企业内部ERP实施方法的研究

　　摘要：对中小企业对信息化的现状与需求进行了分析，并建立了基于企业自身特征的ERP实施方法EIMEC。
　　关键词：ERP实施；EIMEC；企业
　　
　　一、中小企业信息化存在的问题
　　
　　ERP是一个高投人、涉及面广且耗时长的系统工程，因此一旦失败，对企业的损失是不可估量的：不仅浪费了大量的资源，而且也将影响到整个工作流程和组织结构的混乱。
　　目前ERP实施的成功率无论是国内还是国外都不高，结合国内中小企业自身特点，对其信息化存在的问题做一个大体的分析：
　　(一)对自身管理上存在的问题缺乏研究。如没有判断企业的类型，是集团企业还是单体企业，是创业型企业还是依托型企业，是流程类企业还是离散型企业，不同的企业矛盾点完全不同。自身问题的发现决定着目标的确定与使用的解决办法(是管理改进还是由系统解决)，进而决定实施与评价信息化是否成功。
　　(二)对自身信息化的基础缺乏研究。如企业自身的管理的规范化程度，对管理瓶颈问题的识别(目标是否清楚)，管理人员素质(特别是CIO、CFO)，管理层的接受程度(动员和准备程度)，实施贯彻的力度，信息化的经验等等。
　　(三)信息化目标不明确。对是否搞信息化持观望态度，不了解管理上的问题正严重制约企业的发展，不了解信息化能够解决的正是管理上的问题，不了解过去的优势正在消失，如规模，品牌，成本，技术，市场等，不了解竞争的焦点是什么。从而容易导致企业陷入“IT黑洞”。
　　(四)理解有偏差。主要表现在中小企业对信息化概念认识不清，对信息化认识过于简单化，对信息化项目的实施抱以过高的期望，把信息化等同于技术改造，选型中盲目追求软件的高档次和高功能，对实施信息化存在不切合实际的想法，比如认为信息化可以解决一切问题，信息系统可以代替企业家和管理人员等。
　　(五)组织人员的阻碍。如缺乏企业管理高层的支持，中层管理者消极实施管理，企业员工面临着裁员恐慌而不积极配合，大量的协调问题使进度一拖再拖。
　　(六)资金短缺问题。
　　1、企业收款难，自有资金周转较慢；
　　2、企业融资困难，企业与银行之间的信息不对称造成企业融资的交易成本高；
　　3、企业自身经营风险高，自有资金相对缺少。
　　(七)人才缺乏与人才流动大的问题。
　　(八)经营管理的问题。
　　1、对信息化计划实施费用与进度预算失误，
　　2、不可预见的财务风险；
　　3、实施中的控制偏差与技术的吸收消化能力的不足；
　　4、对信息系统维护的漠视。
　　(九)信息交流不畅。
　　1、企业从事信息化人员缺乏对技术的理解能力；
　　2、很多中小企业地处中小城市或乡镇，缺乏获取相关信息的有效途径，难以有针对性地获得对完整解决方案的支持。
　　(十)缺乏信息化评估体系，投资不平衡，机构不合理。
　　
　　
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二、中小企业信息化需求的特点
　　
　　(一)一次性资金投入少。
　　中小企业由于规模有限，不可能一次性对信息化做大的资金投入。
　　(二)对短期回报要求高。
　　中小企业由于认识有限，资本有限，因此更希望在投入的短时间内就取得效果，而且效果越明显越好。
　　(三)对产品稳定性要求高。
　　一般中小企业的IT专业技术人员少，水平低，对产品的稳定性要求就非常高。
　　(四)对交互界面要求高。
　　由于中小企业许多操作人员，没有受过系统的培训，因此在操作过程中，必须有非常友好的交互界面，下一步怎么做，错了原因是什么，怎么修改，都应该有提示。
　　(五)对技术服务要求高。
　　无论是售前、售后服务，在中小企业都可能遇到非常初级的问题，这就要求技术服务水平高，支持到位。大量的问题可以通过电话、EMAIL等手段远程解决，解决问题的时间越短越好。
　　(六)对产品个性化要求高。
　　由于中小企业千差万别，因此经常会提出各种特殊的个性需求，但由于投入少，做较大的定制开发又不可能。
　　(七)对产品灵活性要求高。
　　中小企业变化非常迅速，部门调整，规模迅速扩张，成立分支机构，就要求信息化产品能很快“适应”。由于“船小好掉头”，因此可能决策错误，刚做了调整，发现不合适，又要调整到原来的状态，信息化产品也必须能马上调回去。
　　
　　三、基于中小企业自身特征的EIIP实施方法EIMEC的建立
　　
　　ERP系统的实施就是通过一定的方法和手段把企业的旧系统变革成为新系统的过程。旧系统是企业开始实施前的系统，包括了实施前的业务流程、软件系统以及企业文化等；新系统是实施完成后，企业将要投入运行的系统，也包括了业务流程、软件系统和文化，是实施的目标系统。在这个过程中，企业不但需要借用ERP的思想，软件和服务，同时需要投入人力、物力，更需要正确的实施方法和辅助工具。在综合分析前面各实施方法论以及企业信息化需求的基础上，提出来基于中小企业自身特征的ERP实施方法。
　　实施方法各阶段的主要步骤如图3.1所示，一共分为五个阶段，前期规划，业务蓝图、蓝图实现，上线准备，运行维护。在整个实施周期里，项目管理、变革管理、知识管理的理论贯彻始终，在每一个阶段都应该考虑到企业自身的特征及对信息化的总体需求，以来提高系统实施的成功率。 
　　
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />　　四、EIMEC实施方法各阶段的主要步骤
　　
　　在基于中小企业自身的ERP实施方法中，每个阶段都包含有一些指导性的步骤，企业按这些步骤，一步步的走下去结合实施阶段中需要注意的管理思想就可以完成ERP系统的成功实施。在每个步骤都应该产生相应的文档来对所发生的事件进行记录。以下对EIMEC实施方法各阶段的实施步骤进行分析，企业在具体实践的时候可以根据自身实际情况有所取舍。
　　
　　(一)前期规划阶段
　　很多的ERP项目之所以失败就是因为前期规划做的不好，或是在不恰当的时期进行了实施，或是和企业自身发展战略相背。所以在条件允许的情况下做个详细的IT规划对企业的战略来讲十分必要。
　　此阶段包括：
　　1、成立领导小组：由高阶决策者和各部门决策者组成，成员需对ERP的基本知识有所了解，还需了解管理变革、流程重新设计过程、系统整合可能的结果等。主要任务在于规划和设定改变的范围，以及支持、领导项目进行，并随时听取项目进度报告。
　　2、企业现状分析：对自身的内外部环境以及自己的竞争优势、劣势、财务状况等进行分析，寻找一个实施ERP系统的最佳时机。
　　3、企业发展战略审核：领导小组重新审视企业的发展战略，若是以前没有这次就重新制订，如果是和目前企业的状况相差较大就做出适当的调整。
　　4、结合企业战略制定总体IT规划：检查项目是否符合企业战略目标，确认企业的愿景、IT规划和当前实施ERP系统的目的
　　5、拟定实施进度和目标：制订现阶段企业的信息化进度和实施目标
　　6、成立项目实施小组：聘请有经验的项目经理，主要由项目经理确定小组成员，需要包括有经验的IT技术人员、主要使用者、熟悉各部门业务的人员组成项目实施小组，负责项目的执行。需要控制项目实施小组成员的流动率，尤其是主要成员，以避免知识掌握的不连续而造成实施延误。
　　
　　(二)业务蓝图
　　1、此部分工作主要是在领导小组授权指导下，由项目小组来具体完成，对企业内部的所有流程进行重新的审视，找出核心业务流程，发现存在的问题以及必须改进的业务流程，由项目经理负责进度，向领导小组汇报。
　　(1)准备调研问卷：将指导性的调研问卷发给各个业务部门填写，以对部门的业务状况做整体了解，为下一步调研工作做好准备。
　　(2)当前业务调研：针对企业各个部门的现状和需求结合前期的调研问卷做面对面的调研，对企业当前的业务流程进行梳理，找出企业的主要业务流程、需要改进的流程、以及特殊的业务流程。
　　(3)业务需求分析：结合调研情况对业务流程进行优化，此步工作相当重要，是企业真正提升竞争力的阶段。
　　(4)特殊业务流程处理：对特殊的业务流程用特别的手段加以处理。
　　(5)基础资料的准备：对企业内部的物料编码，部门、供应商、客户，仓库等基础资料做详细的讨论并确定。
　　
　　(三)蓝图实现
　　此部分的主要工作是根据上个阶段所调研的内容结合企业的战略规划与实际情况，共同制定出优化后的方案。
　　1、业务流程方案初步确定：将业务调研的流程整理并形成初步的解决方案。
　　2、小范围业务流程测试；将项目小组的成员召集在一起，通过若干张模拟订单演示初步确定的业务流程是否能满足企业各业务部门的需求。
　　3、进一步讨论确认最终方案：小组成员针对演示的业务流程提出问题并讨论，以最终确认业务流程方案。
　　
　　(四)上线准备
　　这个阶段企业所要做的就是积极配合顾问方进行系统的实施，需要全程参与，做好知识的转移工作，使最后得到的不仅仅是一个系统，而是一套流程和方法。为日后的自行维护做好准备。
　　1、差异分析：进一步分析ERP厂商的软件流程与企业的业务流程间的差异。标明差异以及发生差异的是否为主要业务流程。
　　2、用户培训：培训的工作应该是贯彻始终的，包括各个层次的培训，尤其是在顾问方仍在企业内工作的时候。
　　3、初始数据准备：数据整理的过程也是对企业自身一个盘点的过程，“三分软件，七分实施，十二分数据”说得就是这个道理，数据准备工作是关系的实施效果以及成败的一项重要工作，必须十分重视。
　　4、系统测试；包括软件原型测试，关键用户的测试，最终使用者的测试。而且在实施配置的过程中需要让对背景了解不多的最终使用者参与测试，这样可以及早发现问题。
　　
　　(五)运行维护
　　1、系统模拟运行：系统需要配置开发的工作做好之后需要进行一段模拟运行，这个期间要做好数据的备份工作，包括手工备份，以防万一出现意外造成比较大的损失。另外就是在模拟运行中需要多进行意外测试，以便及早发现问题。
　　2、成立内部支持小组：主要由参与系统实施的人员组成，来进行企业内部培训以及解决突发的问题。需要规划支援小组的主要任务、人员配置、支持方式等。
　　3、正式上线运行：企业的日常业务流程正式切换到新的系统中，享受信息化给人们带来的益处。
　　
　　五、结束语
　　
　　在对各公司的实施方法论和对中小企业自身特点分析的基础上，结合笔者的ERP项目上的实施经验，建立了一个可以满足中小企业实施ERP系统需求指导性质的企业内部实施方法EIMEC(ERP-Implementation Methodology based on Small and medium-sized Enterprise's Characteristic)，它起始于企业的初始需求，中止于系统的稳定上线运行。希望能为实施ERP系统的中小企业提供参考和指导。
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