施工企业文件管理的有效方法

　摘要：结合工作实际，介绍如何有效的加强施工企业文件管理。
　　关键词：施工企业 文件管理 有效方法
　　
　　0 引言
　　施工企业大多面临施工项目分散、点多面广的局面，因此文件管理要与自身特点相结合才能做到公文处理及时、准确、安全，保证政令畅通，使公文在管理过程中成为具有法定效力和规范体式的文书，使企业公文管理工作规范化、制度化、科学化。
　　1 加强文件专/兼职人员的管理
　　1.1 统筹安排、提高效率
　　施工企业应配备专职文件管理人员，但是由于人员编制和机构设置的局限，大多数人员是兼职文件管理者，在这种情况下如何统筹安排工作，做到即节约时间又不会贻误工作是有效管理文件的目标。首先是合理安排时间，随着网络办公的普及，我们可以在网上下载接收文件，根据具体情况确定每天上午两次、下午两次到网上查看信息接收文件，如果企业规定了统一交换文件的时间，那么就在规定时间内上网交换文件，这样可以大大提高工作效率。然后对下载的文件进行及时处理，需要转交部门的应及时转交，需要领导批示的应及时报送领导，确保文件不遗漏。对于正在批阅流转的文件每天定时进行查看，这样可以及时把批示信息传达给相应部门。
　　1.2 做好记录，程序严密
　　记录是文件管理的基础，是控制文件管理体系有效运行的方法。不论是接收到文件还是发放文件都应做好相应记录。建立收发登记本，及时填写文件信息，记录填写要做到字迹清晰、内容完整、项目齐全、手续完备，真实准确的记载文件信息。
　　文件管理还应遵守程序步骤，文件管理人员可以根据实际情况制定相应程序，但是都要保证文件可以得到及时、准确、妥善的处理。
　　例如：
　　接收到外来文件：文件管理人员进行记录→交由办公室主任签署拟办意见→返回文件管理人员→根据拟办意见交由领导批示→返回文件管理人员→根据领导批示交由主责部门办理。
　　制定下发文件：发文部门起草文件→部门核稿→领导会签→领导签发→文件管理人员登记编号→稿纸用印→套红头文件→文件格式校对→文件用印→文件分发→文件归档。
　　1.3 提高文件管理人员素质
　　施工企业文件的有效控制关键是看文件管理人员如何去做。也就是文件管理人员是否有强烈的责任心。端正思想不要忽视这个岗位的重要性。施工企业肩负着安全生产工程质量的大任，文件的上传下达对于保证企业生产有着至关重要的作用，文件管理人员要提高认识强化责任感。
　　文件管理人员要熟悉掌握公文处理办法和文件格式细则，加强业务学习，了解掌握施工企业专业知识，这样在工作中才会得心应手，更好更准确的处理文件，提高工作效率。
　　文件管理人员还应提高自身修养，忠于职守，廉洁正派，严格执行有关保密制度。
　　2 加强基层项目部管理
　　施工企业文件管理的重点在技术文件，而技术文件管理的重点在基层项目部。上级文件最终要到达基层去执行，而企业形成的档案也是由基层文件汇总上来的。因此项目部文件管理体系的运行直接影响着整个企业的文件管理水平。
　　2.1 加强宣传教育，重视文件管理
　　很多项目部不重视文件的管理，常常认为文件管理是文秘的工作，与施工生产无关。事实上文件管理是项目管理的基础，项目的过程管理控制最终是通过文件的形式来记录和考核的。项目部应加大宣传力度，通过多种形式的宣传教育，提高员工特别是领导干部对文件管理工作的认识。进一步完善文件管理体制，普及宣传文件记录、保存、移交的重要性，着力推动文件管理水平。
　　2.2 分工协作，重点加强技术文件的收集整理。
　　项目部的文件管理工作不仅要靠文件管理员的努力，还需要其他部门的通力协作，文件管理员有责任对各部门进行督促指导。除了日常的文件接收发放工作，更重要的是对技术文件收集整理工作，这也是文件管理的重要组成部分。项目部在施工生产过程中产生的记录都属于文件的范围，应妥善保管，及时移交给文件管理人员或者在项目结束后及时移交给文件管理人员，这也是确保工程项目自计划开始至目标完成全过程受控，促进施工企业项目管理工作标准化。项目部应把文件管理工作纳入到绩效考核中，建立完善的责任体系，把工作落实到位。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />
　　2.3 确保文件管理人员相对稳定
　　项目部人员流动大，频繁的人员变动影响正常工作，项目部应配备德才兼备的人员担任专/兼职文件管理员，保持人员的相对稳定性。对于文件管理人员一是要明确岗位职责，根据工作需要详细制定工作内容，做好文件日常管理等工作。二是明确工作流程，按照企业有关规定确定工作流程，严格按照流程办事。三是完善离职手续，员工离职时一定要办好工作交接手续，涵盖与工作有关的内容。内容必须详细、清楚，这样才能更细致地完成交接工作，尽量避免工作损失。
　　3 加强企业整体管理水平
　　3.1 部署细化实施办法，文件管理上水平
　　通常我们在一些笼统的要求面前不知道该如何做才可以达到要求，或是执行标准不一样产生的结果也不一样，造成管理过于混乱。要想提高文件管理水平，就应细化措施办法，推进标准化管理，完善规章制度。从推行现场标准化管理入手，在现有制度体系基础上进一步制定完善切实可行的规章制度，结合企业“三标一体”管理体系工作要求，努力实现文件管理的规范化和标准化。通过制定完善一系列制度并强力推行落实，把文件管理渗透到日常工作过程中，使文件管理更加规范有序，实现制度化、标准化、精细化。
　　3.2 定期开展培训
　　随着现代企业管理制度的发展，对文件管理工作的要求越来越高。培训工作是让员工掌握最新知识和具备相应技能的重要手段。员工培训是提升员工技术、能力水准，达到人与“事”相匹配的有效途径，是建立学习型组织的最佳手段。企业根据生产经营管理实际需要，以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，认真贯彻“人才强企”方针，立足当前，面向未来，结合实际，进一步加大培训工作力度，加强企业文化引导、专业基础知识考试和实做培训等实用化培训力度，进一步提升员工队伍的实用性和对企业的责任感、忠诚度。
　　3.3 编制文件汇编
　　企业可以根据自身的实际情况，按照一定的目的和标准对文件进行分类，整理汇编成册，并在企业内部共享。这样做可以使我们在工作中重点突出，思路清晰，在千头万绪的工作中提取精华，具有参考价值；汇编后使用者能在一个地方得到所有权威的资料，方便在日后工作中查找资料，节省了查找文件的时间；同时，根据不定期的更新，可以保证使用者都能够得到最新版本的文件，便于统一管理。
　　4 结束语
　　面对新的形势和工程项目管理工作发展的需要，进一步加强文件管理工作是非常必要的，同时还应充分调动员工的积极性，这样才能更好的推动施工企业又好又快发展。
　　[8]电大学习网.免费论文网[EB/OL]. /d/file/p/2024/0425/fontbr />