关于人事档案在人力资源开发中的作用研究

摘要：人事档案是干部个人自身成长历史的真实记载，为企事业分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着人事制度的改革，人事档案工作面临不少新挑战、新问题。档案工作如何与时俱进，更好地为开发人力资源服务，结合几年来的档案管理实践，谈谈几点体会。
关键词：人事档案；人力资源；开发；作用
        所谓人事档案，是记述和反映个人经历和德才的表现，以个人为单位收集、整理后集中保存起来，以备查考的文件材料。人事档案是组织上合理用人、选人的重要基础。人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分，两者相辅相成，不可分离，人力资源管理离不开人事档案提供的信息，而人事档案管理工作直接为人力资源管理活动服务。
        一、目前一些企事业单位在人事档案管理工作上存在的问题表现
        （一）材料虚假。
        一些单位档案的失真现象削弱了人事档案的严肃性。例如，有的将工作时间提前了，有的把学历变高了，有的把年龄变小了。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。由于人事档案的失真，使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和正常执行，对当前配置以及未来人力资源的供求造成负面的影响。
        （二）内容简单雷同。
        目前，人事档案中“厚古薄今”、“千人一面”的现象日趋严重，内容抽象，鉴定往往是千篇一律的套话，体现不出个性特色，失去了真正意义上的参考价值，使人力资源的区分度降低，不能为选人、用人提供有价值的参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，挫伤了员工的创新热情，导致组织上承担不必要的损失。
        （三）个人材料分散。
        长期以来，人事档案管理、利用形成一种分散局面。人事部门主要掌握个人履历、政治面貌、学历、职务评聘、工资等方面的材料。而反映员工工作业绩的材料在档案中却没有收集，使人事档案在使用中缺少员工工作能力评估这方面的相关信息。这种状况不但造成管理成本增加，而且破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映员工的真实面貌。
        （四）重“藏”、轻“用”的思想观念浓重。
        1.领导过问人事档案工作少，误认为是人事工作中的一件具体事，有人事部门负责入主抓就行了。领导关注的重点是如何确保人事档案资料的完整性和安全，确保对档案室的硬件建设的投入，没有充分考虑如何运用信息资源。
        2.工作人员兼职过多，常常被人事部门其它工作所牵扯，用于人事档案工作的时间有限，使得无法集中精力来搞好档案管理工作，只好将档案资料安全保密存放，分类整理多、统计分析少，把主要的时间和精力都用于收集、整理，对档案利用工作的设想、规划考虑得不够。
        
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二、关于企事业单位人事档案管理工作对人力资源开发的促进作用分析
        人事档案管理对人力资源开发的促进作用主要表现在以下方面：
        （一）有利于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。
        利用人事档案有助于动态分析员工的人生轨迹，从而预测其发展潜力，及时发现新人，避免压制人才，埋没人才；任何人才都是人才系统的组成部分，凡有利于系统功能发挥的都是有用人才，只是类型不同，作用各异。依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬其长，避其短，司其职，用其智，最大限度地发挥人才效力。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />       （二）促进人力资源的合理配置。
        利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息，从而对其进行科学管理。根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，在企业内进行合理的配置，因事而择人，用人以治事，把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，充分发挥人才的作用。促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才积压和用非所学的现象产生，为组织的发展迅速地配置人力资源。
        （三）有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。
        影响人力资源需求的因素主要来自于组织内部，有效的人事档案管理对分析组织内人力资源状况是否适应组织的变革与发展的要求，是否有利于制定人才资源计划方面发挥着重要作用；脱离人事档案管理而作的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面的。
        三、关于做好人事档案管理工作的对策建议
        （一）健立健全科学合理的人事档案管理制度。
        在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。
        （二）进一步提高干部人事档案对开发人力资源的重要作用的认识。
        干部人事档案工作是干部人事工作的重要组成部分，在贯彻党的干部路线、方针、政策，加强领导班子和干部队伍建设及培养造就人才的工程中，起着难以替代的作用。因此，要把干部人事档案管理工作纳入领导议事日程，有关涉及干部档案的重大问题，都应提交到党委会议研究决策。党委在研究人事安排时，要确保人事档案人员配齐配强，并保持人事档案人员的相对稳定。
        （三）进一步树立“藏”、“用”并举，“用”重于“藏”的干部人事档案管理理念。
        更新观念是做好干部人事档案开发利用工作的前提。人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，经常深入各科室之中，主动了解情况，收集档案资料，并要求员工如实填写干部履历表，客观、准确地撰写自我鉴定、自传和个人业绩材料，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。
        （四）提高人事档案管理的现代化水平是改善其对人力资源开发作用的有效途径。
        人事档案以其材料越集越多为特点。随着我国企事业单位人员结构的多样化，传统的手工人事档案管理，势必会给查找档案材料带来不方便，容易贻误时机，而且出错率较高。人事档案管理的现代化、高效率已经是非常现实的要求，所以必须建立人事档案管理信息系统，实现个人基本信息的微机检索和联网查询，不断扩大人事档案信息的内涵，实现用现代化手段管理和利用档案，使之为选才、用才、育才、激才、留才发挥更大的作用。
 
参考文献：
 [1]邰启杨，信息时代的人事档案管理〔M〕，中共党史出版社，2004。
[2]秦丽媛，从现代人力资源管理看人事档案内容的变革[J]兰台世界，2007，9。
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