贵州煤炭企业物资超市模式探索

[摘要] 在煤炭企业生产成本构成中，物资消耗及费用占据了很大一部分，物资供应工作在煤炭企业生产成本控制管理中是重要的一环。如何在企业规模不断扩大的同时，通过管理创新，降低采购成本，控制物资消耗，优化储备结构，是创建节约型企业，提高经济效益的关键。本文以贵州煤炭企业物资供应管理现状为例，借鉴国内外先进管理经验，就物资超市“零库存”运作模式进行简要的分析和探索。
关键词：煤炭企业 物资超市 模式探索
        一、贵州煤炭企业物资管理现状
笔者研究了某具有代表性的贵州煤炭生产企业，该公司贵州各地均拥有生产矿井，鉴于下属生产单位地理位置分散，交通不方便的特点，该公司的物资供应、采购管理工作由总公司物资供应管理中心承担，下属各生产单位分别设立供应部门负责本单位物资的进销储等工作并设有物资库房，均储备着数千万元甚至上亿元的各种矿用物资设备以备生产所需。这种物资管理模式，造成了大量的资金积压，给公司的生产成本控制带来了较大压力。
        在研究借鉴国内外经验的基础上，笔者提出以“零库存”理念为核心，物资超市为模式的解决方案，合理储备各类物资。
        
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二、煤炭企业的物资超市模式
        超市最初起源于西方零售业，是现今零售业态中最流行的一种营销模式，其最大优势是超市可以以“中介人”角色实行“零成本”管理，即进货时由超市下定单，供应商先送货后付款，物资在未实际发放之前为供货厂家所有，超市作为生产厂家的“物流配送中心”仅充当代管者的角色，以减少甚至不占用自身资金，缩短库存周转期。此外，在“零库存”的管理模式下，供应和需求基本能保持平衡，免除了货物储存带来的一系列诸如库存物的老化、损失、变质等一系列问，还能避免因市场价格波动而导致的跌价损失。
        借鉴超市的管理模式和“零库存”的管理思想，形成以代储代销为基础，以资金管理为核心，以低成本全方位服务为目标，将煤炭企业物资的封闭发放改为开放式选购的管理模式，势必会降低煤炭企业物资供应成本、缓解库存资金压力，但由于煤炭企业的特殊性，安全物资、应急物资等基础储备是必不可少的，因此煤炭企业物资超市模式是在确保煤矿的安全生产基础物资储备前提下的零库存，是建立在确保基层使用单位安全储备前提下的一种特殊库存形式，是物资在供应、生产等环节不以仓库存储的形式存在而是始终处于周转状态。
        三、设立煤炭企业物资超市的前提及准备
        （一）做好现有库存物资的清查消化工作
现阶段各煤炭企业各下属生产单位一般都设有自己的仓库和库存，实行物资超市化经营后，必须通过统一平台对采购、仓库、库存统一集中管理，这就涉及到人员、场地、存货的前后衔接。由于各生产单位库存情况各不相同，有能正常使用的，有积压报废的，有过期失效的，因此，妥善接收各生产单位的原有库存，实现平稳过渡在超市化过程中显得尤为重要。这就要求首先要组织好对现有库存的资产清查，摸清家底，为物资的统一接管工作提供依据，为各单位间的物资调剂工作打下基础。
        （二）建立配套的物资管理电子商务平台
        实现物资超市化管理，必须首先建立起以内部订单为核心，涵盖资金管理、订单管理、价格管理、批次管理、供应商管理、合同管理、物资配送、结算管理、报表管理等各功能模块，与物资超市化经营配套的电子商务平台信息系统，使物资超市化经营业务链中的各个节点环节实现电子化、网络化和理。
        其次，借鉴零售业超市的管理模式，实行“条码制”管理。所谓条码制，即条码入库、条码存货、条码发放，也就是说每种物资在入库、出库和保管的过程中把条码作为管理物资的钥匙，不同批次的每一种物资在到货入库的时候都由物资超市管理系统自动分配一个唯一的条码。条码作为物资存储和收发整个过程中唯一标识，物资在配货出库时根据与物资超市软件相连的条码读码器来采集货物的名称、规格型号、供货厂家、出售价格等信息，然后来实行发放，这种方法的实施可以增强物资存储和收发过程中可追溯性和准确性，降低物资在收发和存储过程中出错的可能性，也减轻物资管理人员对物资货物信息采集、处理与分析的工作量。
        （三）建立物资超市供应商准入机制
        物资超市中经营的产品不但有内部企业的自制产品，也有为各厂商或供应商代存、代卖的物资以及具有其他归属性的物资，因此需要结合煤炭企业实际情况的基础上借鉴零售超市模式建立煤炭物资超市的供应商准入制度，实现规范性管理。供应商准入制度应考虑以下几点：
        1、公司内部单位生产自制产品均可自愿申请入市，由物资供应管理中心牵头组织相关部门对自制产品进行抽验、认证，并发放超市准入证。准入的自制产品应具有产业发展方向，有较广阔市场；有产品标准(国家标准、行业标准、企业标准)并办理了执行标准证书；有齐全的生产许可证、安全标志；具备一定的生产能力，生产工艺先进、合理、有较为完备的质量检测手段和较完善的质量保证体系，技术资料完整、产品质量稳定；产品抽检合格率100％，有较完善的售后服务措施。
        2、对于非自制产品，由供应商提出书面申请，并提出相应的资质证明，包括营业执照、税务登记证、机构代码证、生产许可证、涉及煤矿安全的还需要提供防爆合格证以及“3C”等证件。由物管中心牵头成立供应商评审小组，对拟入市的供应商进行严格的资格审查，并对其资质、信誉、售后服务、结算方式、货源稳定性、生产经营能力、业绩及产品质量、价格等情况进行全方位的摸底调查。根据调查情况，结合公司供应管理等相关制度要求，由评审小组对每种物资选择2～3个供应商进入超市，建立供货厂商档案。公司与获准进入超市的供应商签订入市协议，明确双方的权利和责任义务，供应价格不得高于市场价（不同厂家的产品价格允许存在一定的差异）。
        总之，超市供应商的选择要本着有利于生产、保证供应、质优价廉的原则，对行业内骨干企业、通过IS0质量体系认证的、经长期合作质量价格服务较好的、信誉为AAA的供应商可考虑优先选择，为方便各使用单位的选择，超市还应考虑将入市的各类物资编印成“超市物资目录”， 定期更新。
        （四）建立物流配送中心
        流配送中心的职能是从供应者手中接受货物，进行倒装、分类、保管、流通加工和情报处理等作业，然后按照订单货要求备齐货物和进行配送的基地。
        考虑到煤炭企业生产单位所处位置分散、各单位管理能力、人员素质和业务水平参差不齐等因素，因此优先考虑成立区域性物流配送中心，以“集中采购、统一结算、直达配送”的物流运作模式对单位进行配送，即由物资供应管理中心进行集中采购、统一结算，并根据使用单位位置分布，科学设置物资配送流程、优化配送路线，并根据信息网络提供的物资需求和物资代储情况，实行集中配送，其成为一个多功能的配送中心。
        配送中心的建立可以把现有的仓库“保管”职能转化为“转运”职能，使仓库由“保管型”仓库转化为“流通型”仓库，从而使其成为具有现代物流理念的有机体。同时也可较好的解决提货单位物资运输时间分散、运输不及时、车辆使用效率不高等弊端，节省大笔物资运输费用。
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        （一）建立分工清晰、协调高效的业务流程体系
        物资超市化经营是一个综合性的系统工程，它是对现行物资供应管理模式的一次重大变革，需要公司管理层面如物资供应管理中心、财务等部门之间的横向协作，更需要与各物资使用单位进行深入的纵向配合。因此，必需要在现有基础上对现行业务流程进行梳理和调整，重新界定各单位/部门的职责职能，建立起一套分工明确、责权明晰的规范制度，同时将业务流程按“零库存”物资超市运作模式进行调整和优化，最终形成符合煤炭企业物资超市经营实际需要的高效业务流程体系。在业务流程和相关制度的制定过程中，关键要注意以下几点：
        1、制定严谨完善的供应商合同协议
        物资超市需及时与经过评审小组审核合格的准入供应商签订代储协议书或者代储代销合同，这需要物资管理中心汇同公司法律顾问等相关部门从多方面综合考虑，拟定规范的合同/协议范本，在合法合规的前提下，明确约定双方的责任义务等关系，界定好物资保管责任分割点、供货商的售后服务要求及因产品质量给使用单位造成损失后的赔付责任等内容。 
        2、制定物资超市陈列及库存管理规范
        进入物资超市的物资可参照零售超市方式，建立货品陈列架，制定相应的货品陈列制度，形成样品陈列区，陈列区的物资样品应按类别、品种分类，并对每种物资实行条码制编号，同时设置物资标签，明码标价。除陈列区外，还应设立相应的仓库，根据物资的需求情况，代存代储一定量物资，以备周转。物资仓库应根据物资的性质、特点和保管要求，采取分类分区和货位编号的办法，安排适当的储存地点，按照保管保养规定，成行、成箱、码垛，进行“四号定位”“五五摆放”管理，做到“三清、两齐、四对照”。对体积较大的物资或部分大型设备配件等，物资超市可以不设样品或库存，而是将准入供应商提供的产品介绍、样本、资质及相关宣传资料册等认真分类编撰，做成可随时查阅的资料目录，供使用单位随时选择，下单后，由物资超市管理人员通知供应商直接送达使用单位。
        3、制定清晰严谨的收发货流程。
        供应商的产品到达物资超市后，需按照预先制定的《物资到货验收及使用跟踪管理办法》等相关制度的规定，组织专业人员对物资进行验收、填写物资验收单，并将数量、单价、金额等关键数据录入系统。各使用单位到物资超市选定所需的物资后，由超市管理人员开据物资领料单，经相关领导审批后作为物资领料凭证，填写物资出库通知单，使用单位凭出库通知单到指定仓库领取物资，物资超市仓库保管员审核无误后，办理物资出库手续。
        4、设立高效安全的结算物资结算管理体系
        物资超市应与公司财务等部门紧密结合，在严格遵循公司相关制度的基础上，设立符合物资超市运作实际要求的、安全高效的物资结算管理制度。该制度应结合准入供应商的供货质量、发货及时性、售后服务等情况，明确付款条件、付款期限、审批流程等内容。同时制定好对应的使用单位收款程序，结算标准等。
        （二）开展专项培训、确保人员的业务素质水平
        物资超市经营模式对煤炭企业物资管理水平和人员素质提出了更高的要求，超市管理人员应有能站在全局高度统筹物资供应的能力，并具备熟练掌握信息平台软件、物资分类编码等业务能力。这就需要对超市管理人员进行培训包括物资超市的理念宣贯培训和业务技术技能的专业培训，通过多渠道、多模式、多途径提高员工业务能力。
        总之，煤炭企业物资超市模式国内已经有实践并取得成效的范例，但在贵州地区尚处于探索学习阶段，可以确定的是，通过该模式的实践和运用超市管理的应用，能将物资的储备库前置到供应链中的上游企业，扭转煤炭企业物资储备的倒挂局面，降低储备资金占用，从而避免了煤炭企业形成物资购进沉余及资金沉淀．造成积压浪费、损失，提高企业的整体效益。
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