　
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