浅谈善用网络信息技术开展中医院门诊预约服务管理

　　论文关键词：信息；门诊；预约；管理
 
　　摘要：文章对中医院门诊预约服务管理开展的意义、渠道和方式的现状进行分析研究，提出要善用网络信息技术优化就诊流程，依托医院信息系统(HIS)、规范医生出诊管理、开发外延配套的信息平台和合理配套人力资源来逐步开展中医院门诊预约服务管理。
 

　　医院信息系统(HIS)是指利用电子计算机和通讯设备，为医院所属各部门提供病人诊疗信息(Patient Care Information)和行政管理信息(Adminis tration Information)的收集(Collect)、存储(Store)、处理(Process)、提取(Retrieve)和数据交换(Communicate)的能力，并满足所有授权用户(Author—ized Users)功能需求的信息网络平台。目前全国有超过90的医院在信息化建设方面有不同程度的投人，有40的大中型医院重视信息化建设，投入力度更大。即便如此，与信息化投入占医院总收入2%一4%的国际惯例相比，中国医院差距甚大，平均仅有0．1左右。而对于发展普遍困难的中医院来讲，不仅在资金注入、设备更新等方面更为滞后，而且就诊者爱集中在少部分名中医、老教授或老中医门诊，致使这部分挂号票通宵排队也一票难求，因此，大型中医院门诊就诊矛盾较同规模的综合性医院更突出、更严峻。
 
　　在目前的医疗条件下，就诊者的就诊模式一般是即时就诊模式，也就是即时挂号，即时就诊。如果就诊者过了挂号时间或挂号满额时，医院和就诊者都无能为力，而且就诊时间的无预见性和无计划性也导致大型中医院门诊“三多一少”成了老大难问题，远远达不到目前所提倡的“以病人为中心”和“以人为本”的服务理念。运用网络信息技术开展中医院门诊预约服务管理工作，目的就是控制就诊者到达的时间，使就诊者的到达更具预见性和组织性，使医院资源的配置和使用趋于合理，合理安排患者就诊过程，减少患者不必要的等候时间，保证医疗安全质量，有效解决候诊时间长、收费时间长、取药时间长和就诊时间短这“三长一短”的老大难问题，提高医院的品牌竞争力。
 
　　1门诊预约的渠道
 
　　就诊者的门诊预约一般是通过两类渠道，一类是直接渠道，另一类是间接渠道。直接预约是指不经过中介而直接与医院预约中心联系，办理预约手续。间接渠道是预约人由医疗服务中介机构代为办理预约手续，目前大中型综合性医院普遍采用间接渠道。从医院方面看，总是希望把自己的服务直接提供给就诊者，以期能获得最佳的收益。但由于人力、财力所限，医院必须借助于它的业务单位，并利用他们的网络、专业特长及影响力等优势，来帮助开展医院服务。目前，由于大医院提供给医疗服务中介机构的票源有限，随着就诊者预约需求的不断增大，单靠间接渠道是不能满足就诊者的需求的，直接预约将不可避免地提上大医院的议事日程。此外，目前在直接渠道中逐渐出现了预约和挂号一步到位的流程。一种是就诊者暂时不需预约和挂号，就诊者直接到门诊医生处就诊，最后交诊治费时同时收挂号费，免去挂号这一流程，部分门诊量不大的中小型医院可采用此方法。另一种是在部分网络信息技术完善的医院，可以提前约定完成挂号交费，预约挂号一步到位，方式可以是现场完成，也可以是就诊者拥有预付金额的挂号卡，预约成功时由院方直接扣除，不需来院交费。
 
　　2门诊预约的方式
 
　　2．1电话预约
就诊预约者通过电话向医院预约中心预约，这种方式目前应用最广泛、最有效。这种方式的优点是直接、迅速、清楚地传递双方信息，可以当场回复和确认就诊者的预约要求和时间，这种方式将在较长一段时间内占据主导地位。此外，医院还可以与电信部门(如114)联合进行人工或自动电话选择性预约服务，预约者只要按电话提示按健选择就可以完成预约服务，这是一种收取电话费的有偿服务，如同电话银行。
　　2．2面约
　　就诊者亲自或委托他人到医院，与预约员或医生本人面对面洽谈预约事宜。这种预约方式能详尽地了解就诊者的需求，并当面解答对方提出的问题，有利于开展和宣传医院的医疗服务。如果由医生本人落实预约，更能有效地进行医患沟通，确保预约的成功率。
　　2．3网络预约
　　随着现代信息技术的快速发展，越来越多的医院安装了电脑终端，连锁医院和合作医院尤其如此。这种现代信息化的预约方式，传递信息最快捷、最准确，资料最全面，选择性最强，操作简单、效率高，可24小时服务，医院能节省提供预约服务的人力成本。网络预约模式一种是通过传统的电脑终端，另一种是通过目前新兴的个人手机终端，就诊者可随时随地进行预约，极大地方便了就诊者。随着网络系统的日益完善和广泛使用，网上预约将成为主导。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />　　2．4短信预约
　　预约者通过短信形式，查询门诊医生出诊情况，并通过专用信息平台进行预约。这种预约方式传递信息迅速、准确，而且有据可查。受理短信预约时应注意：回复要迅速准确，言语要简明扼要规范，要设计好专门的短信模式，尽可能在1—2次的短信往来中完成预约。
　　2．5自助预约
　　自助预约是预约者通过医院设立的计算机网络信息设施，根据自己的需要进行的预约。预约者可以自己操作电脑或触摸屏，通过荧屏出现的提示词逐步确认。这是一个比较自由的选择，可以保护就诊者的隐私权。
　　3方法与步骤
　　3．1医院信息系统是建立门诊预约系统的技术基础
　　医院信息系统(HIS)硬件包括PC机及外部设备、服务器与存储设备、网络设备；软件包括操作系统(网络服务器、工作站)、数据库管理系统(0RACIE、SQLSERVER等)及其它应用软件；还包括其它计算机及通讯技术，如图像处理、数据压缩、无线通信技术等。要开展有效的门诊预约服务管理，其前提必须是建立在一个较为完善的信息化网络系统上，网络终端遍布预约、挂号、分诊和诊疗环节，门诊就诊流程所涉及的部门实现即时的信息互通，资源共享。门诊全面启用电脑挂号、电脑分诊，门诊医生使用电脑工作站，挂号分诊流程实现了直接分诊医生的一次分诊和分诊专科的二次分诊共存的优化流程。
　　　　3．2规范医生出诊管理是建立门诊预约系统的基础保障
　　开展门诊预约服务，通过电话、面约或网络等方式进行门诊医疗服务预约，是对就诊者的一种承诺、一份契约的达成。要真正开展好预约服务，提升医院的服务水平，务必要加强内部的建设，规范医生的出诊管理。我院是一所高等中医药院校的附属医院，医生肩负治病救人的任务，也肩负教书育人的任务，医、教、研缺一不可。因此，相对其他的大型综合三甲医院，在医生出诊管理上会面临较多不确定的因素，如因上课、科研、带教、进修等导致临时停诊或长期停诊，从而在预约服务工作的开展上带来不少的障碍。对此，医院医务部门必须建立健全医生停诊或更改出诊后的相关管理制度，加强门诊专科管理，专科负责人对本专科医生的出诊调整和安排负有不可推卸的责任，严格门诊医生停诊审批手续，医生停诊后有相应的措施应对，这才能为预约服务工作的逐渐开展提供扎实保障。
　　3．3开发信息发送平台是建立门诊预约系统的必要条件
　　目前我国医院信息系统(HIS)的子系统一般不包括与病人沟通的自动信息发送平台，但该平台却是必不可少的外延配套系统，医院可采用委托开发、独立开发、合作开发、购买软件二次开发等方式进行。该信息发送平台务必具备以下功能：一是预约成功的提示功能。门诊预约系统里预约成功后，系统立即自动以短信方式通知就诊者，明确就诊医生、时间及注意事项等。二是提醒就诊到期功能。就诊前提醒就诊者到医院就诊。三是失约告警功能。对就诊者的失约行为进行管理，在就诊者失约后，自动提示对方失约，若失约三次将自动取消该就诊者(ID号)或对应手机的预约服务。四是沟通与宣传功能。及时告知就诊信息的变更或检查检验报告相关情况，定期与就诊者加强联系沟通，开展健康宣教或病案回访，宣传医院最新的活动动态，提升医院的服务水平和服务质量。开发信息发送平台，除了免费给就诊者发送联系沟通服务短信外，还可以在体检、检验、检查报告发放中提供特需服务和增值服务。例如当就诊者或体检者暂时不能到医院领取书面报告，但又想及时取得报告结果时，则可以经过验证自愿通过信息平台支付少量“点播费”，及早取得报告结果。这样免费服务与有偿服务有机结合，既提高服务质量，也不增加医院经济压力，又能满足不同层次就诊者的需求，使信息平台运行可以进入一个良性的循环。
　　3．4合理的人力资源配备是建立门诊预约系统的有效保证
　　根据人力资源管理的能位匹配优化原理建立门诊预约系统，可将门诊前台的导诊咨询人员与后台的专职预约咨询人员相结合，合理进行人力资源的整合与配备。就诊者既可以在后台预约，也可以在每一个专科的分诊导诊咨询台、挂号收费处或经医生工作站由医生亲自进行现场预约。预约服务的工作人员可由具有医护专业背景的合同聘任制人员担任，无需专业的医护人员担任，这样可适当地减轻人力资源成本。此外，对预约服务工作人员要实行培训上岗，定期开展系统的岗位培训，制定具体的考核指标。培训内容包括：准确的医学分诊、明确的专科特点、正确的就诊流程、标准化服务用语、人性化服务态度等，这样才能真正开展有效的预约、咨询服务，建立和优化门诊就诊流程，提升医院的服务质量水平，从而达到以人为本，全面协调可持续发展的真正内涵。
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