ERP环境下如何加强应收款项的管理

　摘要：中石化 ERP系统上线后为应收款项管理搭建了一个较先进的平台，为了预防应收款项长期、大量占用资金，避免呆、坏账的发生，提出了ERP环境下加强应收账款管理的几点措施。
　　关键词：ERP系统；应收款项；管理

　　应收账款是指企业因对外销售货物、提供劳务及其他原因而向购货单位或接受劳务单位收取的款项，包括：应收账款、预付账款和其他应收款。它是企业流动资产的重要组成部分，其流动性强弱直接影响企业的资金周转和经营业绩。应收款项过大、回笼过慢不仅会严重占用资金，延缓资金的周转速度，同时也可能造成呆、坏账的发生，给企业造成重大损失。沧州分公司从2006年10月开始应用ERP系统，应收款项管理水平大大提高。ERP系统的应收款项强调按照业务的性质记账，主要涉及到财务会计总账模块的应收账款部分。结合实际业务，应从以下六个方面加强对应收款项的管理。
　　一、要充分利用ERP系统的信用评价体系
　　ERP系统中的信用管理功能可以有效地控制赊销的限额。财务部门维护好信用限额，销售订单就能够控制在信用限额之内，这种ERP系统带来的有效地制约机制，从根本上解决了以往人为可以突破信用限额的弊端。
　　1.成立信用管理小组，制定信用管理制度，严格赊销审批权限。公司领导直接担任信用领导小组的组长，对于每一笔赊销业务要总把关。销售、采购及财务等部门的相关人员为小组成员，负责信用风险控制的具体工作。
　　2.业务部门要定期对客户的品质、支付能力、财务状况等信用指标进行客观评价，采取分析财务会计报表，参考专业机构的评级，了解社会信誉等方法评定信用风险等级，制定动态信用档案，根据实际情况拟定信用额度，按照《内部控制制度》规定的权限进行审批。
　　在市场销售行情较好的情况下，一般都不要给予赊销信用，这样我们实际上就从技术上采用了先收款后发货的销售模式，有效地杜绝了绝大多数应收款项的发生，从而避免了赊销无法回笼货款的风险。只有在市场行情不好，发生滞销等情况下，给予信用良好的客户合理的赊销信用限额。
　　物资采购一般要采取货到付款的方式，避免预付货款，只有在采购紧缺商品或必须预付款才能订货的情况下酌情采用预付款的方式，并且预付款采购合同一定要经法律事务室审查后方可付款。
　　3.财务部门将已经按权限审批的客户信用限额，在ERP系统“信用管理”部分进行及时更新维护，并随时关注信贷风险余额，起到预警的作用。
　　
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二、按照业务的性质记往来账
　　ERP系统相对于浪潮系统的一大改进是对于往来业务要分清客户和供应商，按照业务性质计入对应的往来账户，应收、预收等客户往来科目期末余额不允许出现非正常方向余额（即客户的期末应收账款账户必须为借方余额或预收账款账户必须为贷方余额）。这样，往来科目就可以清楚地反映出此类业务的余额，报表往来科目取数也会清晰、明了。
　　三、及时准确地更新客户和供应商主数据
　　1.对于新发生并且以后经常发生业务的客户、供应商，主数据管理员要负责及时维护客户、供应商信息，申请并添加往来编码。一次性往来单位适用于只发生单一业务的情况，对于经常发生业务的往来单位不能使用。同时，对每个一次性单位要建立台账，并在月末进行综合分析、清账，避免造成一次性单位业务很多账目不清晰。
　　2.主数据管理员要对往来主数据的真实性、有效性负责，尤其对于往来单位属性、统驭科目和贸易伙伴一定要保证正确，因为主数据直接关系到报表取数。
　　四、加强对未清项账龄的分析
　　ERP系统提供了对未清往来款项的到期日的查询功能，可以随时对客户未清项进行账龄分析。同时，必须做到往来科目入账时“到期日”输入准确，这样才能够取出正确的账龄。
　　财务人员要通过对账龄的分析，及时发现即将逾期的应收款项，督促业务部门清收。同时，要对应收款进行详细地分析，包括客户名称、欠款金额、欠款性质、到期日、逾期时间、责任人及催收结果，并及时上报上级领导，以便于决策层决定具体的清收方式，减少坏账损失发生的可能性。
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　　对于既是客户又是供应商的往来账户，要随时关注应收、应付两方余额。客户方出现逾期欠款后，要及时将逾期欠款和应付款两方面的情况汇报给领导，以便决策层对于应收、应付业务作出综合判断。
　　五、及时与往来单位对账
　　及时与往来单位对账是应收款管理的重要步骤，它不仅能够保证本公司账目准确、清晰，还可以避免因超出诉讼时效而丧失依靠法律手段保护公司债权的情况发生。
　　财务部门要在月末或下月初与应收单位进行往来询证，取得债务人的书面确认，存在对账差异的，编写对账差异调节表，并且及时调整差异，防止因对账不及时，对方拒绝确认对账差异情况的发生。
　　六、明确应收款项回笼责任制，对逾期应收款项加大催收力度，合理考核绩效
　　1.每笔应收业务都要落实责任人，包括业务批准人、业务经办人和合同签订人等，发生逾期应收款项的，要严格落实责任，对相关责任人加大考核力度，以督促其加快资金回笼速度。
　　2.财务部门按月对应收款项余额进行监控，对产生的逾期应收款项向责任部门发出预警，要求责任人进行可收回性分析，对于逾期的原因作出详细说明。同时，取得对方单位的债务确认单，确认单上要取得债务人对于预计回笼时间的明确列示。对于发现非正常原因造成无法回笼的预付款的情况，必须上报主管领导，以便及时采取补救措施。另外，业务部门在催收过程中发现的问题，要同时上报信用管理小组，以便为信用动态档案的更新提供有效的依据。
　　3.在财务部发出预警通知后，有关部门仍不积极工作，在指定的清欠期限内，未能完成清欠任务并造成单位经济损失的，视损失大小和情节轻重给予行政处分和经济处罚。
　　4.为加大应收款项的清收力度，调动职工积极性，根据欠款时间、清收金额以及清欠的难易程度等因素给予清收有功人员一定的奖励。
　　
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综上所述，加强应收款项加强管理，增强风险意识，是现代企业经营与财务管理的一个重要的课题。我们要利用ERP系统这个良好的信息管理平台，将业务实际与ERP系统有效地结合起来，力求减少应收账款造成损失，加速应收款项的回收，减少资金占用。

　　参考文献：
　　[1]秦彬.加强应收账款的管理[J].科教文汇，2007，(4).
　　[2]张永东.加强应收账款管理的探讨[J].安徽工业大学学报：社会科学版，2006，(7).
　　[3]薛书军.ERP环境下如何发挥会计的管理职能[J].中国石化财会，2008，(7)

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