高校合同管理的路径探析

　　【摘要】 随着我国高等教育事业的迅猛发展,高校管理的模式也由过去相对封闭式管理向开放式管理转轨。高校参与社会经济生活的范围越来越广泛,与市场经济的联系也日益密切,因而作为在高校与社会经济生活联系之间起桥梁和纽带作用的合同管理也变得越来越重要,因此高校要从思想上、体制上、管理措施上、监督体系上、资料保管上入手,不断强化合同的管理。 
　　【关键词】 合同管理;组织制度;管理措施 ;监督体系;档案管理 
　　 
　　长期以来,高等院校的主要任务是传授知识、培养人才、科学研究,较少地参与社会经济活动,涉及的经济行为也相对单一。但随着社会主义市场经济的不断发展和深入,高等教育事业也发生了根本的变化。办学的模式由单一的公办高校变为公办、公办民助、民办、中外合作办等多种方式,资金的筹措方式也由单一的国家拨款变为政府拨款、市场筹措、校办产业、科技研究等多种来源形式。因此,高等学校与社会各行各业的联系也日益紧密,从而与市场经济的融合度也日益加深,高校的发展已无法脱离市场,独善其身。由于市场经济是法治经济、契约经济、合同经济,而高校对这套市场经济的游戏规则,认识不足,重视不够,因此在参与市场经济活动中,往往会引发一些合同纠纷,给学校造成了不良的社会影响和一定的经济损失。因此,高校必须将合同管理摆在学校管理的重要位置。 
　　 
　　一、高校合同管理内涵及其特点 
　　 
　　高校合同是指以高校法人主体的名义,与其他平等主体的自然人、法人和其它组织之间,在遵循平等、自愿、公平、诚信的基础上签订、变更、终止民事权利义务关系的一种协议。合同一经签订,便具有法律效力,当事双方必须严格按合同约定的条款执行,若一方违约必须负担相应的法律责任。高校的合同管理就是指高校依据法律和法规,采取法律的、行政的手段,对合同关系进行组织、控制、协调与监督,以保护合同当事人的合法权益,妥善处理合同纠纷,防止和制裁违法行为,保证合同顺利实施等一系列管理活动的总称。因此,高校合同管理水平的高低直接关系到高校各项事业能否在合情、合理、合法、健康、有序地轨道中运行,切不可等闲视之。目前,高校所签订的合同大致可分为商品买卖合同、建设工程合同、修缮工程合同、联合办学合同、委托加工合同、科技服务合同、资产租赁合同、债权债务合同、物业管理合同、捐赠合同、投资合同等各类涉及经济事项的合同,除经济合同外,还有少数非经济合同,如人事管理合同、知识产权合同等,充分体现了高校的三大职能,即教学、科研、服务于经济社会。与一般公司、企业相比,它具有合同种类繁多、金额相对较小、经办部门较多等特点,因此,高校在合同管理上也具有特殊性和复杂性。 
　　 
　　
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二、高校合同管理的现状分析 
　　 
　　(一)合同观念淡薄、知识欠缺 
　　由于受传统思维观念的影响,管理者对学校合同管理的重要性认识不足、重视不够、法律意识淡薄、风险意识不强。认为订立合同仅仅是“走形式”和“跑过场”,或是认为双方是长期合作伙伴,碍于情面搞口头的“君子协议”,不签订书面合同;或是不仔细推敲合同的主要条款,不认真审核对方预先拟定好的合同文本,随意草率地签订合同,致使合同在履行过程中纠纷和违约现象时有发生,给学校造成了不良的社会影响和不必要的经济损失。并且部分高校管理人员缺乏合同法律的相关知识,许多合同的订立是未经学校法人授权,未使用学校合同专用章,是由高校下属非法人单位、部门、学院等擅自使用部门公章对外签订的,根本不符合《中华人民共和国合同法》之规定,合同签订的主体必须是具有民事权利能力和民事行为能力,依法独立享受民事权利和承担民事义务的自然人、法人和其它组织。由于高校许多合同的主体不具有独立的民事主体资格,因此合同的权利义务最终还是要由学校这一合同主体来承担。 这些问题的存在,表明高校管理者对市场经济中合同的管理重视不够、认识不清,更对签订合同存在的风险缺乏足够的认识。 
　　(二)合同多头签订,管理缺位 
　　高校是由教学、科研、管理、后勤保障等许多部门组成,有人把它比喻成一个“小社会”,各部门平时都是相对独立地开展对内对外的各项社会活动。由于许多学校没有设置专门的合同管理机构,因此各部门在对外交往签订合同中便各自为政,如:基本建设项目合同由基建部门负责签订、房屋租赁合同由产业部门(或后勤部门)负责签订,维修维护合同由后勤部门签订、设备材料采购合同由资产部门负责签订、国内合作办学由教务部门负责签订,国外合作办学由学校外事部门负责签订,各类办班、培训由相关学院负责签订,实行目标管理不具有法人资格的单位也独立对外签订合同,凡此种种,不胜枚举。造成合同谁都能以部门名义对外签订,一旦合同执行过程中出现问题,谁都不负责任,谁也负不起责任的局面,最终是学校作为法人收拾残局。同时合同的多部门签订还会造成合同资料散落在学校不同的管理部门,如管理不当,往往造成合同资料遗失,不能及时归档和保存,以至于学校在上级部门进行财务审计、资产清查及其它相关检查中到处查找合同资料,同时也不便于学校领导和财务、审计等相关部门全面了解学校对外签订合同状况,学校的权益是否得到实现,会不会给学校带来潜在的经济风险、税务风险以及法律纠纷等。 
　　 
　　三、高校合同管理的路径探寻 
　　 
　　(一)思想意识上要高度重视 
　　高校合同管理对规范学校的各项经济行为,保障和维护高校的合法权益不受侵犯,有效防范潜在的财务风险,预防合同纠纷,控制和降低成本费用,提高资金的使用效益,推进依法治校,实现阳光财务,避免“暗箱操作”,预防和减少腐败,促进党风廉政建设,促进学校的各项事业平稳、健康、有序发展,具有十分重要的意义,因此高校要充分认识加强合同管理的必要性,要主动适应新时期市场经济的要求,树立法律意识、风险意识,认真学习合同法、公司法、物权、税法、价格法、商标法、专利法、招投标法、建筑法等相关法律知识,掌握合同订立和管理的技巧和方法,不断提高合同管理的质量水平,同时将对合同管理的要求,列入对高校领导干部的年终考核内容,并实行一票否决制,这是做好合同管理工作的思想保证。 
　　(二)组织制度上要集中统一
　　为实现合同的科学化、规范化、标准化管理,高校要从组织制度上采取措施,加强合同管理建设,规范学校的合同管理行为。为此,高校应制定一套合理的合同管理工作制度,建立“统一领导,分级负责”的管理体制。高校要对合同管理的组织以及合同的起草、谈判、审查、签订、履行、检查、管理等每一个工作环节均作出明确规定。因此,学校应成立合同管理工作领导小组,由一名校领导亲自挂帅,校办、财务、审计、招投标办、承办单位等相关职能部门参与,同时要明确各部门的职责权限。学校财务部门是合同的管理部门,负责对承办单位送审的合同进行初审,并报请校办、审计、招投标办、校领导进行终审,对终审通过的合同进行归档管理,同时对合同执行情况进行监督。合同承办单位是合同的履行单位,在订立合同前,必须严格审查对方当事人主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等。同时起草、拟定、送审、报批相关合同草案。对重大合同,还要聘请专门的法律顾问对合同的内容、条款进行全面审查,并签署意见,以确保学校的合法权益得到法律保护。审计部门负责对合同的可行性、必要性、合同内容、合同条款是否维护学校利益,是否符合学校有关财经政策和财务管理规定,款项支付是否有经费来源保障,资金结算方式是否合理等进行监督。招投标办负责审查合同标的物的买卖是否符合招投标的管理规定,应纳入政府采购范围的是否纳入,是否存在规避招投标的行为等。校长办公室负责合同的授权委托等手续的办理及合同专用章的管理。合同的文本形式,原则上凡国家规定采用标准合同文本的必须采用标准文本。没有统一文本的学校可根据具体情况分别自行拟定或与对方单位协商共同拟定。这是做好合同管理的强有力的体制保障。
　　(三)管理措施上要切实可行 
　　有鉴于高校合同品种繁多,且合同金额从几千元到几百万元几千万元,财务的工作任务特别繁重,因此高校合同宜区分不同情况分类进行管理,在合同的订立和签署上采取灵活多样的管理办法,既不能一放就乱,又不能一统就死。 
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />　　1.合同订立方式的设定 
　　笔者认为应根据合同的金额、性质,分别采取会签批准、会审批准、校务会批准三种合同订立方式。 
　　(1)会签:金额在5万元以下(含5万元)的合同,采取会签办法,会签部门主要包括:业务主管部门、审计处、招投标办、计财处、校办。会签结果报分管业务校领导审批。办理会签程序由计财处专人负责,原则上一周内办结,将会签意见作为签订合同的依据。 
　　(2)会审:金额在5万元以上的合同,由合同管理工作领导小组召开专门会议集中会审。对会审过程中存在的不确定事项或有争议的合同应发回合同经办部门重新与对方单位进行洽商。将商谈结果再次提交合同管理工作领导小组进行重新会审,然后将会审结果报分管业务校领导审批。将会审的意见作为签订正式合同的依据,会审一般每两周一次,如有紧急事项可随时召集。 
　　(3)校务会审批:事项特别重要、金额特别巨大的合同(具体金额可根据学校的不同情况自行制定),由合同管理工作领导小组会审后,并征询学校法律顾问的意见,报校务会进行审批,将校务会议的审批意见作为签订正式合同的依据。 
　　2.合同签署权限的设定 
　　笔者认为对通过会鉴、会审、校务会审批通过的合同,由承办单位凭《合同审批表》送交校办转呈法人校长签署,或由法人校长授权委托相关负责人签署,并由校办加盖合同专用章。为了减少合同签署的时间,简化合同签署的过程,提高合同工作效率,笔者认为签署权限应作相应的授权和下放,不必事无大小都有法人校长亲力亲为。 
　　(1)金额在5万元以下(含5万元)的合同,可由学校法人授权由承办部门、单位负责人签署。 
　　(2)金额在5万元以上、100万元以下(含100万元)的合同,可由法人授权分管业务的校领导签署。 
　　(3)金额在100万元以上的合同,必须由法人校长亲自签署。 
　　3.合同变更权限的设定 
　　合同在执行过程中,往往会因为当时考虑不周,或因客观形势发生了变化,双方在协商一致的情况下可以对原合同的部分条款进行变更,但必须慎重处理。特别是对方提出的变更请求,必须要慎之又慎,以防止个别单位别有用心,在采取低价中标后,通过不断变更合同要求从中套取利润,因此对合同的变更的签字权限需加以限定,一般来讲变更金额不得超过原合同金额的15%左右,且必须经过校合同领导小组会签或会审,变更金额较大时要经过校务会议研究通过,以防个别人说了算。若变更金额超过原合同金额20%以上时原则上必须重新进行招投标,重新签订新的合同。 
　　总之,合同的管理措施和手段即要满足合同管理的需要,又要方便易行,便于经办人员操作,这样一方面可以简化一些工作程序,另一方面可以提高合同的签订效率,这是做好合同管理的根本措施。 
　　(四)监督体系上要完善到位 
　　合同监督体系是一种系统的、全过程的、动态的跟踪监督管理体系。因此高校要建立和完善合同的财务监督和审计监督体系,财务部门不仅要加强对合同的事前监督,既重视对合同签订过程的监督,同时还要加强对合同的事中、事后监督,即合同是否按约定的条款执行,执行的结果如何。审计部门要重点审查合同内容的合法性、合规性、合理性、严密性、可行性,审查其条款和内容是否完备、意思表达是否严谨清楚、措词有无模棱两可、前后有无冲突矛盾。如当事人的名称和住所、合同的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、收款或付款的具体时间方式、质保金收取与退付、尾款的支付、免费维保的期限,质保期后维保、升级收费标准、解决争议的方法等都是否在合同中具体载明清楚,合同实施过程中的变更、调整、补充等程序和依据是否合理充分,合同变更、调整、补充金额是否超出规定的标准等。同时建立合同的责任追究制度,对经济业务往来不签订合同,或先斩后奏,事先签订合同,再进行会签、会审的行为,要根据学校领导干部责任制的管理要求追究其责任,这是做好合同管理工作的内控机制。 
　　(五)资料保管上要及时完整 
　　高校要建立和完善合同档案管理制度。学校财务要安排专人对合同的档案进行整理、加工,将合同会签、会审过程中提出的修改意见、每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管,按照学校经济合同的类别,全部登记造册,建立合同登记台账,分类进行整理编号,并注明学校收款或付款会计凭证号。同时按合同档案的内容、时间、档案价值等方面,确定各类合同档案的保管期限,编制成表,对确因工作需要调阅合同档案,须填写“合同档案查阅单”,经相关负责人签批后方能查阅,建立合同资料年度归档制度,对当年形成的合同文本及附件、合同台账、合同纠纷处理等资料等及时整理归档,为以后各方查阅使用提供方便。 
　　总之,高校的合同管理涉及学校管理工作的方方面面,决不能单纯依靠一个部门或几个部门就能把该项工作做好,必须全校上下统一认识,领导高度重视,部门共同努力,形成齐抓共管的良好的工作局面。只有这样,高校才可以在激烈的市场竞争中,提高自身参与经济社会生活的能力和水平。● 
　　 
　　【参考文献】 
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　　[2] 刘立霞,孙玉荣. 高校合同管理工作探析[J].中国电力教育,2009(7). 
　　[3] 程秋梅 .论法制视域下高校经济合同管理[J].教育财会研究,2009(2).
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