浅谈高校档案管理数字化

　摘要档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，是人类历史最重要的载体之一，它通过自己的记载，向后人揭示历史的真相，而档案本身也不断发生着变化。本文通过高校档案数字化存在的主要问题和存在益处，系统地阐述了高校档案数字化是档案管理者研究的重要课题。
　　关键词档案管理 数字化

　　随着社会不断发展和网络电子信息化的日新月异，人们的工作和生活越来越离不开计算机，而现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理数字化的优势已日益突显，不但成为档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具，而且也必将成为社会发展和经济生活不断的必然要求。
　　1 高校档案数字化管理存在的主要问题
　　（1）管理手段和模式落后陈旧。目前，虽然计算机办公自动化虽然已经在高校非常普遍，但仍有许多高校的档案管理工作还处于“原始社会时化”，仍在采用传统的手工作业，对“电子”非常陌生。当然，有的高校的各类有关学籍档案的管理，虽然与“电子”有缘但还处于“自动+手动”的状态，这些管理手段已经与时代发展的“不合拍”，阻碍了高校教育事业的发展。
　　（2）档案管理队伍建设和人员培训薄弱。高校档案管理工作要求管理人员有计划性、准确性和原则性。实际上，许多高校的档案管理人员综合素质比较薄弱，专业和年龄结构不大合理等诸多突出问题。
　　（3）电子档案的保存、保管利用的技术不足。在实际工作中，普遍认为，纸质档案比较稳定安全，电子文件存在稳定性差、易损坏等问题。高校档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的经过档案人员鉴定归档的档案信息将存入“虚拟库房”。做到把正确的信息、在正确的时间、以正确的方式、传递给正确的对象。
　　（4）信息技术领域难题制约档案管理数字化。从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而非档案原件。黑客与病毒的客观存在等可能使档案信息内容更改，将会影响电子档案的真实性。同时电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。
　　2 档案管理数字化的存在益处
　　档案数字化已经成为档案要素的大趋势。因此，如何充分利用计算机网络将档案数字化的优势最大化，已经成为档案管理者研究的重要课题。
　　2.1 档案管理数字化是信息社会的必然要求
　　数字化、网络化、信息化是21世纪的特征。档案管理数字化始于20世纪90年代，随着社会经济的发展和科学技术的不断进步，办公自动化、无纸化等现象的出现，档案数字化与时而生。原来诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程再也不用传统的纸质来完成，取而代之的是计算机和通讯网络。21世纪的今天，计算机网络已经运用到各个机关、企事业单位，因特网、局域网很快被认同，同一个单位各部门之间和文件，只要用点击一鼠标就能很快互相传递。完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、OCR文字识别、图像处理、数据校对、数据质检、数据挂接、整理还原、案卷入厍等环节。因此，计算机网络技术的广泛应用，档案数字化成为必然的发展趋势。
　　2.2 档案管理数字化的优势
　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化不但可以充分利用现有的计算机潜能，提高工作效率而且可以缩短部分文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。同时，档案管理数字化，使信息成果很快送到领导及各个部门，服务范围得到进一步拓展，提高了档案部门地位。档案数字化，最大的好处是可使档案信息顺利地与世界上的最新技术接轨。
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　　2.3 档案数字化应适应新时期工作的需求
　　目前，部分高校档案虽然实施了“数字化”，但档案软件没有信息管理功能，各自为政，缺乏通用性，根本不能满足高校现代档案管理工作的需要。高校档案部门的电脑类型不一，规格各异，开发的档案管理软件根本不能通用等问题，都制约了档案管理数字化的进程。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案管理数字化。
　　2.4 档案管理数字化的发展方向
　　首先，做好归档电子档案文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
　　其次，解决好电子档案文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子档案文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，防止信息损失。
　　最后，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。
　　
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综上所述，档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
　　
　　参考文献
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　　[2]范素霞.高校电子档案管理的现状分析及对策研究.科学时代,2010:96.
　　[3]郑春宏.浅议新形势下如何注重对电子档案的整理与保护.中国市场,2010:41.

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