消极信息外贸函电语篇构成中的礼貌策略分析

　[摘 要] 外贸函电是商务交际的重要手段之一，礼貌是其文体特征之一。本文基于合作原则和礼貌原则理论，以拒绝对方还盘的函电为例，从语篇构成中合理使用礼貌策略的原则，分析语篇构成策略。
　　[关键词] 外贸函电 语篇构成 礼貌策略原则 礼貌策略分析
　　
　　英语外贸函电作为商务交际中最常见的一种应用文，具有突出的格式化特征、语篇结构特征和语言特征。外贸函电按照其所传递信息的性质不同，语篇所体现的概念功能、人际功能和语篇功能也有所不同，所以语篇的构成策略和特征也具有不同的表现形式。消极信息外贸函电的交际目的是传递不利于对方的消息，写信者不但要尽力说服对方接受函电所传递的信息，而且要传递愿意继续保持业务来往的信息。本文拟分析消极信息外贸函电的语篇构建过程中所体现的合作原则和礼貌原则，选择和使用科学的语篇构成策略。
　　一、外贸函电语篇体现的礼貌策略原则
　　1.合作原则
　　美国哲学家Grice（1975）认为，会话是受到一定条件制约的，人们进行交谈之所以不会说出一连串互不连贯的话，是因为会话者互相合作，同遵循一个目的或一组目的。为了达到某一目的，会话双方都必须共同遵守一些基本原则，他特别强调了“合作原则”。Grice指出，人们在谈话中遵守的合作原则包括四个范畴，每个范畴又包括一条准则和一些次准则:(1)量的准则(Quantity Maxim)：①所说的话应包括当前交谈所需要的信息；②所说的话不应包括超出需要的信息;(2)质的准则(Quality Maxim):①不要说自知是不真实的话；②不要说自己缺乏足够证据的话；③关联准则(Relation Maxim)：所说的话要贴切、相关；④方式准则(Manner Maxim)：说话简练；说话有条理。
　　如果会话者要直截了当表示出自己的意思，就必须遵守上述这些规则。但在实际生活中，人们常常会在不同程度上有意不遵守这些规则，间接地表达自己的意见。英国语言学家Leech认为，“合作原则”的主要作用体现在解释系统意义(sense)和话语意义(force)之间关系的转换上。但是合作原则有个明显的缺陷，它无法解释人们为什么经常要违反合作原则，间接地表达自己的意见。
　　2.礼貌原则
　　Leech在《语用学原则》中(1983) 把“礼貌原则”(politeness principle)作为“合作原则”的“援助”原则提出来，完善了“会话含义”学说。Leech把“礼貌原则”划分为六类，每类包括一条准则和两条次准则:(1)宽宏准则(Generosity Maxim):①使他人受损最小；②使他人受惠最大;（2)策略准则( Tact Maxim):①使自身受惠最小；②使自身受损最小;(3)赞扬准则(Approbation Maxim):①尽力缩小对他人的贬损;②尽力夸大对他人的赞扬;(4)谦虚准则(Modesty Maxim)：①尽力缩小对自身的赞扬；②尽力夸大对自身的贬损;(5)赞同准则(Agreement Maxim)：①尽力缩小自身和他人之间的分歧;②尽力夸大自身和他人之间的一致。（6）同情准则(Sympathy Maxim):①尽力缩小自身对他人的厌恶;②尽力夸大自身对他人的同情。
　　成功商务信函要符合完整(completeness)，简洁(concise)，清晰(clarity)和礼貌(courtesy)等原则。前三条符合合作原则，最后一条则符合礼貌原则。礼貌原则和合作原则互为益补。可以说，外贸函电中合作原则和礼貌原则的准确把握是信函交际功能能否实现的关键，在很大程度上决定着与客户业务的长远发展。因此，要使信息接收者心平气和的接受消极信息，实现函电的交际目的，使双方能够继续保持友好的业务关系，采用合适的礼貌策略是必不可少的。
　　
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二、消极外贸函电语篇构成中礼貌策略分析
　　外贸函电按其所传递信息的性质可分为消极信息函电、积极信息函电和劝服性函电。传递消极信息的函电可大致分为两类：卖方拒绝买方的还盘、订单、索赔类函电，买方向卖方的申诉、索赔以及催装类函电。语篇的体裁不同，交际功能不同，不仅导致其语言风格不同，而且导致其组句成篇的模式有异。本文以拒绝还盘信函为例分析传递消极信息函电语篇构建过程中的礼貌策略。
　　Dear Sirs，
　　We learn from your letter of May 28 that our price for the Silicon Steel Sheet is found to be on the high side.
　　在信函的开头部分，写信者放弃方式准则，遵循礼貌原则中的赞同准则，以缓和、中立的语气客气的指出收到对方的来函和有关的价格信息，刻意地回避在信函的最开始部分直接拒绝对方的还盘，以最大限度地放大相互之间的一致之处，避免唐突地传递消极的信息，引起对方的不快，为下文的拒绝还盘做好了充分的准备，使对方有了一定的心理准备。另外，写信者遵循关联准则和质量及数量准则，以“our price for the Silicon Steel Sheet is found to be on the high side.”言简意赅地表明该函电的目的是谈论“Silicon Steel Sheet”的报价事宜。
　　在外贸函电写作中，无论是传递积极的信息还是消极的信息，交易的一方在回复对方来函时总要体现商务信函所要求的礼貌原则。在函电的开头部分，写信人总是礼貌地提及对方的来函，以简单明了的语言说明去函的目的。
　　While we appreciate your cooperation in giving us the information about the Japanese supply in your market, we regret to say that there is no possibility of cutting the price to the extent you indicate, i.e. 8%. For your information, we have received a crowed of inquires from buyers in other directions and expect to close business at something near our level. At present, we cannot see our way clear to entertain your counter-offer, as our price is quite realistic.
　　本信函的目的虽然是拒绝对方降价要求，但作者巧妙地运用赞扬准则和赞同准则，在 论文检测天使-免费论文检测软件http://www.jiancetianshi.com
第一部分以中立的语气陈述对方认为价格太高，暗示自己一方难以接受的基础上，使用“we appreciate your cooperation”以感谢的口吻提到对方所提供的信息，创造友好的氛围。然后略带歉意地拒绝了对方降阶要求。对于方式准则的缺失，书信的作者采用了礼貌原则中策略准则进行弥补，使用regret来表示作者对传递消极信息（拒绝还盘）的遗憾之情，为对方接受消极信息设置良好的语言环境，消除对方心中的不悦情绪。
　　表面看起来，使用“there is no possibility of cutting the price”拒绝对方的降价要求违背了方式准则，但是写信者运用量的准则和质的准则，使用“a crowed of inquires”来强调货物的畅销，清楚地说明了拒绝对方降价要求的具体、真实原因。虽然这样的解释方法在一定程度上违背了谦虚准则，但避免了一味地表示礼貌而过分的使用谦卑的言辞降低自己的地位，并且使对方感觉到双方的谈判是建立在互相信任、平等互利的基础上，使拒绝还盘显得有礼有节。

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　　在前一段说明拒绝对方原因的基础上，写信者运用赞同准则表明对该笔业务走势非常关注，期望知道对方的任何进展，表达了双方的利益息息相关，尽力缩小自己与对方的分歧，对其晓之以理、动之以情，侧重以对方的利益来劝说其接受报盘。一方面进一步解释拒绝接受还盘的原因，更重要的是达到说服对方收回要求降价的要求。
　　一般的拒绝还盘信函都会提供反还盘供对方考虑，例如适当降价、改变支付方式、交货时间等等，该信函却礼貌而又完全地拒绝了对方还盘。表面看起来双方的谈判告一段落，事实上写信者运用策略准则，通过上一部分的“expect to close business at something near our level”和本部分的“If later on you see any chance to do better, please let us know”精心地使用语言技巧为以后的谈判留下充分的空间，体现了写信者对市场的把握程度和礼貌原则的熟练使用。
　　 We assure you that all your inquiries will receive our prompt attention.
　　在结尾部分，写信者运用谦虚准则和赞扬准则，在自己的利益不受到损害的情况下，从情感上给以对方有好的安慰，使得话语的回旋余地大大增加，表达保持业务关系的诚意。
　　三、 结语
　　由于消极信息函电主要传递的是拒绝、指责和威胁等等本质上不礼貌的信息，这些信息会使贸易双方陷入尴尬的境地，因此，在撰写消极信息函电过程中，应采用积极的礼貌策略，既要遵守合作原则又要出于礼貌的需要或其他原因而故意违反合作原则，从而体现语言的语篇功能和交际功能。在构建消极信息外贸函电的语篇过程中，为了避免过于直率对对方造成伤害，写信人在函电开始部分总是要从积极的角度着手，采用缓和的语气陈述消极信息，给对方心理接受做好铺垫；然后再传递消极信息并作出客观的、令人信服的解释，用事实说明不能满足对方要求确系不得已而为之，博得对方对传递消极信息的理解，并提出切实可行的补救措施；最后用友好的态度和客气的结束语进一步降低消极信息对业务和业务关系带来的的不良影响。
　　参考文献:
　　[1]Grice, H.P. Logic and Conversation. In Cole, P.and Morgan, J. (eds.) Syntax and Semantics. New York: Academic Press, 1975
　　[2]Leech, G. Principles of Pragmatics, London: Longman, 1983
　　[3]Talor, S. Communication for Business. London: Pitman Publishing. 1993
　　[4]陈冬纯:商务英语信函的体裁分析与撰写策略.国外外语教学,2003, (2)
　　[5]何 伟 庞云玲:报忧类商务英语信函的人际功能研究.广东外语外贸大学学报. 2008(1)
　　[6]阎善明:现代商业英语书信手册.北京:对外经贸大学出版社,1998
　　[7]张佐成 王燕希 丁崇文等:《外贸函电学习与应试指导》. 中国人民大学出版社，1999
　　[8]诸葛霖:外贸英文书信. 对外经济贸易大学出版社,2000

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